Техническая возможность подключения к системе выдачи виртуальных больничных предоставлена ФСС повсеместно.
Наниматели получают доступ к электронным базам больничных через «Личный кабинет работодателя» Фонда социального страхования. Чтобы сделать обработку ЭЛН удобнее, можно пользоваться такими бухгалтерскими программами, как «1С:Зарплата и управление персоналом», «Упрощенка 24/7» и другие.
Для подключения к системе выдачи ЭЛН и работе с ней :
ЕСИА обеспечивает доступ разных категорий пользователей к информации, которая хранится в государственных информационных системах, и её защиту.
Для успешной аутентификации необходимо, чтобы в сертификате был указан СНИЛС физического лица .
В случае возникновения трудностей при регистрации в ЕСИА, можно обратиться в службу технической поддержки Единого портала государственных и муниципальных услуг.
Данные для расчета пособия по нетрудоспособности в ЭЛН подтверждаются усиленными электронными подписями компетентных лиц: главного бухгалтера, руководителя и страхователя.
Следует отметить, что электронная подпись не работает без установленного криптопровайдера .
Подключение работодателя к системе ЭЛН является не правом, а обязанностью. Согласно законодательству только работник выбирает получать больничный в электронном или бумажном виде. По юридической силе эти документы одинаковы. Работодатель обязан принять любой больничный лист.
Для организаций утвержден порядок, регламентирующий работу с электронным видом документа, удостоверяющего нетрудоспособность. Что делать в случае, если сотрудник принес ЭЛН, но работодатель не имеет технической возможности принять электронный формат больничного? Действия работника — обратиться в лечебное учреждение, где ему будет выдан бумажный вариант больничного и принести его работодателю.
Инструкция, как работать работодателю с больничным листком и как отправить его в ФСС :
Теперь, когда вы уже знаете о том, какие действия совершает работодатель, чтобы загрузить и отправить листок нетрудоспособности в ФСС, поговорим об особенностях заполнения документа и о том, как работают с ним кадровики и другие сотрудники компании.
Заполнение ЭЛН осуществляет уполномоченное работодателем должностное лицо , а значит, работать с ним могут сотрудники отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, бухгалтер, расчетчик и иные лица.
Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения листа нетрудоспособности передать его вместе со всеми необходимыми документами для расчета пособия в ФСС. Далее у фонда есть 10 дней, чтобы рассчитать и провести выплату.
В ЭЛН бухгалтеру не нужно проверять правильность его заполнения медицинским учреждением и устанавливать его подлинность.
Для обработки ЭЛН бухгалтер должен
:
Правила расчета пособий по временной нетрудоспособности и сроки их выплат с введением ЭЛН не изменились.
Работодатели не обязаны распечатывать и хранить копии ЭЛН.
Внедрение электронных листов нетрудоспособности для работодателя минимизировало риски их подделки ускорило и упростило передачу информации в ФСС. Электронный вариант хорош тем, что исключает ошибки при заполнении . Нет необходимости обеспечивать его хранение в бумажном виде, восстанавливать бланк в случае потери. Работник получил дополнительные возможности по контролю расчета пособия.
Теперь в Экстерне можно выполнить все необходимые действия при работе с электронными листами нетрудоспособности:
скачать, распечатать, заполнить и отправить в ФСС.
Это доступно и регионам с прямыми выплатами и регионам с зачетной системой.
С 1 июля 2017 года вступил в силу Федеральный закон от 01.05.2017 г. № 86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" и статьи 59 и 78 Федерального закона "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».
Закон дает возможность получать больничные листы в электронном формате. Электронный листок нетрудоспособности (далее - ЭЛН), подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - КЭП), имеет равную юридическую силу с листком нетрудоспособности, оформленном на бумажном бланке.
Медицинские учреждения могут выдать пациенту электронный больничный только с его письменного согласия.
Зная номер больничного и СНИЛС сотрудника, электронный больничный можно загрузить в Контур.Экстер прямо с портала ФСС. Для этого:
-«Загрузить электронный больничный».
-«Создать документ». Затем выберите тип пособия и вид листка «Электронный».
Сервис даст возможность загрузить ЭЛН только с типами пособия «1 - пособие по нетрудоспособности», «2 - пособие по беременности и родам» и «6 - пособие по проф. травме, болезни».
2. Выберите «Загрузить с портала ФСС».
