Ежегодно рынок дистанционного оказания услуг растет на 10-15%. Особенно быстро развивается рынок удаленных услуг в маркетинге, создании программного обеспечения, конструировании и продвижении сайтов. Этот рост служит причиной ускоренного набора удаленных сотрудников и формирования рабочих команд. Чтобы сделать механизм дистанционного сотрудничества эффективным, в управлении удаленным персоналом руководителю или менеджеру необходимо применить навыки построения команд и специальное программное обеспечение, оптимизирующее командную работу над проектом и контроль потраченного на него времени.

Преимущества управления удаленными командами

Аутсорсинг в любой его форме экономит предприятию ресурсы, оно не создает дополнительных рабочих мест, не несет расходы на аренду помещения и оборудование (). Аутсорсинг услуг удаленного персонала имеет и еще несколько преимуществ:

• возможность нанять лучших специалистов на рынке и платить им только за фактически отработанное время, а не за полный день;
• возможность работать с лучшими профессионалами из разных городов и с разным мышлением;
• возможность для одного менеджера вести одновременно несколько проектов для нескольких заказчиков.

Сделать проектную команду еще более эффективной помогут современные методики найма (см. ), адаптации и мотивации персонала.

Поиск сотрудников чаще всего ведется на биржах фрилансеров или при помощи механизма социальных сетей. Во втором случае преимущество чаще получают те кандидаты, которые уже проявили себя в работе в одной из удаленных команд или чьи-то знакомые. Не всегда этот механизм найма работает успешно.

При выборе сотрудника ориентироваться нужно на его персональные качества, среди которых:

• инициатива;
• готовность к командной работе и самостоятельному взаимодействию с членами команды;
• умение работать с техническими средствами коммуникации и программными продуктами;
• готовность к работе на результат, а не на процесс.

Выявить таких сотрудников помогут заранее подготовленные опросы и тесты.

Адаптация и мотивация удаленных сотрудников

Новый член команды не сразу способен вписаться в уже сложившийся коллектив. Необходимо потратить время и силы на его . Для этого нужно:

• создать и предоставить в их пользование сервис поддержки, способный оперативно ответить на все вопросы;
• адаптировать новичков к сложившейся корпоративной культуре команды и ее базе знаний при помощи веб-семинаров и тренингов (см. ).

Член команды, уже вносящий вклад в ее работу, должен иметь потенциал для роста. Это станет основным стержнем для его мотивации. Другими инструментами мотивации могут стать:

• введение системы грейдов (уровней карьерного роста), в которой сотрудник растет от новичка до гуру;
• возложение на него менеджерских функций;
• обучение сопутствующим специальностям и расширение объема работ, а, значит, и фонда оплаты.

Дистанционное обучение удаленных сотрудников

Обучение удаленных сотрудников становится основным средством повышения удаленного сотрудника. Небольшие команды не всегда могут позволить себе оплачивать дополнительные курсы. Решением задачи может стать организация веб-семинаров и тренингов, корпоративное обучение, по итогам успешного прохождения которого грейд сотрудника будет повышаться. Важно, чтобы обучение стало не тратой времени, которое, к тому же не будет оплачиваться, а естественной ступенькой роста. Его результаты должны быть зафиксированы в портфолио работника и отразиться на оплате его труда.

Управление удаленным персоналом

Любая команда требует качественного менеджмента. Никто не будет работать самостоятельно более эффективно. Управление включает в себя:

• постановку целей;
• распределение обязанностей (см. );
• распределение ресурсов;
• контроль за ходом проекта;
• принятие результата работ;
• контроль качества работ.

Существует ряд принципов, применение которых сделает работу менеджера более эффективной, подробнее о них далее в статье.

1. Установление стабильно работающих каналов коммуникации. Это может быть любой групповой чат в мессенджере или в Скайпе или некоторые CRM-системы позволяют проводить групповые совещания. Для групповой коммуникации время должно определено изначально и не меняться на всем протяжении работы над проектом.
2. Голосовое общение. Голос имеет способность передавать больше оттенков смысл, чем текст, и с его помощью проще мотивировать или передавать наиболее важные сообщения. Кроме того, голосовое общение повышает у сотрудников чувство сопричастности.
3. Коллегиальное обсуждение. Все важные этапы проекта должны обсуждаться в групповом чате. Это создает у сотрудников понимание общих задач и ответственность за их выполнение.
4. Использование программ для совместной работы ( или платформ типа WeVue) для совместной работы над проектом, в которых каждый может увидеть его этапы и долю своей работы и ответственности за него.
5. Создание внутреннего блога проекта. Это механизм коммуникации и обратной связи легко превратить в средство неформального общения и создания коллектива со своими традициями и развлечениями.
6. Формирование единой корпоративной культуры — см. .
7. Использование видеосвязи. Это позволяет создавать чувства единства.
8. Ненавязчивый, но тотальный контроль удаленных сотрудников и времени работы на проекте при помощи современных технических средств.
9. Переложение части контрольных функций на сотрудников.
10. Учет особенности различия традиций и культур разных членов команды, некоторые шутки москвича не поймут в Тюмени, а художник не всегда оценит юмор разработчика.

