Подготовка собрания.
Собрание, как правило, проводиться в любом составе. В него могут входить не только члены коллегиального органа, но и руководители департамента или специалисты определенных структур подразделения. Чем тщательнее пройдет подготовка собрания, тем меньше времени уйдет на подготовку к совещанию и тем больше эффективных решений будет принято.
В ходе заседания составляются некоторые документы, которые впоследствии служат приложением к протоколу.
Первым из этого ряда документов считается повестка дня. Она, как правило, составляется секретарем. Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний.
Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.
Пример второй.
Типовые правила оформления протокола.
Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.
Заголовок.
В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста.
Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках. Это показано на примере три.
Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.
Пример 3
Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.
В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».
Номером протокола считается порядковый номер самого заседания.
Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности. Это показано на примере семь.
Пример 7
Пример 8
Одна из священных обязанностей секретаря - подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.
Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.
По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:
Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.
Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.
Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:
а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;
б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);
в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.
По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.
Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания - обсудить повестку дня и принять по ней решения.
Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.
При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:
Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.
На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:
Приобретение новой поточной линии;
Технологическая подготовка производства;
Внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;
Модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;
Материально-техническое обеспечение производства.
В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.
Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.
Общие требования к участникам мероприятия:
Компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;
Достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.
Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.
Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия .
Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.
Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.
Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».
Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).
ПРИМЕР 1
Оповещение участников совещания
Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.
Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.
Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:
Высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);
Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;
Представители организаций-партнеров.
Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).
Пример 2
Схема рассадки
На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант - это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)
Рис. 1. Именная карточка для участника совещания
В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:
Ф.И.О. участников;
Их должности;
Наименование организации, которую представляет каждый участник;
Населенный пункт, в котором находится указанная организация.
На бейдже также могут быть:
Логотип организации, которую представляет участник;
Логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).
Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.
Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).
Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно
Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.
На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме - целый день.
Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.
Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).
На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).
Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.
Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, - тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.
Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.
Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.
Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.
Уточните у председателя регламент каждого выступления.
Запланируйте перерывы, если это необходимо.
Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте
О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет - придется внести коррективы и вновь доложить председателю.
После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).
ПРИМЕР 3
Повестка дня с временными ограничениями
Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов - различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.
Выделяют следующие виды протоколов:
. Краткий протокол - документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.
. Полный протокол , кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.
Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.
Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.
Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол - единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.
Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:
. Выберите для себя место в зале , где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).
. Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки . Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.
. Запаситесь канцелярскими принадлежностями . Возьмите с собой 2-3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.
. Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы : часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.
Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.
Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.
Как вести черновые записи?
1. Подготовьте листы для черновика протокола - их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).
ПРИМЕР 4
Черновик протокола совещания. Лист № 1
Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:
Лист № 2 : «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;
Лист № 3
Лист № 4 : «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;
Лист № 5 : … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 6 : «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;
Лист № 7 : … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 8 : «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;
Лист № 9 : … (заполняется в ходе совещания).
2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом - возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.
Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:
В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.
3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ» . На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты . Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.
4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:
Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.
В кратком протоколе
Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования. В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления.
Многие сотрудники секретариата не понаслышке знают, что оформление и составление протокола является долгим и утомительным занятием. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами. Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации. По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол (образец доступен для скачивания).
Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер. В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.
Удобство проведения плановых совещаний (раз в месяц, квартал, полугодие) заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.
В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д.
Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д. При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер. К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.
Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия. При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе.
Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению и т.д. В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола). При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.
Образец протокола заседания
Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания. Главное отличие документов состоит в самом мероприятии: если в заседании принимают участие ответственные лица, то собрание может происходить среди всех работников организации. По этой причине количество участников события может в разы превышать аудиторию заседания, как и продолжительность мероприятия. В связи с этим целесообразно фиксировать все происходящее с помощью записывающих средств. В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания.
Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих. Как правило решения на мероприятиях такого масштаба принимаются с помощью голосования. В таком случае протоколирования состоит из озвученных вопросов и результатов голосования с принятыми решениями.
Пример протокола собрания
Читайте также:
Помимо того, что протоколы, образца которых мы рассмотрим, различаются по разновидности мероприятия, они также могут иметь полную и краткую форму. Предлагаем рассмотреть, в чем заключаются их отличия.
Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц. Краткая форма не фиксирует полных ход события, а лишь дает информацию о принятии решений по определенным вопросам.
Краткий протокол образец
Данная форма протокола содержит более подробную информацию о ходе мероприятия. Можно сказать, что в данном случае в документе отображается в хронологической последовательности все событие. Кроме того, полное протоколирование подразумевает и подробное изложение докладов и выступлений участников, их позицию, прозвучавшие мнения и вопросы.
Полный протокол образец
Представленный образец протокола заполняется на основании стенограммы мероприятия либо диктофонной записи. Объем данного документа значительно превышает вышеуказанные формы, так как дословно описывает мероприятие. Проще говоря, все высказывания, доклады и вопросы, озвученные в ходе мероприятия, фиксируются в данной форме.