3. Заполните номер электронного больничного и СНИЛС сотрудника.
4. Нажмите «Продолжить».
5. Выберите сертификат для подписи документа.
6. Нажмите «Загрузить электронный больничный».
Сервис загрузит электронный листок, если на
портале ФСС
у него статус «Закрыт».
7. Просмотрите информацию о загружаемом файле.
8.
Нажмите «Загрузить документы». Cервис сам загрузит листок с портала ФСС.
9. После загрузки создается новый документ.
10. Откройте его, нажав на название.
11. Проверьте данные, которые заполнило медицинское учреждение, и дополните данными из заявления сотрудника на выплату пособия, а также данными для расчета пособия.
12. Сохраните данные.
13. Перейдите к проверке и отправке ЭЛН.
Перед отправкой можно:
В Контур.Экстерн можно загрузить файлы с ЭЛН, которые подготовили в других программах или скачали с портала ФСС.
Сервис даст возможность загрузить ЭЛН только с типами пособия «1 - пособие по нетрудоспособности», «2 - пособие по беременности и родам» и «6 - пособие по проф. травме, болезни»
.
2. Выберите «Загрузить вручную из файла с ЭЛН».
3. Нажмите «Продолжить».
4. Выберите заранее подготовленный файл и нажмите «Открыть».
5. Просмотрите информацию о загружаемом файле.
В одном файле может быть несколько электронных больничных.
6.
Нажмите «Загрузить документы».
7. После загрузки создается новый документ.
8. Откройте его, проверьте данные. Если нужно, исправьте или дополните недостающие.
9. Перейдите к проверке и отправке ЭЛН.
Перед отправкой можно:
Добавьте листок в список. Для этого нажмите «Запросить ЛН», введите номер больничного и СНИЛС сотрудника. Нажмите «Запросить ЛН».
Чтобы в дальнейшем найти листок в списке, нажмите «Фильтр». Введите параметры поиска и нажмите «Применить».
-Скачайте файл в формате XML, нажав на его номер в столбце «№ ЛН».
Сразу после заполнения всех разделов, нажав «Проверить и отправить».
Со страницы списка документов. Для этого в списке выберите нужный документ и откройте его. Нажмите «Проверить и отправить».
2. После проверки:
-Если есть ошибки, исправьте их. Для этого закройте окно с результатами проверки, исправьте ошибки (поля с ошибками выделены красным цветом) и снова проверьте.
Если ошибок нет, выберите, что нужно отправить: электронный больничный или реестр, а также сертификат для подписи документа и нажмите «Отправить документ в ФСС».
Документ отправляется в ФСС. В списке документов отображается статус «ЭЛН в очереди на отправку».
Когда получен ответ из ФСС, сервис показывает статус ЭЛН в ЛК Страхователя.
«ЭЛН принят» – документ принят ФСС.
Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.
Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):
После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.
Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:
Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).
Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.
Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.
Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.
ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня
Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:
Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус »:
— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии. Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений. От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось .
Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.
Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».
Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.
По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.
Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.
Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.
Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.
Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.
При зачетной схеме:
Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».
При прямых выплатах:
Подробнее о прямых выплатах читайте в .
Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.
Меньше ошибок
При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.
Меньше злоупотреблений
Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.
Меньше работы
С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:
Меньше места для архивов
Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.
Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн
Вопрос: Что делать, если работник «принес» электронный больничный?
Ответ: а)
Если в Вашей организации есть программы СБИС и "1С:ЗУП 8", используемые для отправки отчетности, то Вы уже можете приступить к получению и оформлению электронного больничного для ФСС. Как запросить и отправить электронный листок нетрудоспособности в ФСС:
- Информация по работе с электронными листками нетрудоспособности в программе СБИС размещена .
- Информация по работе с электронными листками нетрудоспособности в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3) с версии 3.1.2.293:
В дополнение к методическим материалам по ЭЛН, на канале БУХ.1С опубликовано видео "Настройка работы с ЭЛН, подключение сертификатов в 1С:ЗУП ред.3"
На сайте buh.ru
размещена 10-минутная видеоинструкция по работе с электронным больничным ,
так же на форуме заведена тема "Электронный листок нетрудоспособности" (для желающих задать вопросы):
Опубликована статья в открытом доступе "Электронный больничный 2017: взаимодействие с ФСС и расчет в программах 1С"
Опубликована инструкция на ИТС для зарегистрированных пользователей программ 1С (в закрытом доступе)
Ответ: б)
Если руководитель Вашей организации зарегистрирован на портале Госуслуг gosuslugi.ru , то Ваша организация может воспользоваться сервисом в личном КАБИНЕТЕ СТРАХОВАТЕЛЯ cabinets.fss.ru . Как работать в КАБИНЕТЕ СТРАХОВАТЕЛЯ подробно описано в инструкции пользователя, которую Вы можете скачать .
