|
Автоматизация гостиницы, отеля, мини отеля, мотеля, хостела, базы отдыха, санатория, пансионата, сауны |
Небольшие видео ролики которые в общих чертах показывают приёмы работы с программой управления гостиницей (программа на видео может отличаться от текущей версии): |
Важно понимать, что программа не является полностью законченным решением. Это только пример возможной конфигурации. Во всех организациях своя специфика ведения дел и программу можно доработать под нужды конкретной организации убрав ненужный функционал и добавив недостающий. Можно изменить виды таблиц и карточных форм, добавить новые справочники и таблицы, создать печатные формы по образцам и т.д.
Если Вам необходимо автоматизировать управление гостиницей или мини отель, то Вы на верном пути! Программа подходит и для хостела. В каждой гостинице или отеле важно как можно детальнее вести учет номерного фонда и здесь не обойтись без CRM для гостиницы. Управление гостиницей на основе нашей платформы позволит составить актуальный список номеров и инвентаря закреплённого за каждым номером. По каждому номеру можно указать его параметры, такие как на какое количество гостей он рассчитан и сколько дополнительных мест. Платформа позволяет добавлять свои параметры - например можно добавить галку "вид на море" и т.д. Программа для гостиницы позволяет все номера распределять по корпусам и этажам. В главной форме размещения/бронирования программы отеля указывается дата заезда и отъезда и программа рассчитывает количество дней и часов. Программа для бронирования содержит единую базу клиентов и при бронировании клиент выбирается из общей базы или оперативно заносится в эту базу если его не нашла программа для гостиницы в системе. Учет гостиницы позволяет заносить любые необходимые данные и сведения о госте: его фамилию, имя, отчество, паспортные данные и контактную информацию. Управление отелем позволяет учитывать источники из которых клиент узнал об отеле - это значительно оптимизирует расходы на рекламу. Учет в гостинице умеет прикреплять изображения и файлы. Это может быть, например, скан паспорта постояльца.
Управление персоналом в гостинице так же реализован в достаточной степени. Например для сотрудников можно вести отдельный график работы по сменам. Программа для отеля позволяет для номеров указывать состояние уборки: "Убран", "Проверка", "Уборка". Приложение для отеля будет показывать ответственному сотруднику список номеров, которым требуется произвести уборку.
Контроль в гостинице ведется и по движению финансовых средств. В самую первую очередь автоматизация гостиницы поможет вести учет всех оплат и задолженностей по клиентам. В специальную таблицу платежей можно заносить как положительные платежи (доходы) так и отрицательные (расходы). Менеджер сможет понимать при ведении гостиницы какие сделаны предоплаты и какой долг остается за гостем. Система управления отелем позволит взять под контроль все расходы компании: арендная плата, выплаты сотрудникам, ремонт номеров, текущие расходы. Система позволяет добавлять статьи расходов и проводить по ним отрицательные платежи. При таком подходе автоматизированная система гостиницы предоставляет возможность посредством встроенных отчетов показать, на что в основном тратятся деньги и где можно оптимизировать бюджет гостиницы. Программа отель позволит повысить уровень сервиса и качества предоставляемых услуг, что в свою очередь обязательно привлечёт новых клиентов а в месте с ними и прибыль. Если у вас небольшой мини отель программа полностью закроет вопросы учёта всех объектов и операций.
Система управления гостиницей это универсальная платформа где наши специалисты могут добавить недостающие поля, отчеты, печатные формы и другие модули. Программа учета постояльцев в гостинице и полная автоматизация гостиниц уже не будет казаться неподъемным делом если использовать правильный инструмент в виде универсальной учетной системы для гостиницы.
Скриншоты
Основная форма программы для отеля или гостиницы. Расписание размещений постояльцев в номерах по суткам. Управление отелем. программа отель.
Уникальная система подбора свободных номеров на определённый период. Достаточно указать дату и время начала и конца диапазона и система сама рассчитает какие номера будут свободны в этот период.
Расписание размещений в номерах по часам. CRM для отеля.
Карточка размещения. К размещению можно прикреплять гостей, услуги, платежи и т.д. На карточке брони программы отеля необходимо указать даты на которые бронируется выбранный номер. При этом клиент выбирается из общей базы клиентов. Если клиент еще не занесён в базу, программа для гостиницы позволяет его добавить на этой же форме не закрывая её. В карточку размещения можно прикреплять изображения и файлы.