Образец составления протокола подразумевает разбитие текста на две части: вводную и основную. Документ начинается со слова "председатель". Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например,
Председатель - Матвеев В.И. Секретарь - Иванова СБ.
Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.
Образец заполнения протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.
Протокол (пример составления)
Только правильно порядок оформления протокола (образец представлен ниже) в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, основанием для принятия которых стало заседание, совещание или собрание. В данном случае основы оформления и протоколирования помогут вам разобраться в данной процедуре.
Пример оформления протокола является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если образец оформления протокола отсутствует, то документ оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Следует учитывать, что пример протокола датируется датой проведения мероприятия, а не составления и оформления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016. Каждому документу присваивается свой номер, соответствующий порядковому номеру события, начиная с нового календарного года. При этом номера заседаний, совещаний и собраний определяются обособленно друг от друга. Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.
Ниже представлен протокол, скачать образец которого вы можете по
Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании. Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным.
В любой компании регулярно происходят различные совещания. Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т. д.
В то же время часть совещаний не подлежит фиксации посредством протокола, что также является нормой. Руководящий состав организации может самостоятельно установить перечень общих мероприятий, в ходе которых официально ведется запись, а также обозначить такие, на которых это делать необязательно.
Главным предназначением протокола выступает фиксация в письменном виде всего спектра вопросов, задач и мнений, которые прозвучали в рамках заседания, а также совместно принятых решений.
Наилучшим вариантом является наиболее детализированный протокол.
Чаще всего подобное документирование применяется в рамках совещаний, оказывающих непосредственное влияние на будущее организации. Помимо этого, желательно фиксировать содержание всех встреч со сторонними предприятиями и сотрудниками госучреждений.
3 раздаточных материала для совещания
Увеличьте результативность совещаний с помощью трех раздаточных материалов , которые приготовила редакция журнала «Генеральный Директор».
В управленческой деятельности получили распространение несколько видов протокола: протокол согласования, протокол о намерениях и протокол изъятия вещественных доказательств (документов). К главным документам общего собрания акционеров, согласно действующему законодательству, относятся протокол счетной комиссии и протокол собрания.
Помимо этого, допускается составление протокола одним должностным лицом, если он осуществляет административные функции (в случае задержания, ДТП и пр.). Для всех видов данных документов разработаны определенные типовые шаблоны.
Мы рассмотрим такую форму протокола совещания, которая применяется для общего управленческого мероприятия. Указанный документ составляется в организации по итогам коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.
Зарождение протокола в области делопроизводства в нашей стране связывают с началом восемнадцатого века, когда в управленческой деятельности появилась практика проведения дебатов до выработки и закрепления мнения большинства. Традиционно протокол выступает:
В настоящее время принято составлять протокол проведения совещания с целью фиксации протекания коллегиальных мероприятий, проводимых руководителями разного уровня. Помимо этого, указанный документ применяют для регистрации событий в ходе различных семинаров, заседаний, конференций и пр.
Решение о потребности оформления протокола совещания при оперативной деятельности возлагается на руководителя, назначающего и проводящего данные мероприятия. Если же надо просто передать сотрудникам информацию по определенной проблеме, разъяснить вынесенные до этого решения и прочее, то можно не пользоваться протоколом. Если потребность в данном документе имеется, то в нем отражается состав участников, выдвинутые идеи либо предложения.
Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.
До начала совещания секретарю передают список приглашенных и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов. Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф. И. О. явившихся лиц. После начала совещания секретарь оформит окончательный список присутствующих.
Фиксация информации ведется секретарем совещания по ходу мероприятия. Для того чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.
Если проводится массовое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут два секретаря. Работа сразу двух специалистов над одним документом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.
Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения предметов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В нем фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые дает руководитель отдельным исполнителям.
При этом нужно обратить внимание, что доклады и вопросы не нужно приводить слово в слово.
Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчет за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге в документе тезисно отражается ход заседания: обсужденные темы, поднятые вопросы и принятые решения.
В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы. Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.
Документируя процесс встречи, необходимо обеспечить соответствие протокола совещания ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Это означает, что при записи информации надо соблюсти правила оформления протокола совещания, касающиеся заголовка, заключительной части документа и его содержания.
Заголовочная часть протокола.
Шапка должна содержать ряд реквизитов:
Обязательным является указание организационно-правовой формы в названии предприятия. Полное наименование должно совпадать с официально установленным, приведенным в уставе либо положении об организации, и все слова требуется прописать полностью, без сокращений.
При наличии у предприятия официально зарегистрированного краткого названия допускается указание его в скобках после полного.
Если у организации имеется вышестоящая структура, ее название располагают выше наименования фирмы, создавшей документ. При этом обычно ее указывают в сокращенном виде.