Ответ: в)
Если в распоряжении Вашей организации нет вышеперечисленных программных средств, то для работы с электронными листками нетрудоспособности Вы можете воспользоваться:
-
КАБИНЕТОМ СТРАХОВАТЕЛЯ
cabinets.fss.ru . Вход в личный кабинет возможен только после регистрации на портале Госуслуг
- gosuslugi.ru , для этого вам необходимо:
!
-
Зарегистрировать на портале руководителя организации
;
- Подтвердить учетную запись - в Ивановском региональном отделении Фонда по адресу: 153012, г.Иваново, ул. Суворова, д.39 (адреса в районах области можно посмотреть ) или в отделениях «Почта России», МФЦ, центре обслуживания клиентов «Ростелеком»;
- Создать учетную запись Юридического лица - инструкция ;
- Установить и настроить электронные подписи для работы в Кабинете Страхователя - инструкция ;
- Как работать в КАБИНЕТЕ СТРАХОВАТЕЛЯ подробно описано в инструкции пользователя, которую Вы можете скачать .
- Программой "Подготовки расчетов для ФСС"
!
-
Скачать программу можно
;
- Инструкцию по установке программы instruct_fss.zip
можно скачать там же ;
- Краткая Инструкция по установке и настройке АРМ ЛПУ и АРМ ФСС ;
- Инструкцию по работе с программой «Подготовка расчетов для ФСС» можно вызвать из самой программы в меню Справка -> Вызов справки.
Вопрос: Как настроить программу "1С"
для получения и отправки ЭЛН, если она не используется для отправки отчетности?
Ответ: Если Ваша организация сдает отчетность, в том числе в ФСС, в электронном виде, то вы можете настроить программу 1С для работы с ЭЛН. Для этого на компьютере должно быть установлено сертифицированное средство криптозащиты информации (CryptoPro CSP или VipNet CSP) и сертификаты в соответствии с инструкцией (см. раздел АРМ ФСС).
Инструкцию по настройке подписей в программе 1С можно посмотреть .
Вопрос: Что делать, если работодатель по разным причинам не может зарегистрироваться на ПГУ и соответственно работать с ЭЛН в своем личном кабинете?
Ответ:
Запрашивать ЭЛН и направлять по нему сведения в базу ФСС РФ возможно и без регистрации на ПГУ:
- через АРМ «Подготовка расчетов для ФСС»;
- через бухгалтерские системы с интегрированными функциями по работе с ЭЛН.
Вопрос: Каковы обязательные требования для ЭЦП страхователя (работодателя) для подписания и отправки в систему данных по ЭЛН?
Ответ:
Страхователь должен иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) с обязательным признаком ОГРН.
- Организации, выдающие УКЭП, можно найти на сайте Минкомсвязи России .
- На компьютере должно быть установлено сертифицированное средство криптозащиты информации (CryptoPro CSP или VipNet CSP).
- Так же необходимо будет установить сертификаты в соответствии с инструкцией (см. раздел АРМ ФСС).
Вопрос: Какой документ получает на руки застрахованное лицо при оформлении ЭЛН в медицинской организации?
Ответ: На руки застрахованный гражданин получит в медицинской организации талон с указанием уникального номера электронного листка нетрудоспособности. Этот номер впоследствии будет использоваться работодателем, ФСС РФ, а также самим работником при работе в личном кабинете застрахованного. Также в талоне указывается СНИЛС застрахованного, наименование медицинской организации, период освобождения от работы и ФИО врача, выдавшего ЭЛН.
В виде исключения медицинская организация может сообщить застрахованному гражданину информацию о его электронном листке нетрудоспособности в другом, удобном для данной организации виде. Но данная информация ОБЯЗАТЕЛЬНО должна содержать достоверную информацию о номере ЭЛН.
Полную информацию по электронному листку нетрудоспособности работодатель может получить запросив данный ЭЛН с помощью своих программных средств.
Вопрос: Будут ли действовать бумажные больничные?