10 частых ошибок в управлении. Как контролировать удаленных сотрудников без типичных проблем?

Ошибки руководителя могут привести к срыву проекта. Лучше их не совершать. Среди наиболее типичных:

1. Навязывание своего мнения. Любой менеджер всегда считает себя умнее своих сотрудников, так как он начальник. При этом, нанимая профессионала, априори предполагается, что в части своих компетенций он превосходит других кандидатов и знает чуть больше. Надо дать ему проявить собственные навыки, а не навязывать мнение шефа.
2. Избыточный контроль. В управлении удаленными сотрудниками совещания, отчеты итоговые, промежуточные и ежедневные отнимают у сотрудника часто больше времени, чем работа над проектом. Эта нагрузка должна быть разумной.
3. Ошибки со временем. Сотрудники могут работать в разных часовых поясах и время общения должно быть удобным для всех.
4. Отсутствие обратной связи. Каждый сотрудник должен иметь возможность достучаться до менеджера со своими задачами и проблемами.
5. «Грибной менеджмент». Лозунг «Держите их в темноте, кормите недостоверной информацией и надейтесь, что они вырастут не работает с профессионалами. Информация о ходе проекта и его целях должна быть своевременной и достоверной.
6. Недостаточный удаленный контроль работы сотрудников. Без жестких сроков и контроля за их соблюдением, без анализа времени работы над каждым этапом сроки выполнения проекта могут быть сорваны.
7. Использование разных платформ и программных средств для разных членов команды.
8. Выделение фаворитов и лузеров. Система грейдов должна быть объективной и прозрачной.
9. Отсутствие понятных критериев качества приема работы.
10. Отсутствие менеджера на связи в любое время суток.

10 полезных сервисов (программ, приложений), чтобы контролировать сотрудников и организовывать их работу

Без технических средств управлять удаленным персоналом невозможно. 10 программных продуктов помогут сделать это эффективно:

1. Wrike. Сервис для управления проектами, постановки задач и контроля времени работы над ними. С Райком можно работать с большими командами, ставить приоритеты, отслеживать выполнение задач. Он доступен и в веб-версии и как приложение для Ios и Android.
2. Worksection. Идеальная система для цифровых компаний. Позволяет учитывать время, контролировать совместную работу, имеет функционал CRM. С ее помощью можно вести крупные системные проекты.
3. Asana. Веб-приложение с версиями для мобильных устройств, при помощи которого можно ставить работу небольших команд. Упрощенный аналог Wrike. Успешно используется Uber в работе с такси.
4. Slack. Программа для командного общения. Корпоративный мессенждер, позиционирующий себя как «убийца Скайп» и внутрикорпоративной почты. Подойдет для всех командообразующих задач и отчетности.
5. Битрикс 24 . Бесплатная система для управления проектами и контроля времени. В платной версии есть возможности управления проектами в командах, аналогичные Microsoft Project, в бесплатной – групповой чат и мессенджер интегрируется с соцсетями. Позволяет ставить задачи и отслеживать выполнение.
6. Мегаплан. Российская облачная программа для совместной работы, есть платная и бесплатная версии. Можно ставить задачи и отслеживать выполнение, есть функция контроля времени.
7. Jira . Программа для командной работы, система для решения оперативных вопросов и отслеживания ошибок с расширенными возможностями для управления проектами.
8. Trello . Программа для организации проектной работы небольших групп, разработанное Fog Creek Software. Основана на бизнес-идеологии системы управления проектами канбан, поддерживается работа с мобильными устройствами.
9. Kickidler . Программа для контроля поведения человека за компьютером. Ее установка имеет смысл в том случае, если менеджера интересует время, проведенное именно на рабочем месте, а не на обдумывание вопроса или создание идеи. В определенных случаях может быть расценена как вторжение в личную жизнь.
10. StaffCop . Программа для контроля рабочего времени, она отслеживает и анализирует все действия за компьютером, но для анализа предлагает использовать отчеты самого пользователя. Повышает дисциплину сотрудников.