Например:
Дата протокола соответствует дате проведения совещания. Для многодневных заседаний проставляют числа его начала и окончания. Ни в коем случае нельзя указывать дату подписания протокола, так как иногда он оформляется через несколько дней после завершения мероприятия.
К примеру: заседание совета директоров акционерного общества осуществлялось на протяжении двух дней (13.01.09 и 14.01.09). Протокол оформили на следующий день и завизировали через сутки после завершения мероприятия, то есть 16.01.09. В таком случае указывают числа «13 – 14.01.2009». При этом допустимо еще два варианта написания даты: «13.01.2009 – 14.01.2009» или «13 – 14 января 2009 г.».
Номер (индекс) протокола – это порядковый номер заседания. Нумерация устанавливается на календарный год, при этом существуют несколько групп протоколов, и по каждой из них идет отдельная порядковая нумерация. Таким образом, проставлять свои номера надо на протоколах: заседаний дирекции, общих собраний акционеров, собраний трудового коллектива, заседаний технического совета и пр.
Традиционно принято писать двузначным числом номера документа и даты, имеющие одну цифру. Это осуществляется с помощью добавления нуля перед одиночной цифрой. Обычно это объясняют следующим образом: нуль («№ 01» либо «01 января 2008 г.») не даст указать в данном месте другой знак, трансформировав в результате 1 в 11, 21 либо 31. Еще раз напомним, что в нормативных документах не установлено точных правил на написание подобных чисел. Это лишь общепринятая практика.
Место оформления документа следует обозначить, если его сложно установить по наименованию организации. Также его указывают, если заседание проходит в отличном от расположения предприятия (автора документа) населенном пункте. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место оформления протокола пишется в соответствии с имеющимся административно-территориальным делением с применением общепринятых сокращений.
Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид совместной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже.
Например, «заседания методического совета» или «собрания трудового коллектива» или «совещания начальников структурных подразделений».
Реквизиты заголовочной части можно расположить продольным или угловым методом. Данный выбор зависит от организации.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей.
Во вводной части документа за заголовком следуют инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Председатель, который проводит совещание, является должностным лицом, но его пост в документе указывать не следует.
Организацией и документированием деятельности совещания занимается секретарь. Таким образом, он несет ответственность за всю процедуру протоколирования. При этом секретарь совещания (заседания) в действительности может не быть секретарем по занимаемой должности. Возможно наделение дополнительной обязанностью по протоколированию подходящего сотрудника. В случае регулярного ведения такой документации определенным работником данную функцию необходимо указать в его должностной инструкции. Но в этом нет необходимости при разовой потребности оформить протокол, просто руководитель выдает поручение сотруднику.
К примеру, на заместителя директора Панкова возлагаются обязанности председателя заседания начальников отделов, а его личного помощника Егорову назначают секретарем собрания. В такой ситуации их должности по штатному расписанию не указывают в протоколе. В составляемом документе они будут выступать лишь как председатель и секретарь заседания.
Образец составления вводной части протокола совещания:
На следующей строке после слова «Присутствовали» по алфавиту указывают инициалы и фамилии сотрудников предприятия, принявших участие в рассмотрении и выработке решений в рамках заседания.
В ситуации присутствия на собрании иных приглашенных должностных лиц этого предприятия их перечисляют в разделе «Приглашенные». При этом занимаемые ими посты не указываются, фамилии и инициалы располагаются по алфавиту. И лишь в случае участия работников сторонних компаний приводятся их должности и наименование фирмы.
Для составления списка присутствующих сотрудников и приглашенных лиц используется один межстрочный интервал. После этого пропускается одна пустая строка и с таким же интервалом оформляется повестка дня. Основная часть текста набирается с помощью полуторного межстрочного интервала.
Секретарь заблаговременно формирует список участников совещания, опираясь на указание руководителя. Такой перечень необходим для информирования заинтересованных лиц о дате мероприятия и повестке дня. Не лишним будет заранее раздать справочные материалы для ознакомления с вопросами и подготовки к заседанию. Список участников совещания корректируется в день проведения по факту присутствия должностных лиц.
В случае проведения расширенной встречи (свыше 15 человек) либо совещания постоянно действующего коллегиального органа при оформлении протокола не проставляют фамилии присутствующих, а приводят лишь общее число участников, которое фиксируется при регистрации. Затем перечень регистрации прикладывается к протоколу в виде приложения. В самом документе должно значиться: «Присутствовали: 19 человек (список прилагается)».
Повестка дня является неизменным атрибутом вводной части. Менеджер, назначивший совещание, устанавливает ее содержание. В случае предварительной рассылки повестки участникам для ознакомления изложенную в ней информацию следует занести в составляемый документ.
Номер присваивается вопросам повестки дня посредством арабских цифр. Формулировку тем надо начинать с предлога «О» либо «Об», отвечая на вопрос «о чем?». Любой пункт должен содержать инициалы и фамилию докладчика, то есть должностного лица, подготовившего указанное сообщение.
