Вы можете не любить планирование, зато его любит ваш мозг. И хотя здесь есть свои плюсы, списки дел (to-do листы) - палка о двух концах. Часто они выбивают из колеи, обескураживают и снижают нашу продуктивность, хотя все должно быть наоборот. FastCompany дает советы, как составлять списки дел, чтобы они были полезны и обеспечивали удовольствие от работы.

Почему от составления списков портится настроение?

Большая часть списков - это длиннющие перечни невероятно скучных заданий. Если вы заполняете рабочий календарь повседневными задачами, с высокой вероятностью вы только ими и будете заниматься. Звучит не так плохо - разве не для этого составляются списки дел?

Нравится нам или нет, некоторые вещи, которые нужно делать, нудны, скучны и утомительны. И если ежедневно на вас сыплются напоминания только о самых неприятных рабочих обязанностях, ваша мотивация со временем улетучится.

Как получать удовольствие от списков дел?

На самом деле, планирование - лучший способ получить побольше удовольствия от работы. Исследования показывают, что люди, которые считают работу своим призванием, испытывают куда больше удовольствия, чем те, кто воспринимает работу не иначе как набор рутинных задач. Другими словами, важно ощущение осмысленности, и грамотно составленный список дел здесь неплохо помогает. Ощущать работу своим призванием можно, когда вы каждый день, каждую неделю и месяц ясно видите значимость собственного вклада.

Для этого нужно, чтобы еженедельнике находилось место для планирования работы над важными лично для вас задачами. Над теми вещами, которые позволяют сделать реальный вклад в общее дело, и именно такой, какой вам хотелось бы.

Конечно, придется приложить усилия. Большинство из нас не умеет продвигаться к выполнению самых важных целей в текущем режиме. Скорее наоборот, самое важное постоянно все время ускользает, выполнение срочных повседневных задач поглощает нас полностью. Вы можете очень хотеть повышения, желать закончить большой проект или улучшить жизнь клиентов, но такие задачи мало кто включает в список дел. Далеко не всегда понятно, какие именно шаги нужно предпринять для их выполнения.

К счастью, составление правильного списка дел помогает разбить процесс достижения комплексной цели на отдельные вполне понятные и преодолимые этапы. Достаточно на некоторое время сделать паузу и немного подумать. В следующий раз, формируя список дел, сделайте осознанное усилие и прикиньте, где именно в расписании на следующую неделю найдется место для таких задач. Придется идти на компромиссы, отложить иди делегировать рутину, но в этом и суть.

Как только вы вычислите постоянно повторяющиеся задачи, мешающие продвигаться в тех областях, которые по-настоящему радуют, вы постепенно начнете находить время на важные вещи (и, возможно, даже научитесь делегировать задачи, которые можно передать). Как только вы станете лучше планировать ту часть работы, что вам нравится, вы начнете лучше относиться даже к самым скучным задачам из вашего списка дел.

Список дел с искусственным интеллектом победит прокрастинацию

За счет встроенного искусственного интеллекта приложение для управления задачами Todoist помогает людям научиться не срывать самостоятельно установленные дедлайны.

Функция "Умное расписание" автоматически предлагает крайнюю дату исполнения задачи, основываясь на привычках пользователя, текущей загруженности и типе задания. Например, планировщик постарается не добавлять больше задач в день, который и так чрезмерно загружен, и будет придерживаться нормальных для пользователя часов активности при назначении дедлайнов. Планировщик умеет определять сложность по названию каждого задания. Так, он поставит задаче "пофиксить баг" больший приоритет, чем задача "прочитать книгу". Заодно решит, на какой день недели ее стоит отнести - на будний или на выходной.

"Умное расписание" работает как с новыми задачами, так и с просроченными. Просроченные задачи можно переносить сразу группами. Смысл в том, чтобы пользователи устанавливали дедлайны, которые они в состоянии соблюдать, а не сдвигали их раз за разом.