Управление удаленными сотрудниками — Интересные факты

Для изучающих вопрос, как управлять удаленной командой, полезными могут стать такие факты:

• за последние 10 лет количество сотрудников, работающих в удаленном режиме в США, увеличилось на 115%;
• медиакомпания Makeshift, работающая с удаленными сотрудниками в 80 государствах, стала мировым лидером по количеству эксклюзивных материалов, иногда полученных из опасных точек;
• меморандум «никакой-надомной-работы», выпущенный Мариссой Майер, топ-менеджером Yahoo, призывающий работников вернуться в офисы, не имел никакого успеха и был отменен.

За удаленными командами будущее! Задача настоящего – эффективно выстроить их работу!

• Перевод

Если вы начнете нанимать на работу людей со всего мира, то это может до неузнаваемости изменить ваш стартап – если только вы будете хорошо относиться к своим сотрудникам.

Отличные сотрудники, работающие удаленно, нынче являются секретным оружием множества успешных стартапов. Вместо того чтобы полагаться на людей, живущих недалеко от офиса (и нередко на самом дорогом рынке), они нанимают самые лучшие таланты со всего мира для того, чтобы те помогали им продвигаться дальше со своей миссией.

Некоторые компании предпочитают, чтобы весь штаб сотрудников работал удаленно, что также имеет свои сложности. В других же наряду с членами команды, которые находятся в офисе, есть и сотрудники, работающие удаленно. Управление удаленной и «оседлой» командами может оказаться нелегкой задачей.

Общение онлайн

«Самой большой проблемой в управлении сотрудниками, работающими удаленно, является уменьшение каналов коммуникации. Причиной этому является тот факт, что они не работают в одном и том же офисе, и скорее всего, у них не совпадают рабочие часы. Чтобы как-то бороться с этим, наша команда ежедневно с утра устраивает 15-минутки в Slack, чтобы обсудить, над чем мы работали вчера, какие у нас планы на сегодня, а также все те вещи, которые могут усложнить наши задачи. Коммуникация – это самое важное, и такие встречи помогают нам всем держать один темп».

Джессика Оралкан (Jessica Oralkan), Collecteurs

Ежедневные созвоны

«В самом начале мы использовали все необычное программное обеспечение для коммуникации между сотрудниками и полагались на цифровые методы коммуникации с членами команды, работающими «в удаленке». Это не дало ожидаемых результатов по нескольким причинам. Во-первых, люди легко перестают чувствовать сплоченность, если они не общаются в реальной жизни. Поэтому может развиться отношение «мы VS они». Во-вторых, в цифровой коммуникации нет места нюансам, предположениям и неопределенности. В-третьих, созвонившись вы можете больше выяснить и сделать, чем если бы вы вели переписку.

Для того чтобы все исправить, мы начали практиковать ежедневные созвоны, но этого было мало. Теперь мы ежедневно созваниваемся, а по всем звонкам составляются отчеты и рассылаются команде. Это помогает нам избежать потерь времени и денег из-за недопонимания, также благодаря такому общению поддерживается дух товарищества, которое укрепляет работу в команде и общую цель. Это метод старой школы, но он прекрасно работает».

Эндрю Томас (Andrew Thomas), SkyBell Video Doorbell

Ежедневные собрания

«Я управляю штабом сотрудников, которые в основном находятся в соседних штатах, некоторые работают из более отдаленных мест. Да и сам я работаю в удаленке. Для управления командами наших офисных сотрудников и людей, работающих удаленно, мы используем один из методов Рокфеллера: мы проводим ежедневные собрания правления, а затем команд. Как правило, это проходит в режиме видеоконференции. В начале все наши сотрудники ненавидели это и жаловались. Однако я полагаю, именно такой подход обеспечил нам трехкратный рост. Теперь же, когда все мы привыкли к таким собраниям, команда с нетерпением ждет их, чтобы получить фидбек и ответы на вопросы по поводу проектов. Я настоятельно рекомендую проводить такие ежедневные собрания».

Ким Уолш-Филлипс (Kim Walsh-Phillips), Elite Digital Group

Не перестарайтесь с управлением

«Помните, что ваши сотрудники, работающие удаленно, иногда могут предоставить вашей фирме уникальные наборы знаний и умений, которых нет у внутренних работников. Вместо того чтобы быть чрезвычайно строгими и ежедневно пытаться контролировать их время и эффективность, просто дайте им ту свободу, которая необходима сотрудникам в удаленке. Оценивайте результаты их работы, и пока они выходят на связь и работают так же эффективно, как и другие, считайте их своим секретным оружием. Постоянные проверки и наблюдение за каждым их шагом только станут источником никому не нужного стресса и уменьшат их продуктивность».

Блэр Томас (Blair Thomas), EMerchantBroker

Один чат для всех

«Сейчас на рынке существует множество мессенджеров. Просто сделайте так, чтобы вся ваша команда в обязательном порядке постоянно пользовалась одним чатом, и используйте единое управляющее программное обеспечение. Таким образом все осведомлены о том, кто чем занимается, и работающие удаленно могут так же эффективно решать вопросы, как будто бы они находятся в офисе».