Пример оформления протокола совещания в части повестки.
Повестка дня:
Доклад начальника информационного отдела Дороховой Ю. Р.
Выступление заместителя генерального директора Сергеева И. Н.
Созданные вручную стенографические либо аудиозаписи, сделанные секретарем в ходе заседания, становятся основой содержания протокола. По окончании совещания секретарь оформляет документ в соответствии с существующими требованиями. Далее проект поступает председателю заседания для редактирования. После внесения всех правок протокол закрепляется подписями и переходит в ранг официальных документов.
Юридическая сила протокола, то есть официальность, достоверность, бесспорность, обуславливается не только правилами его заполнения. Согласно традиционному толкованию «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Если обязательные правила оформления соблюдены, то документ наделяется юридической силой после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.
Внесение этого реквизита не вызывает затруднений, так как оно одинаково для всех рассмотренных нами видов протокола. Подписи следует отделять от текста 2 либо 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» располагают от границы левого поля, с правым полем граничит последняя буква в фамилии.
Протокол представляет собой внутренний документ, соответственно печать на нем обычно не ставится.
При его объеме свыше одной страницы вторую и последующие необходимо пронумеровать. В оформлении номеров страниц используют арабские цифры без слова «страница» (стр.), без применения дефисов, кавычек и иных знаков.
Согласно общему правилу на оформление протокола отводится не более пяти дней. Дату готовности указанного документа обычно определяет менеджер, проводивший заседание, либо председатель постоянно действующей структуры. Помимо этого, срок подготовки может быть установлен регламентом работы коллегиального органа.
Существует ряд документов, ограничивающих период оформления для конкретных разновидностей протоколов. В частности, закон «Об акционерных обществах» предписывает данным предприятиям составить протокол заседания совета директоров за 3 дня, а на подготовку столь трудоемкого документа, как протокол общего собрания акционеров, дается даже 15 дней.
О решениях из протокола совещания персонал информируется посредством рассылки полных копий либо выписок постановляющей части. В маленьких организациях ознакомление сотрудников с принятыми резолюциями зачастую происходит под роспись. С этой целью к протоколу прикладывают лист ознакомления.
Также часто, опираясь на постановления собраний, разрабатываются распорядительные документы, к примеру, решения коллегиального органа либо приказ директора предприятия.
Существуют краткая и полная формы изложения текста в протоколе.
По сути, между собой они отличаются лишь объемом детализации освещения процесса заседания, а оформление у них тождественно. Такое положение сложилось в результате практики, и данная информация транслируется при любом обучении в области делопроизводства.
Краткий протокол является документом, фиксирующим поднятые в процессе заседания вопросы, фамилии докладчиков и вынесенные решения.
Указанную форму традиционно применяют:
В случае применения краткого протокола рабочего совещания утрачивается возможность восстановления хода обсуждения вопроса, высказанных мнений и замечаний, протекания процесса выработки управленческого решения.
В полном виде сохраняется подробное описание того, что происходило на совещании. Эта форма включает в себя текст докладов и выступлений участников заседания, все мнения, вопросы и реплики, прозвучавшие в процессе, и другие детали мероприятия.
Соответственно, полный протокол содержит 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), в отличие от краткого, имеющего лишь две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).
Количество разделов в основной части текста протокола и их нумерация соответствует числу пунктов, входящих в повестку дня. Любой раздел представлен в 3 частях в полной форме – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») – и в 2 частях в краткой. Указанные слова оформляются прописными буквами от левого поля.
Сразу за подзаголовком «СЛУШАЛИ» необходимо указать в родительном падеже фамилию и инициалы главного докладчика (слушали кого?). Далее следует изложение его речи через тире. Запись выступления традиционно оформляют в прошедшем времени от третьего лица единственного числа. В случае предварительной подготовки текста сообщения в письменном виде и передачи его секретарю в составляемом документе достаточно привести его тему. Далее следует: «текст доклада прилагается».
Для полной формы характерно указание после слова «ВЫСТУПИЛИ» фамилий и инициалов участников обсуждения вопроса. При этом каждую фамилию и инициалы выступающего пишут с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Сама запись доклада идет через тире после фамилии и оформляется от третьего лица единственного числа. Здесь же по тексту приводят вопросы, озвученные в процессе доклада либо по его завершении, и ответы на них.
Если в ходе заседания обсуждение не проводилось либо вопросы не задавались, то часть «ВЫСТУПИЛИ» в протоколе не указывают. Таким образом, данный фрагмент текста будет включать в себя 2 части: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Это допускается и в полной форме протокола по отдельным вопросам повестки дня.
За словом «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ») следует текст постановляющей части определенного пункта повестки дня. В случае принятия по какому-либо вопросу одновременно нескольких решений их номера проставляют арабскими числами. При этом первой цифрой обозначают номер пункта повестки дня, а второй – номер принятого решения.