Справочник тарифов и прайс-листов. Тарифы позволяют гибко управлять ценообразованием. Для каждого номера необходимо указать тариф. Каждый тариф может содержать несколько прайс-листов для гибкого регулирования стоимости размещения. В списке прайс-листов можно указать прайс-лист который будет автоматически выбираться по умолчанию при создании нового размещения. Для этого необходимо только у одного прайс-листа поставить галку "По умолчанию".
Карточка клиента, гостя. Клиент может быть как физическим лицом так и юридическим
Карточка номера. Для номера можно вести учёт инвентаря
Контроль уборки номеров
Количество завтраков, обедов и ужинов для проживающих в отеле клиентов
Ведение журнала платежей. Положительные платежи это доходы, отрицательные - расходы.
Сводный отчёт по прибыли
Визуализация данных статистики в виде графиков и диаграмм.
Доходы по месяцам
Средняя цена за номер (ADR) / Доход на номер (RevPAR)
Сумма размещений по номерам
Универсальная печатная форма "Счёт клиента"
Классический счёт на оплату. Есть два варианта счёта: счёт с указанием параметров проживания и списка услуг и счёт где указывается только проживание.
Печатная форма "Приходный кассовый ордер" или ПКО.
Печатная форма "Анкета 1-Г"
Первые 60 запусков программа работает в демо режиме без каких-либо ограничений. После 60 запусков программа перейдёт в режим бесплатной версии. Бесплатной версией можно пользоваться без ограничений по времени.
Для приобретения программы, Вам необходимо выбрать тип лицензии.
Лицензии делятся на несколько типов в зависимости от ограничения на максимальное количество записей в справочнике номеров - т.е. количества номеров в справочнике "Номера". Количество пользователей которые могут одновременно работать с программой не ограничено.
| Лицензия | Ограничения | Цена |
| Free | 5 номеров в справочнике "Номера". Нельзя создавать новые поля в таблицах и изменять существующие. | бесплатно |
| Simple | 10 номеров в справочнике "Номера". | 10 000 р. |
| Extended | 20 номеров в справочнике "Номера". | 15 000 р. |
| Professional | 30 номеров в справочнике "Номера". | 20 000 р. |
| Premium | 40 номеров в справочнике "Номера". | 25 000 р. |
| Unlimited | без ограничений. | 40 000 р. |
Лицензия оплачивается только один раз. Лицензия не привязывается к конкретному компьютеру. Срок действия лицензии не ограничен.
Для перехода с одного типа лицензии на другой, необходимо доплатить разницу в стоимости между текущей и требуемой лицензиями плюс 25%.
Учетные программы в гостинице, отеля представляют собой комплекс связанных между собой программ, между которыми настроена тесная интеграция. Учетные программы являются самой сложной и наименее понятной частью автоматизации гостиниц, отелей.
К учетным программам гостиницы, отеля относятся следующие автоматизированные системы.
К основным функциям системы управления гостиницей, отелем относят следующие:
Как правило, PMSв гостинице, отеле – является ядром оперативных учетных систем, которое собирает и хранит детализированную информацию по всем транзакциям и изменениям, происходившим с тем или иным объектом (гость, бронирование, номер, и т.п.).
Качество внедрения PMS – это основополагающие обслуживания гостей.
На сегодняшний момент рынок представлен десятками различных PMS. От облачных PMS, до систем с применением командной строки. Часто выбор PMS сводится к субъективному выбору. В лучшем случае он основан на опыте кого-то из сотрудников: «у нас стояла и всем нравилось». Общаясь с тем или иным представителем производителя, вы будет от каждого слушать, что их система лучше, а система конкурентов никуда не годится. Что только их система позволяет вести качественный учет, а система конкурентов это «огромная» дыра. Обратившись к этому конкуренту, вы услышите аналогичное про первого.
Как как выбрать PMS? Только посмотрев на картинки? Послушав хвалебные речи менеджеров по продажам? Как получить результат, который вы ожидаете? Зачастую, уже купив систему, гостиницы сталкивается с тем, что система не удовлетворяет заказчика. Производитель обещает все доделать в следующем релизе или, что еще хуже, просит доплатить за тот или оной функционал.
Чтобы избежать этого, мы предлагаем только проектный подход к внедрению учетных систем, PMS в частности. Что это под собой подразумевает?
На основе общения с заказчиком прописываются четкие требования к системе. Анализируются все бизнес-потребности и процессы, которые могут возникнуть как сейчас, так и в будущем. Рождается документ . В этом проекте выделяются требования, в том числе на внедрение PMS в гостинице, отеле.
Данный документ распространяется между производителями программного обеспечения, прошедших предварительный отбор по информации из открытых источников. Объявляется тендер на внедрение.
Результатом тендера становится поставщик PMS, удовлетворяющий всем условиям заказчика.