Мэтт Дойл (Matt Doyle), Excel Builders

О часовых поясах должен знать каждый

«У нас есть два офиса в разных концах света и множество сотрудников, работающих удаленно. Когда мы берем на работу новых людей, мы очень щепетильно относимся к тому, чтобы команда была осведомлена о том, где они находятся и в каком часовом поясе будут работать. Также эти данные можно увидеть в профайле каждого сотрудника, так что каждый может их проверить. Когда команда знает, откуда каждый работает, то это помогает лучше упорядочить задачи и составить расписание».

Мика Джонсон (Micah Johnson), GoFanbase

Пусть сотрудники в удаленке веселятся вместе со всеми

«Один из ключевых членов нашей команды работает удаленно, и мы провели много времени, составляя стратегию общения с ней касательно рабочих вопросов. Однако в конце концов мы обратили внимание на то, что она упускает те моменты, которые призваны сплотить команду – простое общение и забавы в офисе. Тогда мы решили во время неформального общения команды звонить ей в Skype, а также стали более внимательными к тому, чтобы она таким образом могла участвовать в неожиданных празднованиях, которыми знаменуется что-либо хорошее. И это в значительной мере повлияло на ее связь с командой и сделало нашу совместную работу еще более приятной».

Мартина Велк (Martina Welke), Zealyst

Используйте одну платформу

«Мы недавно начали использовать непрерывную обратную связь и платформу совместного пользования информацией под названием WeVue. Это позволяет членам команды эффективно работать друг с другом и с компанией, чтобы решать деловые проблемы. Это помогает нам минимизировать необходимость проводить собрания и дает людям возможность право голоса относительно затрагивающих их решений компании».

Крис Кэнчалоси (Chris Cancialosi), GothamCulture

Создайте внутренний блог

«Используйте такой инструмент ведения блога как BlogIn, чтобы создать блог для внутреннего пользования, и затем постарайтесь привлечь к нему внимание ваших работников, чтобы те активно использовали его: делали посты с обновлениями и заметки о встречах. На каждом собрании у нас был один человек, который делал заметки, а затем публиковал их вместе со слайдами и другим материалом. Таким образом люди, которые не были на собрании (в том числе и команды других офисов) могут принять участие в обсуждении. Данное решение оказалось выигрышным в плане коммуникации. Когда в блоге доступно слишком много контента, чтобы ссылаться на что-то конкретное, то можно создать запись в вики или обновляемый документ со ссылками на самые важные посты. Нам нравится Blogin, потому что он интегрирован со Slack, а также предоставляет возможность управления группами и создания wiki-страниц».

Мэттэн Гриффел (Mattan Griffel), One Month

Держите сотрудников в курсе событий

«Мы стараемся сделать так, чтобы наши работающие в удаленке сотрудники чувствовали сплоченность с командой и были осведомлены о жизни Allocadia. Мы используем Slack для информирования сотрудников о новостях, мероприятиях и событиях, а также для того, чтобы держать их в курсе всех тех вещей, которые происходят в повседневной жизни нашей компании. Мы также записываем видео корпоративных встреч и презентаций, чтобы работники вне офиса ничего не упускали».

Кэтрин Берри (Katherine Berry), Allocadia

Инвестируйте в путешествия

«Наша компания два раза в год устраивает выезды на природу. Несмотря на то, что это обходится дорого, такие капиталовложения стали одними из лучших инвестиций в нашу корпоративную культуру, которые мы делали. Как правило, такие встречи длятся два дня, также бывает, что сотрудники, которые обычно работают в удаленке, на пару дней приходят в офис до и после поездки, и мы обсуждаем стратегию компании, финансы и важные этапы. Но работа занимает не более 25% времени, остальное время отдается развлечениям и играм как в небольших командах, так и для всех работников компании, прогулками и хорошей еде. Единственное проблема здесь – это иногда возникающее чувство несоответствия с нашей скудной культурой. Но в результате мы получаем неосязаемую связь, которая невероятно ценна, и которую нелегко создать посредством цифрового общения».

Фэн Бай (Fan Bi), Blank Label.

Удаленное управление сотрудниками – если раньше это представлялось как маловозможная и малоэффективная методика, то сейчас, в свете современных технологических достижений, считается вполне реальным.

Конечно, в этом вопросе есть определенные особенности. Первая – это мотивация персонала. Удаленная коммуникация требует хорошей самоорганизации от сотрудников. Дело в том, что даже самый высококвалифицированный профессионал, не «ощущая затылком» теплый, дружественный взгляд своего руководителя, постепенно-постепенно начинает менее ответственно относиться к своей работе.