В случае выработки по первому пункту повестки дня трех решений их нумерация будет следующей: 1.1, 1.2 и 1.3.
Если же по второму пункту повестки дня принято лишь одно решение, его номер пишется 2.1 (ошибкой будет указать номер просто цифрой 2).
Текст постановляющей части принято формулировать, используя стандартную модель, установленную для распорядительных документов. Соответственно, предложения будут отвечать на вопросы: кому сделать и что именно и к какому сроку. В данном случае допускается указывать ответственного исполнителя как в начале текста, так и в конце.
Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в том числе она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, которые фиксируются также и по итогам заседания счетной комиссии.
Оперативное совещание имеет несколько особенностей:
Указанные особенности вносят свои нюансы в составление протокола оперативного совещания. Предварительно владея алгоритмом деятельности и вопросами, секретарь способен в короткие сроки составить итоговый документ.
Скорость оформления протокола заседания позволяет очень быстро завизировать его у руководителя.
Ведение протоколов совещаний, проходящих в оперативном режиме, может представлять некоторую сложность. Приведем самые распространенные проблемы.
Проблема 1. Секретарь либо работник, на которого возложили обязанности ведения протокола, не владеет сутью рассматриваемого вопроса, потому у него возникают сложности с фиксированием хода обсуждения.
Возможное решение: секретарь может обратиться к сотруднику, делавшему доклад на совещании, либо к иному специалисту, способному прояснить данную тему.
Проблема 2. В связи с отсутствием строго закрепленного регламента оперативного совещания по ходу него секретарь не всегда способен успеть зафиксировать всё происходящее.
Возможное решение: секретарь может организовать звукозапись процесса заседания, и составление протокола совещания будет выполняться с опорой на нее.
Проблема 3. Секретарь не всегда может вычленить наиболее важную, существенную часть среди всего многообразия информации, поступающей в ходе рассмотрения вопроса. Иногда бывает трудно понять, что именно фиксировать в протоколе.
Возможное решение: в подобной ситуации для подготовки протокола совещания секретарю следует предварительно проанализировать имеющиеся сведения и выделить наиболее важные аспекты. Затем уже можно составлять документ, внося в него лишь главную информацию.
|
Обычное протоколирование |
Идеальное протоколирование |
|
Все энергично пишут разные заметки в своих блокнотах в ходе заседания. |
Внимание всех обращено на экран либо доску, на которой ведется онлайн-протоколирование. |
|
У каждого свое понимание итогов встречи. |
Достигнуто единое понимание итогов встречи, определены ответственные и сроки мероприятий, необходимых для достижения конкретного результата. |
|
Участники утрачивают часть энергии в процессе совещания. |
Участники покидают заседание, зарядившись энергией, нацелившись на определенные задачи. |
|
Отсутствие обязательств по выполнению принятых на встрече решений. |
Обязательность выполнения принятых решений и распределенных задач – ведь все присутствующие запомнили твое обещание сделать всё вовремя. |
|
Несоблюдение или отсутствие повестки совещания. |
Следование визуальной повестке совещания. |
|
Согласованный и подписанный протокол совещания появляется лишь на следующий день, а иногда и позже. |
Согласование и подписание протокола происходит непосредственно в конце совещания. |
|
Контроль исполнения решений требует больших временных затрат. |
Контроль исполнения решений осуществлять легко, так как они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач. |
Для организации идеального протоколирования можно взять как простые листы флипчарта и маркеры, так и более сложные и современные технологии. Прежде всего необходимо следовать определенной методологии и не отступать от установленных правил.
Хорошо налаженное идеальное протоколирование выглядит следующим образом: согласование протокола, его распечатка и подписание происходит сразу по окончании совещания. Затем, пока участники добираются из конференц-зала на свое рабочее место, происходит распределение ответственности. Вернувшись в свои офисы, сотрудники получают по электронной почте последний вариант протокола и закрепленные за ними обязанности в корпоративной системе управления задачами. Сделать это реально, достаточно следовать нашей инструкции.
Для того чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, можно использовать специальный шаблон . Пример шаблона протокола совещания:
Внимательнее ознакомимся с правилами заполнения указанного шаблона.
1. Контролируйте время начала и окончания заседания. Совещания имеют тенденцию проходить с нарушением сроков начала и конца. Для борьбы с этим явлением необходимо четко контролировать и фиксировать временные рамки заседания.
Помимо этого, эффективным шагом будет регистрация опоздавших на совещание в отдельной ветке. Мало кто пожелает, чтобы его отмечали как недисциплинированного. Также можно вести статистику и установить рейтинг лиц, склонных к опозданиям.
2. Назначьте роль для каждого участника совещания. Это очень простой и работающий метод достижения успеха. Установлено, что участники многих заседаний не всегда осознают, что и кто из них должен выполнять с целью повышения эффективности совещания и достижения результата.
Следует в обязательном порядке установить соответствующую роль для каждого.