На пути к более умным программам

Сегодня весь имеющийся софт не слишком "умный", скорее даже "глупый", он требует, чтобы вы делали всю работу сами. В Doist, компании, которая разрабатывает приложение Todoist, внимательно проанализировали поведение пользователей и обнаружили, что самая большая их проблема - прокрастинация. Примерно у 70% активных пользователей Todoist есть хотя бы одна просроченная задача. А среди них есть своя подкатегория "сноуболлеров", у которых отложенные задачи копятся до тех пор, пока всё не выходит из-под контроля.

Для того чтобы помочь людям с с соблюдением дедлайнов, Doist дала пользователям возможность устанавливать ежедневные и еженедельные цели по выполнению определенного количества задач. Планировщик установит дедлайны соответственно целям, а пользователь затем может сам оценить свою успешность.

Как и любому другому приложению, построенному на машинном обучении, Todoist нужно много данных для построения достоверных прогнозов и точных дат дедлайнов. У Doist пока недостаточно сведений, с которыми можно работать, так как эта функция тестируется в ограниченной бета-версии. Разработчики надеются, что пользователи смогут полагаться на определяемые алгоритмом даты как минимум в 80% случаев.

Мы расскажем вам о пяти проверенных способах, которые помогут вам составить эффективный план на день, не теряя драгоценных минут.

1 Ограничьте свой список дел

Один из самых, казалось бы, нелогичных, но при этом эффективных методов в планировании ежедневных задач, — метод ограничений!
Из всего списка своих дел выберите от 1 до 3 самых важных дел, которые вам действительно нужно выполнить. Обычно именно такие дела заставляют нас задерживаться на работе допоздна или работать вместо ужина.

«Самые важные дела должны быть выполнены в первую очередь. Если вы их отложите на потом — то вы сами не заметите, как собьетесь со своего графика. Выполните их сразу — дальше все пойдет как по маслу!»

После того, как вы проанализировали самые важные дела, верно расставили приоритеты, можно вносить в свой план остальные задачи. Таким образом вы сэкономите массу времени, но при этом увеличите свою продуктивность.

1. Планируйте с вечера
   Ложитесь в постель уже с готовым планом на завтра. Зачастую люди долго не могут заснуть, обдумывая завтрашний день. Отсюда бессонница, недосыпание, плохое состояние и апатия. Чтобы избежать всего этого, составляйте список дел до того, как вы ложитесь спать. Этот способ также поможет вам быть собранными с утра, ведь у вас уже будет готовый план на день, и вы сможете приниматься за самые важные дела.
2. Сосредоточьтесь на настоящем
   Зачастую мы стараемся внести в список дел не только задачи, которые следует выполнить сегодня или завтра, но и в ближайшем и даже дальнем будущем. Такие огромные списки могут внести беспорядок и беспокойство в повседневную жизнь, так как вы начнете концентрироваться абсолютно на всех делах. Выход есть! Составьте один большой список абсолютно всех дел, он послужит вам базой для ежедневного планирования. Выберите несколько задач из общего списка и перенесите их в список дел на завтра. У вас будет два списка: ежедневный список и основной список. Вам также не нужно будет тратить много времени на написание ежедневного списка, вы всегда с легкостью сможете скопировать дела из основного.

2 Оценивайте свои результаты, а не затраченное время

Большинство людей, стараясь организовать свои дела, концентрируются не только на выполнении самих дел, но и на том, как сделать это в предельно сжатые временные сроки. Однако, такая система не работает, так как в итоге мы тратим еще больше времени, но при этом не выполняем наши дела должным образом.
Главное, что вы должны запомнить, — оценивайте свои результаты, а не время, которое вы потратили! Это позволит вам улучшить качество своей работы и при этом вы не будете корить себя за потраченное время.

Не торопитесь выполнять большие проекты сразу. Структурируйте задания, разбивайте на части и выполняйте задания постепенно. Помните работу с текстом из школьных или университетских годов? Никто не учит целый текст целиком, гораздо удобнее разбить его на несколько частей. Используя данную методику, вы постоянно будете контролировать свою работу над проектом, и даже если вы потратите на это несколько дней, будете уверены в себе и в проделанной вами работе.