Пропадают условности и формальности, на которых, как правило, и держится дисциплина в коллективе. Здесь приходится надеяться на самоорганизацию сотрудников. Вторая особенность – общение в рамках корпоративной почты, скайпа или телефона никогда не заменит живого общения. Так что удаленное управление хорошо для начальников «формалистов», сильно не рассчитывающих на большую дружбу и любовь со стороны своих подопечных.

Во всем остальном «удаленка» - это очень удобно.

Способы и инструменты контроля и воздействия

Способы удаленного управления и контроля могут быть самыми разными. Кто-то фиксирует приход на работу через активность в скайпе, ICQ или корпоративной почте. Совещания могут проводиться в формате «конференц-колла» или вебинара. Сегодня создать виртуальную комнату и пригласить туда всех желающих – простое и быстрое дело. Достаточно микрофона и наушников, чтобы быстро провести «планерку» и обсудить текущие задачи. Самое интересное, что для таких целей даже не нужно оплачивать платформу для вебинара – есть ряд порталов, которые предоставляют «виртуальные кабинеты» в безвозмездное пользование (до определенного количества участников, скажем, до 200 человек. Но, как правило, такого количества вполне достаточно).

В другом случае для группового общения подойдет и скайп.

То, что должно быть обязательно, – это четко прописанная структура обязанностей каждого сотрудника. Каждый должен заниматься именно своей работой. Таким образом можно избежать «задвоенности» функций.

Подбор и обучение персонала

Не так просто все обстоит с подбором персонала. Здесь многое зависит от должности и, опять же, от компетентности самих сотрудников. В принципе, сейчас уже не удивишь собеседованиями по скайп – вполне приличную картину можно составить, задействовав такой формат. Но! Будем реалистами – личное общение все равно ничто не заменит.

Все зависит от должности, которую предлагают кандидату. Если это высший менеджмент, конечно, есть смысл поговорить с человеком очно и получить о нем более полное впечатление. Другое дело, если вам нужен человек, квалификацию которого можно выявить через удаленные форматы. С обучением персонала в удаленном формате тоже история очень интересная. Тут есть и плюсы, и минусы, впрочем, как и везде. Из плюсов: порталы дистанционного обучения, методические материалы компании и вебинары помогают существенно экономить время и, что важно, деньги.

Дистанционное обучение существенно бюджетнее очного. Однако, во-первых,качество очного обучения всегда будет выше. Во-вторых, удаленное обучение требует от сотрудника высокого уровня самоорганизации. В-третьих, намного труднее оценить, насколько хорошо усвоил материал обучаемый, а особенно его практическую часть.

Конечно, тут очень многое зависит еще не только от формата управления, но и от личности обучаемого. Похожая ситуация обстоит и с аттестацией персонала. По сути, оценка сотрудника складывается из двух качеств: профессиональных и личных. Наверное, кто-то будет спорить и говорить, что личные качества вообще тут ни при чем, потому что сотрудника надо оценивать только по профессионализму. Однако любой коллектив – это живой организм, и очень многие предпочли бы приятного человека с малым (пока) опытом работы, ведь его всегда можно обучить, нежели «профи», скажем, с манией величия, от которого постоянно одни проблемы.

Главный нюанс удаленного управления именно в этом. Сложнее оценить людей по их личным качествам, соответственно, труднее управлять и настраивать необходимый позитивный психологический климат в коллективе. Сотрудник оценивается сугубо по результатам его работы.

И, конечно, важно помнить, что удаленное управление не даст такого эффекта в плане создания «командного духа» и сплоченности группы, как присутствие в кабинете сильного, яркого лидера.

Удаленный формат управления не является ни плохим, ни хорошим. Все зависит от структуры и особенности организации: в каком направлении она ведет свой бизнес, какова политика руководства, каков психологический климат в коллективе и, конечно, каковы финансовые возможности организации. В любом случае удаленное управление – это очередная возможность и очередное достижение в развитии бизнеса и менеджмента.

Видео

Осуществлять удаленное управление помогают и специальные платформы. Об одной из таких платформ и идет речь в данном видео.

Система управления проектами Basecamp также может быть очень полезна при удаленном управлении сотрудниками. Руководитель будет иметь возможность следить за ходом проекта, узнавать, сколько времени сотрудники уделяют тем или иным задачам, давать поручения и составлять план для всех участников проектов.

За последние 8 лет я успел поработать с более чем сотней членов виртуальных команд в 9 странах мира. Бывали моменты когда мне просто хотелось рвать на себе волосы. Сегодня управление удаленными сотрудниками нашей компании — привычное дело.