3. Определите цели, составьте повестку совещания. Многие заседания проводятся при отсутствии письменной повестки. В итоге большая часть участников полностью не осознает целей их приглашения на мероприятие. В результате тратится много времени в начале совещания на повышение эффективности всех присутствующих.
Используя специально предназначенное место в протоколе, укажите повестку совещания. Помимо этого, желательно, согласно принципу, приведенному в п. 1, осуществлять контроль длительности мероприятия, сопоставляя количество времени, запланированного и реально потраченного на каждый вопрос повестки. Таким образом, через несколько недель упорного измерения возрастет число завершенных по графику встреч.
4. Зафиксируйте решения. Следующие 3 пункта тесно переплетаются между собой. Это касается итогов совещания. Какую цель преследуют все заседания? Предназначением любого из них является достижение соглашения о последующих действиях. Существует 3 вида договоренностей:
Любые обсуждения смены регламента, бизнес-процессов, поощрений и наказаний, информации и прочего следует оформлять в виде постановлений, распространяющихся на всех участников совещания. Эти данные должны попадать в блок «Принятые решения».
5. Закрепите задачи. Следует помнить, что для эффективного выполнения поручения его необходимо закрепить только за одним ответственным.
С этой целью можно применять раздел для фиксирования задач.
Любое поручение в обязательном порядке должно иметь текст, срок и ответственного исполнителя. В ходе заполнения указанных полей информация видна на экране, и каждый участник заседания может ознакомиться с назначенными задачами и теми сотрудниками, кто их реализует.
6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже. В связи со склонностью людей к ассоциативному мышлению в ходе любого совещания всегда появляются проблемы, не запланированные к обсуждению. При отсутствии быстрого их решения (к примеру, посредством правила «трех реплик») следует зафиксировать тему в разделе «Вопросы для обсуждения позже».
Большое значение имеет запись данных моментов. Благодаря этому присутствующие поймут, что тема не затеряется и будет обсуждена позже. В итоге они могут спокойно вернуться к вопросам из повестки. И даже ритуал фиксирования незапланированной реплики дает возможность переключиться с рассматриваемой темы на другую. Если этого не сделать, участники в мыслях постоянно возвращаются к нерешенному вопросу.
7. Выполните согласование решений и подписание протокола. Распределите поручения в системе контроля задач. Важным моментом является подведение итогов по окончании совещания после обсуждения повестки, принятия решений, назначения задач и фиксирования вопросов. Следует повторно озвучить выработанную и записанную резолюцию.
В результате готов протокол совещания, доступный к распечатке и визированию всеми участниками.
Как только завершены согласования и подписания и участники разошлись по своим местам, можно назначать ответственных посредством корпоративной системы контроля задач. В итоге по окончании совещания у каждого есть согласованный документ и выданные поручения.
Согласно пункту 1 ст. 89 ФЗ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» каждое предприятие должно организовать хранение протоколов совещаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и бюллетеней для голосования. Согласно пункту 2 указанной статьи перечисленные документы следует сберегать по местонахождению исполнительного органа. Сроки и порядок хранения определяются в соответствии с положениями, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Пункты 2.1.12 и 2.1.14 указанного нормативного документа обязывают постоянно сберегать «…протоколы совещаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и бюллетени для голосования».
Помимо этого, важно следить за подлинниками документов организации. В ситуации их повреждения или потери следует в определенном порядке заверить копию отсутствующих бумаг. При этом обязательно составление соответствующего акта, в котором указываются причины повреждения или утраты. Такой акт сопровождает копию документа общества, поступающую на хранение, и их необходимо держать неразлучно.
Акт следует завизировать у руководителя структурного подразделения и утвердить в единоличном исполнительном органе общества. В случае повреждения либо утраты документов, относящихся к или бухгалтерскому учету, акт также подписывается главным бухгалтером.
Бюллетени подлежат особому порядку хранения. Бюллетени для голосования, включая признанные недействительными, должны опечатываться счетной комиссией и сдаваться в архив АО с целью последующего сбережения. Это организуется после оформления счетной комиссией протокола об итогах голосования на общем собрании.
Частью 1 статьи 13.25 КоАП РФ установлена ответственность за неисполнение акционерным обществом обязанностей по хранению документов. Определен размер штрафа: для должностных лиц – 2,5–5 тыс. рублей, для организаций – 200–300 тыс. рублей.
Новый курс в «Школе Генерального Директора»
Выписка из протокола заседания представляет собой полную копию части содержания настоящего документа, касающейся вопроса повестки.
В выписке копированию подлежат все реквизиты бланка протокола совещания, вводная часть, интересующий вопрос повестки, ради которого делается извлечение, и текст, содержащий обсуждение и решение указанного вопроса. Секретарь оформляет и удостоверяет документ. С этой целью вручную проставляется слово «Верно» и указывается должность лица, подтвердившего подлинность выписки, его фамилия, инициалы, дата и подпись.