Хотите оценить свои результаты? Пишите список «выполненных дел». Большинство из нас даже не подозревает, как много дел мы выполняем ежедневно, даже не замечая этого. Запишите свои успехи, и вы получите самую лучшую мотивацию в мире!

3 Полезные привычки

Итак, список дел составлен, вы в прекрасном настроении и, казалось бы, никаких проблем быть не может, но вы никак не можете взяться за дело. Отвлекаетесь, медлите, ходите вокруг да около....

Все, что вам нужно сделать, — это помочь себе взяться за выполнение дел. Лучший способ сделать это — придумать ежедневные привычки, которые и будут вашими напоминаниями . Например, вы начинаете день с чашки кофе, читаете новости, едите свой завтрак, делаете растяжку, бегаете, а после этого принимаетесь за работу... Такая ежедневная рутина будет служить сигналом для выполнения важных дел. Несколько дней такой практики — и вы привыкнете к тому, что после йоги отвечаете на звонки, а после чашки кофе работаете за компьютером. Вам не нужно будет заставлять себя, напоминать, — это войдет в вашу привычку.
Этот же метод можно использоваться при планировании выходных дней . Таким образом вам будет легче влиться в трудовую неделю после отдыха.

4 Найдите источники потери времени

В борьбе за большую продуктивность большинство людей ищут пути решения, которые приносят лишь краткосрочные результаты. Увы, даже если вы поменяете свои ежедневные дела, замените их более важными, не факт, что вы решите свою проблему. Один из ключевых способов улучшить качество своей жизни и научиться справляться со всеми задачами — это определить источник потери вашего времени. Для начала проанализируйте свое утро. На что вы тратите больше всего времени по утрам? На подбор гардероба? Но ведь это можно сделать с вечера. А как насчет дневного времени? Не слишком ли часто вы проверяете социальные сети в течение дня? Как только вы определитесь, на что уходит ваше время, вы сразу же поймете, в каком направлении вам двигаться и какие именно привычки вам следует изменить.

Однако это не значит, что вам придется отказаться от любимых дел. Признайтесь, мы ведь все любим немного расслабиться в течение дня. Как насчет того, чтобы совместить приятное с полезным? Большинство из нас предпочитает просматривать различные сайты по утрам. Почему бы не делать это, пока вы завтракаете или пьете чашечку кофе? Помимо этого, вы можете добавить на экспресс-панель список сайтов, которые вы посещаете каждый день. Это поможет вам сэкономить время в интернете.

5 Научитесь останавливаться

Это прозвучит странно, но умение остановиться и прекратить работу не менее важно, чем умение начать работу. Некоторые люди могут работать часами без перерыва и прекращают работу только когда на улице ночь. Хорошо ли это? На самом деле это привычка довольно негативная, так как именно такие действия приводят к тому, что с утра мы не может взяться за наши дела, оправдывая себя тем, что работали до ночи.

Есть несколько способов, которые помогут вам вовремя остановиться и переключиться на другую активность. Эти простые советы помогут вам улучшить вашу продуктивность.

«Лучше всего остановиться, пока все идет хорошо, и вы уверенны в завтрашнем дне. Если вы будете придерживаться этого принципа, у вас все будет получаться» — Эрнест Хемингуэй.