Случалось и такое:

– Я понятия не имел, чем занимается моя команда.

– Члены команды могли «халтурить». Они могли эффективно работать некоторое время, но затем качество работы ухудшалось либо они попросту покидали команду.

– Я чувствовал разочарование, потому что не мог эффективно общаться членами команды.

– Я испытывал массу проблем в поиске и найме талантливых людей удаленным способом.

Но теперь я знаю как справляться со сложными ситуациями и вопросами когда имеешь дело с виртуальными командами. Стратегии которые я использую, отражают мой многолетний опыт в выяснении, что работает лучше всего для сохранения последовательной, продуктивной и мотивированной команды.

Это стратегии, которые мы используем в системе управления персоналом Time Doctor – у нас более 80 штатных сотрудников, все из которых работают удаленно над созданием лучшего продукта для дистанционного управления и увеличения производительности физическим и юридическим лицам.

Управление удаленными сотрудниками: Коммуникация

Совет 1: Компенсируйте за счет того, что вы не натыкаетесь друг на друга.

Одна из главных причин, почему виртуальные команды не достигают успеха это потому, что они не компенсируют расстояние между сотрудниками. Они как бы забывают о других членах команды, которые тихо живут в своем собственном мире и сотрудничают ровно столько, сколько обязаны.

В виртуальной среде необходимо создать возможность среди членов команды для «прямого», формального и неформального общения. Некоторые эффективные варианты: онлайн чаты (например, Skype), платформы для управления проектами (например, Basecamp) и видеоконференции (бесплатно на Google Hangouts).

В нашем бизнесе имеется чат для всех отделов. Участники оставляют сообщения для команды, частью которой являются. Очень важно, чтобы эти чаты оставались «живыми», но не отвлекали. Достаточно вести постоянное общение, и обсуждать некоторые важные вопросы для того, что все чувствовали себя частью одной команды. Но главное – балансировать, ведь чат не должен отвлекать от работы.

У нас также имеется развлекательный чат для всей компании который не связан с напрямую с работой. Это создает эффект «чилл-аута», где сотрудники могут пообщаться о чем хотят. Может возникнуть чувство одиночества когда вы работаете удаленно из дома, а чат помогает сохранить чувство социальной связи.

В зависимости от ваших потребностей, выберите наиболее подходящий тип связи, для вашей команды.

• Электронная почта – для быстрого взаимодействия. Вы можете заменить большинство почтовых коммуникаций системой управления проектами.
• Чат программ Skype или Google прекрасно подходит для быстрого обмена мгновенными сообщениями и для создания группового чата.
• Телефонные звонки или видео-чаты – некоторые виды связи должны быть обработаны только по телефону. Любой вид эмоционального вопроса, например проблемы с производительностью, должен быть обработан по телефону. Видео-чат будет еще лучше, поскольку он даст вам больше визуальных подсказок о том, что происходит с другим человеком.
• Создание короткого видео – очень легко создать видео о себе на Youtube, используя веб камеру, или при помощи инструментов захвата экрана, таких как Jing .

Совет 4: Используйте инструменты для быстрого видео или визуальной коммуникации.

Когда вы и ваш сотрудник не в одной и той же комнате, как вы можете объяснить что-то визуально на экране компьютера? Видео в YouTube или инструмент захвата экрана (например Jing) являются отличным решением. Создайте скриншот рабочего стола и поставьте стрелки, ярлыки и примечания, используя Jing, или быстро создайте видео экрана рабочего стола и поделитесь им с другими членами команды через YouTube.

Совет 5: Используйте инструменты совместного использования экрана.

Есть инструменты, которые предоставят вам визуальный доступ к вашему рабочему столу так, что другой человек может увидеть именно то, что вы делаете. Некоторые из этих инструментов позволяют даже людям дистанционно управлять другим компьютером. Многие из этих инструментов являются бесплатными для использования в небольших группах. В их числе TeamViewer и Join.me . Skype также имеет возможность совместного использования экрана, но без возможности удаленного управления другим компьютером.

Совет 6: Сотрудничество в работе с документами и электронными таблицами.

Если у вас есть документ, который редактируется многими людьми, Google Drive является лучшим вариантом. Если у вас есть документ, который просто должен быть общим, и не будут редактироваться одновременно, то вы можете разместить его (например, файл Excel) в общей папке Google Drive или Dropbox . Многие платформы управления проектами также имеют функции совместного использования файлов и совместной работы, так что это еще одна альтернатива для совместной работы над документами.

Совет 7: Настройте и эксплуатируйте систему управления проектами.