В некотором роде выписка может заменять решение (распорядительный документ). В этой ситуации она является способом донесения согласованных постановлений собрания напрямую исполнителям. В 2‑дневный срок после подписания протокола секретарь передает собственноручно завизированные выписки по конкретным вопросам непосредственно ответственным за них.
В случае направления данных документов в стороннюю организацию следует заверить их печатью.
Секретарь осуществляет формирование дел, распределяя подлинные экземпляры протоколов по виду коллегиальных мероприятий. К примеру, «Протоколы заседаний совета директоров», «Протоколы производственных совещаний» и прочие. В дело документы подшиваются согласно номеру и дате проведения собраний. Формирование дел осуществляется на протяжении календарного года.
Протокол совещания является информационно-распорядительным актом, где осуществляется фиксация процесса обсуждения хозяйственных вопросов на предприятии. Также данный бланк первичной документации содержит в себе решения, принятые участниками собрания. Ведение подобной документации – одна из необходимых составляющих любых собраний на предприятии .
Именно данный протокол отвечает за эффективность исполнения решений по каким-либо вопросам.
Гражданский кодекс Российской Федерации в статье 181 пункт два в подробностях рассматривает порядок оформления данного документа. Существует ряд определенных требований, которые должен соблюдать человек ведущий записи. Ниже мы предлагаем рассмотреть, как составить протокол заседаний и какую информацию в нем необходимо указывать.
Для решения жилищных вопросов законодатель требует обязательного ежегодного проведения собрания
Обязанности по ведению записи хода общего собрания входит в работу секретаря. В обязанности данного человека входит и правильное оформление этого документа. Секретарем совещания может выступить не только лицо, занимающее подобный пост в штате предприятия. Вести протокол заседаний может любой сотрудник, имеющий необходимые должностные полномочия.
Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса. В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы. Протокол общего собрания должен как можно точно освещать процесс обсуждения.
Помимо создания записей, в задачу секретаря входит процесс подготовки к проведению собрания. В сферу ответственности этого лица входит составление списка участников, разработка схемы самого процесса и работа с первичной документацией предшествующих собраний. Такой подход позволяет выделить ряд вопросов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь.
Для письменной фиксации обсуждаемых вопросов используются специальные бланки, установленные администрацией предприятия. Бланк протокола рабочей встречи имеет определенную структуру и нормативы по его заполнению. Наиболее часто подобные бланки используются для ведения записей в муниципальных и государственных органах. Индивидуальные предприниматели и частные организации предпочитают обычные шаблоны, которые составляются на компьютере.
Несмотря на вышесказанное, данный акт обязан иметь в своей структуре такие необходимые поля:
Данный бланк составляется на основе видео и аудиоматериалов, которые делаются секретарем в ходе проведения совещания. Составление и заполнение протокола – длительный процесс, который может занимать около пяти дней. В отдельных случаях, которые прописываются законодательством или внутренним распоряжением администрации предприятия, для составления бланка могут быть установлены жесткие сроки. Ниже мы предлагаем рассмотреть пример оформления протокола совещания.
Протокол - документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях В данном поле указывается наименование акта . В конкретной ситуации пишется слово «Протокол». Далее нужно дать определение собранию и коллегиальному органу, ответственному за проведение собрания. В приведенном примере мы будем рассматривать «Протокол производственного совещания».
При составлении протокола необходимо указать регистрационный номер этого документа. В большинстве компаний, порядковый номер этого бланка идентичен номеру собрания. Отсчет ведется от начала календарного года. В учебных учреждениях при ведении нумерации документов, отсчет ведется с первого дня начала учебного года. В том случае, когда протокол общего собрания регистрирует решения временно действующей коллегии, акту присваивается номер идентичный сроку действия полномочий коллегии.
В графе дата – указывается день, в котором было проведено совещание. В том случае, если подобное собрание заняло несколько рабочих дней, следует указать дату начала переговоров и окончания обсуждения вопросов. На данный момент необходимо обратить особое внимание, так как наличие пропущенных полей может стать причиной потери юридической силы документа. Пример заполнения поля дата: «13.04.2009 – 15.04.2009» или «11 ноября 2015 – 13 ноября 2015».
Ниже представлен шаблон протокола совещаний:
ЗАО «Металлург»
Протокол
производственного собрания
Отдела маркетинга
04.11.2017 год. ____________№5
Город Москва.
Графа «Место составления» должна указываться в обязательном порядке. В этом поле указывается название точки местности, где проходило собрание. Допускается пропуск заполнения этой графы в том случае, когда название предприятия включает в себя название города. В виде примера можно привести такие названия, как «Рязанский Металлург» или «Омский деревообрабатывающий завод».
Вышеуказанная форма составления оглавления бланка, используется как частными предприятиями, так и муниципальными учреждениями.