Ответ: Законодательство предусматривает, что юридическую силу будут иметь как бумажные, так и электронные больничные. Это отчасти обусловлено тем, что не везде еще имеется бесперебойная Интернет связь. Не каждая организация готова выделить средства на закупку ЭЦП, оборудования и другое материально - техническое оснащение.
Вопрос: Может ли работодатель изменить в ЭЛН подписанные и направленные в систему данные?
Ответ: Да. На данный момент такая возможность предусмотренна в большинстве программных средств позволяющих работать с ЭЛН. При отправке корректирующих данных необходимо заполнить обязательные поля "Причина исправления" и "Обоснование исправления". Если у Вас возникают сложности с внесением исправления в ЭЛН в Вашем программном продукте, обратитесь в техподдержку данного продукта.
Вопрос: При запросе ЭЛН в программе АРМ «Подготовка расчетов для ФСС» выдается ошибка "Нарушена уникальность СНИЛС" и в ЭЛН отображаються не полные данные.
Ответ: Данная ситуация возникает, когда данные в справочнике "Застрахованные лица" (раздел Физ. лица в меню Справочники) не совпадают с данными в получаемом ЭЛН. Этот справочник заполняется вручную либо автоматически при получении первого ЭЛН данного застрахованного лица. Эта ошибка означает, что имеется ошибка в данных застрахованного лица в справочнике или запрашиваемом ЭЛН. Если ошибка в справочнике, то необходимо отредактировать или удалить данные застрахованного лица и запросить ЭЛН заново. Если некорректные данные застрахованного указаны в ЭЛН, необходимо связаться с лечебным учреждением для получения дубликата ЭЛН с исправленными данными.
Вопрос: При запросе ЭЛН отображается ошибка: Ошибка сервера: ORA-20001: Пара (регистрационный номер, ОГРН) страхователя не найдена в справочнике.
Ответ:
Данная ситуация возникает, когда:
- Не указан ОГРН в сертификате страхователя;
- Страхователь не найден в Реестре Страхователей по паре (регистрационный номер, ОГРН).
Одной из причин данной ошибки может быть некорректные значения регистрационного номера или ОГРН в настройках используемой программы. Внимательно проверьте данные организации, в том числе на наличие пробелов перед и после заполненных значений.
Вопрос: При получении и отправке ЭЛН выходит сообщение "Подпись валидна", что это означает?
Ответ: При запросе и отправке ЭЛН данные подписываются электронной подписью, которая проходит проверку сервиса передачи/получения данных ФСС. Сообщение "Подпись валидна" означает, что подпись верна и принята сервисом.
Фонд социального страхования (ФСС) РФ разработал современную программу для ЛПУ, с помощью которой появилась возможность вносить данные в листок временной нетрудоспособности. Утилита позволяет заполнить листок нетрудоспособности значительно быстрее и напечатать его на принтере.
В начале лета 2011 года в России были введены больничные листы нового образца с более совершенной защитой от подделок. Сразу же после их выпуска было сделано заявление, что листы нетрудоспособности могут быть заполнены как вручную, так и на компьютере. Однако ФСС не уложился в срок, и программа для заполнения больничных листов не была готова. Со стороны врачей и работодателей сразу же стали поступать жалобы, ведь теперь на оформление и выписку больничного уходило значительно больше времени. Все слова и буквы пришлось заполнять от руки, любая неточность влекла за собой переписывание нового больничного.
Предлагаем вам скачать инструкцию программы для печати больничных от ФСС.
Стоит обратить внимание, в случае использования программы с сервера необходимо установить FireBird. Во время установки происходит автоматическое определение способа эксплуатации, программа самостоятельно копирует базы данных на сервер. Для корректной работы утилиты необходимо назначить права записи БД активным пользователям. Система управления базами данных FireBird должна соответствовать разрядности ОС.
Программа ФСС для печати больничных проста в установке и не отличается какими-то существенными особенностями. Каждый этап установки сопровождается всплывающей информацией на экране, которая соответствует данному этапу. В качестве информации отображаются параметры или же данные о ходе установки программы. По умолчанию интерфейс будет на русском языке.
Стоит отметить один важный момент во время установки Firebird. Если система управления БД устанавливается на сервер более чем с одним процессором, а также расчетное количество юзеров БД больше десяти, рекомендуется использовать конфигурацию программы «Classic Server».