Для небольших команд вы могли бы попытаться обрабатывать все по электронной почте. Но это чревато. Системы управления проектами являются полезными, поскольку они помогают организовать документы и беседы в проекты, что помогает вернуться к ним позже. Такие программы также помогают в организации и хранении общих файлов. Если вы ведете бизнес исключительно с электронной почты, он может быстро стать неуправляемым, и превратиться в беспорядок.

Продуктивность

Без систем ваш бизнес может развалиться. Не имея внедренной системы и процессов, работа в офисе может быть компенсирована в какой-то степени просто личным взаимодействием и общением. Управление удаленными сотрудниками подразумевает, что каждый человек может находиться в своем собственном мире. Они могут развивать свои собственные процессы и процедуры, которые могут не соответствовать с тем как работают другие. Лучше всего иметь документированный, стандартизированный способ работы, который постоянно совершенствуется.

Например, в нашем бизнесе, разработчики следуют конкретному процессу для предложения, построения, тестирования и документации.

Совет 9: Разрешите некоторую степень гибких рабочих часов, но также придерживайтесь некоторой последовательности.

Люди, работающие из дома, справедливо хотят иметь гибкость рабочих часов. И, на самом деле, важно иметь некоторую степень гибкости. С другой стороны, если все становится совершенно беспорядочным, то будет трудно получить окно в котором все члены команды будут онлайн для одновременного общения.

Виртуальная команда или нет, вы должны попытаться измерить ее производительность. Каковы ключевые показатели успеха каждой задачи? Советуем установить данные показатели, таким образом, чтобы вы легко и быстро смогли понять (за пару недель, а не за 6 месяцев) является ли продуктивным каждый член вашей команды.

Совет 11: Учет рабочего времени, посещаемость и другие основные показатели производительности.

Если вы платите на основе отработанных часов, то естественно следует отслеживать сколько часов работает каждый человек и вести четкий учет времени.

В офисной среде можно увидеть кто на рабочем месте, даже если вы не отслеживаете посещаемость. При управлении удаленными сотрудниками бывает трудно понять, что именно происходит, как долго и над чем работал каждый сотрудник. Существует меньшинство людей, которые достаточно мотивированы и не нуждаются в пристальном отслеживании посещаемости. При этом, большинство нуждается в определенном уровне дисциплины, особенно работая на дому.

Мы создали Time Doctor для того, не только чтобы обрабатывать эти самые показатели, но и чтобы отслеживать посещенные сайты, приложения, неэффективно используемое время, проработанное время и контроль времени, отведенного на перерывы. Наша система учета рабочего времени может показать вам, например, работает ли член вашей команды или просто болтает с друзьями в Facebook.

Совет 12: Организуйте систему синхронизации времени для общения в разных часовых поясах.

Если члены вашей команды работают в разных часовых поясах, убедитесь в том, что у вас есть период синхронизированного времени, когда работают все члены вашей команды. Проводите виртуальные встречи в это время.

Совет 13: Делайте ежеквартальный обзор, чтобы видеть как члены вашей виртуальной команды справляются с работой.

Одна из проблем в управлении удаленными сотрудниками – люди могут чувствовать себя одинокими и изолированными. Не все хорошо справляется с таким стилем работы. Большинство людей не имеют этой проблемы и любят свободу, которая появляется с работой из дома, но важно, чтобы вы могли время от времени проверять их работу и убеждаться в их успехе.

Найм

Совет 14: Проверьте новых сотрудников в кратковременной работе, прежде чем нанимать их на полную ставку.

Вам не обязательно сразу нанимать человека на полный рабочий день. Вы можете попробовать поработать с ним над небольшим проектом, а по завершению, если, конечно, оба остались довольны, перейти на полный рабочий режим. При этом, переход на полный рабочий день очень важен, потому что на неполном рабочем дне или на временном проекте, внимание сотрудника будет разделено. Вполне возможно, что он не будет доступен в самый нужный момент. Мой опыт показывает, что удаленные сотрудники, которые работают неполный рабочий день в конце концов вовсе перестают работать. Люди, работающие полный рабочий день, полагаются на вашу компанию для получения средств на существование и, скорее всего, продержатся с вами длительный период.

Совет 15: Хорошо оплачивайте труд вашей виртуальной команды.

Многие хотят работать удаленно, и многие специалисты готовы получать меньше за возможность работать из дома. Хотя это и правда – вы можете найти людей готовых работать за меньшие деньги, но если вы платите сотрудникам хорошо, вы будете гарантированы в том, что ваша команда отлично сработает и останется с вами на длительный период.

Совет 16: Ищите сотрудников, которые подходят для удаленной работы.

Взгляните на их домашнюю обстановку. Есть ли у них тихое и спокойное место для работы? Отвлекают ли их дома дети? С другой стороны, живут ли одни и насколько вероятно ежедневное отвлечение на друзей? Отвлечения и изоляция могут вырасти в проблему, поэтому важно убедиться, что ваша команда одновременно счастлива и продуктивна при работе из дома.