1. Остановитесь, пока у вас все получается
   Большинство писателей строго придерживаются этого принципа, более того, они утверждают, что если прекратить писать на половине предложения, то завтра будет намного легче начать с этого же предложения. Если вы будете постоянно писать и писать, то рано или поздно вы приблизитесь к той черте, где вам попросту нечего будет сказать. Если вы остановитесь вовремя, вы будете с нетерпением ждать, когда же вы сможете дальше приступить к своей работе. Вы сами будете поддерживать в себе мотивацию.
2. Указывайте сроки исполнения
   Один из прекрасных способов организовать свой день — это установить сроки исполнения задач. Например, вы можете запланировать закончить свои дела до обеда или до вечера. Таким образом вы не только исполните задуманное, но и освободите место для отдыха.
   Здесь следует учитывать также и ваши биоритмы. Если вы сова, то не заставляйте себя делать все важные дела по утрам. Выберите часы своей наибольшей активности и продуктивности и старайтесь именно в это время делать все важные дела.
   Если вы работаете за ноутбуком, то есть простой способ ограничения времени — отсутствие зарядки! Низкий заряд батареи — хороший повод завершить дела вовремя.
3. Стройте планы после работы
   Еще один хороший способ научиться останавливаться — это запланировать что-либо после работы. Не знаете, как вырваться на обед? Запланируйте встречу с друзьями в обеденное время. Не выходите из офиса раньше 8−9 часов, попробуйте назначить свидание на 7 часов вечера, пригласить друзей в гости или просто устроить семейный ужин. Такие простые привычки помогут вам сконцентрироваться на работе и послужат отличной мотивацией для того, чтобы быстрее все закончить.
   Также можно пообещать себе что-нибудь интересное или веселое, если вам удастся закончить пораньше. Поход по магазинам, интересное кино — все, что приносит вам удовольствие. Такие небольшие поощрения пойдут только на пользу.
4. Научитесь отвлекаться от работы
   В вашем графике обязательно должны быть дела, которые помогут вам отвлечься и развеяться. Пройдитесь из офиса домой пешком, сделайте легкие упражнения или погуляйте перед сном. Такие простые занятия помогут вам очистить ваши мысли, расслабиться и приготовиться к новому дню.
   Хорошая практика записывать, как прошел ваш день. Таким образом вы проанализируете свои планы и действия, а также избавитесь от докучающих мыслей о работе.

Более 40% дел в списках задач, так и остаются невыполненными, подсчитала компания iDoneThis . Представьте, сколько денег вы потеряете, если не перезвоните 40-ка процентам своих клиентов или не отправите им КП? Мы разберем, как избежать таких потерь благодаря методике от бизнес-гуру Стивена Кови, а также расскажем, как CRM-системы помогают вести списки дел.

Почему ваши списки дел не работают

Вам наверняка знакомо чувство, когда после рабочего дня выходишь из офиса и понимаешь, что не сделал даже половины запланированных дел. Почему так происходит? Эксперт по личной продуктивности и управлению временем Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок» указывает такие причины:

• Отвлекающие факторы уводят внимание от главных целей и не дают сконцентрироваться;
• Люди сомневаются, что справятся со сложными задачами, поэтому откладывают их выполнение и испытывают стресс;
• При пересмотре списка дел выясняется, что нужны серьезные изменения в жизни. Появляется огромный список задач, который пугает и парализует.

Есть и другие причины, причем, от них никто не защищен - ни прокрастинаторы, ни перфекционисты.

Как вести список дел правильно

Чтобы to-do списки работали, задачи в них необходимо распределить в порядке значимости. Эффективную методику расстановки приоритетов предлагает американский консультант по управлению и руководству Стивен Кови . В основе методики лежит матрица Эйзенхауэра: все задачи распределяются по четырем квадратам в соответствии с их важностью и срочностью.

Квадрат I со срочными и важными делами требует немедленного внимания. Если не выполнить их в ближайшее время, возникнут серьезные проблемы. Этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но ограничиваться ими нельзя, иначе аврал никогда не закончится.

Чтобы срочных важных задач с каждым днем становилось все меньше, Стивен Кови рекомендует максимум усилий посвятить делам из квадрата II . Это важные, но пока несрочные задачи. Вначале для этого придется использовать время, отведенное на квадраты III и IV , а потом квадрат I разгрузится, и появится больше свободных часов.

Как составить список дел на неделю: методика планирования

Разбив задачи на квадраты и поставив в приоритет важное срочное и важное несрочное, можно переходить к составлению списков дел - на день, неделю, месяц, квартал или даже год. Стивен Кови советует организовывать свою деятельность на основе недельного планирования . Это позволяет не просто упорядочить аврал в рамках одного дня, а продумывать перспективу.