Внедрение ERP для гостиницы, отеля может осуществлять и как производитель, внедренец , так и отдельная организация. В небольших гостиницах, отелях верно, как правило, – первое, для крупных – второе.
В случаях отдельного внедрения, в обязательном порядке прописывается отдельное техническое задание на внедрение ERP в гостинице, отеле, которое так же является неотъемлемой частью договора, что позволяет объективно оценивать объемы, сроки, бюджеты. Данное техническое задание в обязательном порядке согласовывается так же с производителем .
Когда внедрения ERP гостиницы, отеля осуществляется производителем , данная часть учета может прописываться в общем техническом задании.
К бухгалтерским системам относятся системы сдачи фискальной отчетности.
В общих случаях на сегодняшний момент мы рекомендуем использовать продукты фирмы 1С : Бухгалтерия и ЗУП , причем в типовых конфигурациях.
Это позволит снизить стоимость непосредственно бухгалтерского учета, и высвободить силы для финансового учета; снизить стоимость поддержки.
В рамках обязательном порядке прописываются форматы обмена между системами , , и бухгалтерской системой. Они могут варьироваться в разных гостиницах, отелях.
В бизнес-тренингах есть такое упражнения для тренинга по коммуникации.
Ведущий тренинга просит всю группу за исключением одного человека выйти за дверь. Оставшемуся зачитывается несложный текст. Затем участники по одному приглашаются в помещение. Первому вошедшему оставшийся должен пересказать текст, который услышал от тренера. Второму вошедшему первый рассказывает то, что услышал от оставшегося учащегося. И так до последнего. На выходе можно наблюдать до смешного исказившуюся информацию. Все это естественным образом возникает от того, что каждый воспринимает информацию по своему. Люди индивидуальны.
Часто можно наблюдать неудовлетворительный результат внедрения учетных систем гостиниц, отелей именно потому, что никто не зафиксировал требования к учетным систем, согласовав их с заказчиком. Пожелания были переданы заказчиком ответственному за внедрение на словах, тот их транслировал в своей нотации исполнителю – производителю учетной системы – тот, в свою очередь, донес до непосредственных внедренцев то, что понял сам. Результат внедрения отличается от того, что просил заказчик, скажем так, довольно сильно.
Информационный комплекс гостиницы, отеля представляет собой несколько систем, тесно интегрированных между собой. В рамках этих систем происходит множество процессов, большинство ‑ в реальном времени.
Как выбрать каждую из систем, таким образом, чтобы получить и качество взаимодействия с гостями, и прозрачность учета? И таким образом, чтобы производитель выполнил именно те требования, которые вы ожидаете от автоматизированного учета в гостиничном комплексе.
Какое решение для этого предлагаем мы.
Первое, что будет выполнено – это описательная часть проекта, которая фиксирует все потребности учета данной гостиницы, отеля. Описывает все возможные бизнес-процессы и требования гостиницы, отеля. Данная описательная часть содержит все: от брони, до сдачи фискальной отчетности гостиницы, отеля. Данный документ тщательно согласовывается с заказчиком.
На основе требований, изложенных в данном проекте, подбираются поставщики решений АСУ, в том числе конкурентные. Поставщики на основе данного проекта могут дать законченное коммерческое предложение на внедрение учета в гостинице, отеле. Остается только выбрать. Причем выбрать объективно, на основе показателей стоимости, сроков, гарантий.
Совместно с выбранными поставщиками прописываются технические задания на внедрение систем автоматизации учета. Техническое задание прописывается уже на каждую систему автоматизации учета гостиницы, отеля отдельно:
Данные технические задания подписываются со стороны производителей, осуществляющих внедрения автоматизации учета в гостинице, отеля, и являются неотъемлемой часть договора внедрения АСУ.
Подход в такой последовательности гарантирует вам качественный выбор учетных систем и результат соответствующий ожиданиям. Такой подход позволит вам четко определить стоимость внедрения автоматизации учета на предприятии, осуществить его без неприятного перерасхода.
Если у вас уже есть учет, и вы не довольны им, мы готовы произвести его анализ по указанной схеме, дать оптимальные рекомендации по исправлению учета.
Использование системы автоматизации гостиницы обеспечивает четкость обслуживания клиентов, налаживает контроль над действиями обслуживающего персонала и сокращает затраты. Управление пансионатом, отелем или мини-отелем на основе инновационных технологий и особого программного обеспечения - выход на новый уровень оказания услуг и залог процветания вашего бизнеса.