Совет 17: Создайте стандартный процесс обучения новых сотрудников.

Если вы нанимаете удаленных сотрудников, значит они будут лишены возможности учиться на вашем примере – как привыкли в обычном офисе. Так что при найме убедитесь, что у вас есть тренинг-программа (советуем, видео уроки), которые ознакомят новичков с вашей компанией и с тем, как ведутся ежедневные процессы. Делайте как можно больше, чтобы помочь сотрудникам адаптироваться и сыграть неотъемлемую роль в вашей компании.

Удаленные сотрудники могут скучать по чувству корпоративной культуры. Трудно создать и поддерживать культуру через написание слов. Гораздо лучше создать видео и использовать услуги видеоконференций, такие как Google Hangouts. Также, полезно записывать конференции для будущих сотрудников. Используйте видео как способ вдохновить свою команду и укрепить основные понятия о культуре компании (например, о вашем видении и миссии).

Встреча команды Time Doctor в Бохол, Филиппины.

Трудно развивать истинно дружеские отношения во время удаленного управления сотрудниками. Встречайтесь лично, около 4-х раз в год или по-возможности. Это самый лучший метод по укреплению внутренних связей компании.

Не забывайте – ваша удаленная команда это живые люди, которым, как и остальным, необходимо общение. Сотрудники могут общаться и взаимодействовать вне работы, но также здорово, если эти потребности могут быть удовлетворены при виртуальной работе. В моем опыте это особенно важно на должностях, которые не имеют бурного общения, например, некоторые разработчики ПО.

На удаленной работе могут потребоваться дополнительные усилия по сохранению чувства преданности своей команде. Сотрудники должны знать, что они не только способствуют достижению цели своей команды, но и также ценны в достижении успеха компании. Некоторые способы, помогающие этого достичь:

• Создать и поддерживать общение не связанное с работой.
• Разделять видение будущего компании.
• Держать команду в курсе о том, как идут дела в компании. Люди хотят знать что происходит во всех областях компании, и каков их вклад в общую картину.
• Задействуйте всю команду в важных мероприятиях и проектах.
• На дни рождения и по особым случаям отправляйте подарки со смыслом.

Делайте все, чтобы люди чувствовали себя не отдельными рабочими, а по-настоящему частью вашей команды и компании. Это стоит того.

Цель занятий: получение участниками знаний и навыков по дистанционному управлению персоналом.

Целевая аудитория: тренинг предназначен для сотрудников и руководителей, в чьи компетенции входят коммуникации и управление сотрудниками, расположенными вне офиса и/или на значительном расстоянии.

Программа обучения

Вступление:

• Влияние сотрудников на эффективность работы компании.
• Отличие менеджера от исполнителя.
• Управленческие решения. Критерии эффективности управленческих решений.
• Функции руководителя.
• Стили руководства.

Особенности работы на расстоянии:

• Кто может работать дистанционно: профиль компетенций сотрудника для удалённой работы.
• Особенности поиска дистанционных сотрудников, обсуждение условий.
• Критерии эффективности работы сотрудников на расстоянии.
• Особенности трудовых отношений на расстоянии.

Постановка целей сотрудникам на расстоянии:

• Почему так важно ставить сотрудникам цели.
• Правила дистанционной постановки целей.
• Контроль выполнения поставленных целей.
• Основные ошибки при постановке целей на расстоянии.

Контроль деятельности сотрудников на расстоянии:

• Виды контроля.
• Особенности дистанционного контроля.
• Скрытые визиты: техника проведения, ошибки, зоны использования.
• Особенности и возможности делегирования на расстоянии.
• Обратная связь по результатам контроля деятельности сотрудника.

Коммуникации с сотрудниками на расстоянии:

• Значение коммуникаций с сотрудниками на расстоянии.
• Виды коммуникаций и особенности использования.
• Техника проведения теле- и видеоконференций.
• Особенности переписки с сотрудниками на расстоянии.
• Ошибки в коммуникациях с сотрудниками на расстоянии.

Мотивация сотрудников на расстоянии:

• Мотивационное поле сотрудника. Отличие ведущей мотивации сотрудника на расстоянии.
• Способы воздействия на сотрудника на расстоянии.
• Демотивирующие факторы для сотрудника на расстоянии.

Обратная связь:

• Предназначение обратной связи.
• Правила подачи обратной связи сотруднику.
• Критерии эффективности полученной обратной связи.

Итоги тренинга:

• Формирование плана дальнейшей работы и индивидуального развития участников.

Выдаваемые документы: сертификат установленного образца о повышении квалификации.