Итак, сначала надо внести в календарь крупные события, даты которых известны заранее: деловые встречи, командировки, конференции и т.д. Затем определите нескольких боле или менее крупных целей на эти 7 дней: составляйте цели по и при необходимости делите их на этапы, привязанные к конкретным дням.

Пример, как оформить список дел:

Цель: за рабочую неделю обучить нового администратора фитнес-центра, чтобы со следующей недели он смог приступить к выполнению своих обязанностей.

Понедельник	Познакомить сотрудника с коллективом, показать рабочее место, дать ему доступ в и другие используемые сервисы, создать корпоративную почту, объяснить ежедневные обязанности.
Вторник
Среда	Утром дать сотруднику материалы для изучения, а после обеда обсудить появившиеся у него вопросы.
Четверг	Утром поручить новичку понаблюдать за работой нынешнего администратора, а после обеда поработать самому под его контролем.
Пятница	Провести аудит работы нового сотрудника: проверить знание теории, понаблюдать за его работой на практике.

Чтобы дел в to-do листах было меньше, делегируйте все, что можно. Стивен Кови рекомендует использовать «делегирование руководства». При таком подходе от сотрудника требуется получить в итоге определенный результат, а как его достичь, он решает сам. Больше не надо давать каждому исполнителю строгую пошаговую инструкцию и пристально контролировать каждое его действие. А результат будет превосходить ваши ожидания. Как этому научиться, читайте в статье, .

CRM-системы для управления временем

Даже научившись составлять списки задач, вы можете что-то упустить: потеряете стикер с напоминанием, увлечетесь важным процессом, просто забудете о своем списке дел.

Особенно опасна такая забывчивость в бизнесе: одному клиенту не перезвонил, другому забыл отправить коммерческое предложение, к третьему не приехал на встречу - три сделки сорвались. Чтобы все задачи были зафиксированы в одном месте и сами напоминали о себе, воспользуйтесь CRM-системой. Это удобная программа для управления клиентами, задачами и сделками.

Например, в облачной CRM-системе вы можете и контролировать их выполнение. Программа сама уведомит сотрудника о скором дедлайне и даст знать руководству о невыполненном поручении. Вы сможете постановку задач. Например, можно задать автоматическое напоминание о необходимости продлить договор с клиентом незадолго до его истечения, или связаться с покупателем через какое-то время после сделки и предложить еще какой-то продукт, отправить коммерческое предложение и многое другое.

Теперь вы знаете, как правильно вести список дел. Попробуйте использовать для рабочих задач программу , и вы забудете о сорванных дедлайнах.

Если кто еще не в курсе, я обожаю изучать методики тайм-менеджмента и составлять списки . Домашние уже знают, что вечером в воскресенье я "пропадаю для общества" - закрываюсь в комнате и пишу списки. Сначала я пишу или корректирую список "инициатив" на месяц - это те направления, которые я хочу охватить в конкретном месяце. Не дела, а именно направления. Такой перечень я составляю на отдельной картонке, по совету Глеба Архангельского, потом эту картонку я использую как вкладыш в ежедневник, чтобы "инициативы" всегда были на виду.

После этого я записываю в ежедневнике дела на неделю - туда я помещаю самые важные дела, о которых нельзя забыть! Часто напротив дела я ставлю конкретную дату, когда нужно им заняться.

И - на конечном этапе - я заполняю графу на следующий день, т.е. на понедельник . Обычно понедельник у меня очень тяжелый день, требующий огромных внутренних сил и большой раскачки, поэтому на него я стараюсь не планировать ничего важного. Только приятные мелкие дела, которые помогут "влиться в неделю".

В остальные дни я стараюсь заполнять ежедневник по максимуму, потому что знаю, что, чем больше дел, тем больше успеваешь. По крайней мере, в моем случае это правило работает. Но опять же, я поняла, что все люди по темпу работы делятся на "степенных" и "авральных". "Степенные", как мой муж, выполняют все дела заранее или к сроку, предпочитают работать не торопясь, не перерабатывают и не перенапрягаются, но и часто не умеют отдыхать, не делают больших перерывов в работе, предпочитают трудиться по стандартному графику "от забора и до обеда".