Специфика деятельности персонала пансионатов и гостиниц значительно отличается от других отраслей предоставления разного рода услуг, поскольку в гостиничном бизнесе приходиться постоянно взаимодействовать с большими объемами информации, касающимися брони номеров, числа дней проживания, времени выселения и пр., предоставлять соответствующую отчётность, а также следить за высоким уровнем сервиса. Поэтому автоматизированные системы гостиниц характеризуются широким уровнем распространения и внедрения.
Автоматизация гостиницы способна:
Автоматизация гостиницы, программы для которой доступны для использования каждому пользователю, позволяет реализовывать комплекс задач. Их выполнение обеспечивает высокий уровень работы и качественное обслуживание. Другими словами, автоматизация отеля позволяет модернизировать весь комплекс предоставления гостиничных услуг, повысить скорость обработки информации и уровень согласования действий персонала, при этом автоматизация ручного труда снижает вероятность возникновения ошибок, что отражается на качестве ведения отчетности. А для руководства имеется богатый пласт материала для проведения анализа бизнес-процессов.
Программные продукты для гостиничной автоматизации относят к группе специальных программных систем, именуемых Property Management Systems - системы для управления элементами недвижимости. Помимо непосредственно HMS, к ним относят программные продукты для управления другими объектами (тренажерных залов, ресторанов, баров), а также программами для управления складскими комплексами, супермаркетами, госучреждениями.
Все предлагаемые HMS имеют похожую структуру, состоящую из нескольких основных модулей:
Любая автоматизированная гостиница имеет свой комплект исполнительных блоков, но стандартный набор функций следующий:
Автоматизированное управление гостиницей используется в комплекте с множеством внешних систем, управляющих функционированием оборудования в отеле и обеспечивающих оказания постояльцам спектра разнообразных услуг.
К оборудованию, используемого при ведении гостиничного бизнеса, относятся:
Важно! Организовать обслуживания гостей так, чтобы счета за продукты оплачивались при выезде. Для чего система запрашивает информацию о постояльце, его состоянии счета, передавая сведения об используемых услугах.
Безусловно, автоматизация гостиницы - это обязательный шаг для роста и развития собственного бизнеса. Но перед тем как приступить к автоматизации бизнес-процессов вашей гостиницы рекомендуется сформулировать основные требования и задачи к такой системе. Обычно, выбор подает в пользу той системы, которая в большей степени соответствует возможностям, актуальными для отеля или гостиницы на текущем этапе развития.
Современная программа для хостела - многофункциональное решение, автоматизирующее управление, анализ деятельности и формирование отчетности хостела. Удобство и практичность по привлекательной цене.
Хостелы, как бюджетный вариант размещения, получили на сегодняшний день широчайшее распространение по всему миру. Они пользуются большой популярностью у самых разных туристов, поэтому номерной фонд в хостелах расходится очень быстро. И для того, чтобы оптимизировать все процессы управления такой доступной гостиницей и автоматизировать операции по бронированию номеров, рекомендуется использовать современные системы автоматизированного управления. Во главе такой системы стоит специальная программа для хостела – многофункциональное ПО, обеспечивающее пользователю доступ ко всем инструментам системы и при этом легкость управления.
Правильно подобранная и настроенная программа для хостела обеспечит следующие преимущества:
Номерной фонд таких бюджетных гостиниц разделяется на несколько категорий по количеству кроватей в номере и дополнительным удобствам. И различные категории номеров имеют разную стоимость. Также на цену места в хостеле влияет сезонность – в течение года она может меняться в широких пределах.
И специальная программа для хостела позволит упростить процессы ценообразования, автоматически корректируя предлагаемые постояльцам цены. Поэтому достаточно 1 раз заполнить базу данных программы – и дальше она возьмет всю работу на себя.
Также такое ПО может иметь возможность синхронизации данных из собственной базы данных и информации на сайте хостела. В этом случае сведения об изменении количества свободных коек будут автоматически изменяться и на сайте. Это позволит обходиться без услуг веб-мастера.
Современные программы для автоматизации хостелов имеют широкие возможности для подготовки необходимой документации:
Также программы для хостелов предлагают широкий функционал для мониторинга текущей деятельности, спроса и всех необходимых показателей работы, для решения множества маркетинговых задач и в целом автоматизировать выполнение практически всех операций в хостеле.
При таком широком функционале профессиональное ПО для хостела будет достаточно доступным и не потребует приобретения сложного и дорогостоящего оборудования. Вся база данных может быть размещена на специальном сервере, и пользователю понадобится только ПК и доступ в Интернет. Благодаря этому, программы для бюджетных гостиниц отличаются очень выгодной ценой.