В первом абзаце вводной части рассматриваемого документа указывается фамилия и инициалы председателя собрания. Здесь следует указать фамилию и должность работника предприятия, в чьи полномочия входит проведение собраний. Однако, допускается указать в данном поле, только фамилию сотрудника. Также следует сказать о том, что председатель совещания не всегда является директором компании. Далее следует указать ФИО секретаря, что записывает ход собрания. Если производственное совещание проводится начальником компании, эти данные следует отобразить в протоколе.
Поле «Присутствующие» заполняется перечислением фамилий всех участников собрания. Для того чтобы правильно заполнить данную графу, следует помнить о следующих нюансах:
Протоколы документируют деятельность постояннодействующих коллегиальных органов После этого, следует сделать небольшое отступление, а после него внести «Повестку дня». В данном разделе следует указать вопросы, которые были рассмотрены в ходе собрания. Для нумерации каждого пункта этого поля используются арабские цифры. Допускается использование предлогов «о» и «об» при формулировке вопроса. Заполняя данные пункты, нужно указать лицо, выступившее с освещением этого вопроса. В качестве примера можно привести следующую формулировку:
«Об итогах работы за 2016-2017 год
Докладчик: Фадеев М.П»
Вышеуказанный образец протокола общего собрания наглядно демонстрирует структуру этого документа.
Существует два основных вида составления протокола: полная и краткая форма. В связи с этим, при оформлении подобного документа очень важно учитывать, какая форма используется для записи собрания. Заполняя краткую форму документа (данная форма используется при оформлении протокола оперативного собрания), в основной части акта указывается следующая информация:
При написании полного протокола, в данном разделе указывается не только вышеперечисленная информация, но и основные моменты, которые наиболее четко характеризуют выступление докладчиков. Также здесь приводятся те сведения и прения, что возникли в процессе собрания. При заполнении полного протокола, следует сделать основной момент на высказанных мнениях участников коллегии, имеющихся замечаниях и возражениях.
Рассматривая вопрос, как вести протокол совещания образец и примеры, следует уделить особое внимание основой части протокола. В данном разделе следует создать несколько полей, в каждом из которых будут рассмотрены решения вопросов, указанных в повестке дня. При составлении полной формы бланка, в каждом поле создается три графы, где отображаются процесс рассмотрения вопроса и различные нюансы, возникшие в ходе принятия решения.
Название каждой из частей следует указывать прописью, выделяя под каждую графу отдельное поле. В графе «Слушали» указывается фамилия докладчика, который освещает производственный вопрос. Указывать фамилию следует только в именительном падеже. После указания фамилии приводится краткое (или полное) изложение доклада. В том случае, когда изложить информацию невозможно, то полный текст доклада следует приложить в отдельном документе, который выступит в роли приложения к самому акту. При этом, в разделе «слушали» необходимо сделать отметку, что текст выступления развернуто описан в приложении.
После этого следует перейти к заполнению графы «Выступили». В этом поле указываются высказывания прочих участников собрания, которые рассматривали вопрос, лежащий на повестке дня. Здесь также следует указать фамилию и инициалы каждого члена коллегии, выступившего с речью. После указания инициалов следует изложить текст самого выступления.
В графе «Решили» следует зафиксировать решение членов собрания, касаемо вопроса, лежащего на повестке дня. Согласно установленному регламенту, в данном поле необходимо указать полную информацию, вне зависимости от того, какая форма заполнения протокола используется. Если вопрос был решен методом голосования, следует привести общее количество голосов, а также указать, кто из участников собрания проголосовал «против» или «за».
Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения Ведение протокола совещаний, излагающего суть поставленных вопросов в сжатой форме, требует правильного подхода к заполнению бланка. В этой ситуации, следует приводить только базовую часть информации в графах «Слушали» и «Выступили». После того как документ будет подписан руководителем совещания и секретарем, этот акт вступает в свою юридическую силу. Все установленные решения касаемо вопросов, поднятых на собрании, следует довести до лиц, которые были назначены исполнителями. Для этого исполнительному лицу может быть вручена как копия самого акта, так и выписка с подписью секретаря.
На предприятиях с развитой инфраструктурой, издаются специальные распорядительные документы (распоряжения, постановления или приказы) для организации исполнения требований, указанных в решении.
Перед сдачей в архив для хранения, данный вид документов категорируется с учетом вида собрания. В качестве архива может выступить как секретариат, так и отдел, занимающийся делопроизводством. Длительность сроков хранения определяется на основе установленных на предприятии правил. Стандартный срок хранения документации составляет 3 года, после чего документы могут быть уничтожены.
Протокол совещаний – акт, упрощающий вынос решений касаемо вопросов, лежащих на повестке дня. С помощью данного документа создаются определенные рамки для выполнения различных поручений в хозяйственной деятельности каждого предприятия. В современных компаниях, для создания подобных бумаг используются специальные электронные ресурсы. Такой подход к делопроизводству значительно упрощает взаимодействие различных подразделений компании.