"Авральные", как я, работают всплесками, по гибкому графику, предпочитают сразу хвататься за огромный массив работы, делать его в один присест, а затем долго, порой в течение нескольких суток, приходить в себя, пассивно отдыхая на диване и отсыпаясь, стараются работать по гибкому графику, не в фиксированное время.

А вы в каком темпе работаете? Может быть, есть промежуточные варианты?:)

К чему я все это вспомнила - откопала тут одну из своих старых статей по составлению списков дел, в которой я анализирую опыт тех, кто писал о тайм-менеджменте. Надеюсь, вам будет интересно.

В СПИСКАХ ЗНАЧИТСЯ!

Спискомания тайно захватила мир. Мы постоянно заносим списки дел в ежедневники, компьютеры, мобильные телефоны, используем специальные программы, вешаем «напоминалки» на холодильники и зеркала в ванной, пытаемся разработать систему поощрений, но чаще всего систематизированные дела так и остаются нереализованными.

Почему, задаемся мы вопросом и разводим руками, вспоминая известную поговорку: «Сила есть, воля есть. А силы воли нет!». Однако, возможно, всему виной не отсутствие целеустремленности, а неправильный подход к составлению списков и распределению дел. Между тем, есть специальные методики, которые действительно способны упростить жизнь, например…

100 ДЕЛ ЗА 30 ДНЕЙ
«Господи, я прошу не о чудесах и не о миражах, а о силе каждого дня. Научи меня искусству маленьких шагов»

СУТЬ МЕТОДИКИ: Организатор сайта, коуч-тренер Наталья Одегова утверждает, что потом - значит, никогда . Несделанные дела месяцами висят на нас мертвым грузом, но для того, чтобы сбросить этот груз, недостаточно просто занести «висяки» в список . Сначала нужно понять, почему мы изо дня в день откладываем их выполнение. Возможно, проблема в том, что мы пытаемся объять необъятное. Есть так называемые «дела-слоны», которые невозможно выполнить в один присест. Например, вы можете постоянно переносить в ежедневнике запись «Похудеть!», но лишние килограммы и не собираются уходить. Не торопитесь обвинять себя в лени, виновата именно неправильная постановка цели. Что значит «похудеть»? Эта формулировка слишком обширна и не дает нам детального представления, что именно нужно сделать для похудения. Такое «дело-слон» нужно «есть» по частям . Для начала стоит конкретизировать конечный результат: не просто «похудеть», а «сбросить 3 килограмма и подтянуть мышщы». Дальше определяемся со сроками и поэтапными действиями: «в этом месяце я собираюсь сбросить 1 килограмм путем тренировок под руководством тренера, отказа от сладкой и жирной пищи и плавания в бассейне 2 раза в неделю». «Кусочки слона» записываем в ежедневник. И такие части нужно отделить от «слонов» по всем значимым областям жизни: здоровье, финансы, учеба, работа, личная жизнь. Сто дел набегает очень быстро. Важно, чтобы каждое действие можно было выполнить за один раз.

В отдельный список стоит поместить рутины или повторяющиеся дела, например, утренняя гимнастика, косметические процедуры и так далее . На каждую рутину нужно выделить определенное время. Через 20-30 дней постоянного повторения рутины входят в привычку, и вы будете выполнять их уже автоматически, не заглядывая в ежедневник.

После того, как списки составлены, жизнь значительно упрощается. Вам остается только каждый день по настроению выбирать из списка «100 дел» несколько заданий, которые вам хочется сделать именно сегодня . Не забудьте добавить в перечень и приятные занятия : посмотреть фильм, который давно мечтали увидеть, купить новое комнатное растение, послушать диск с модной музыкой. И, конечно, по итогам выполнения заданий нужно придумать себе поощрение. Успевать все - значит, также успевать отдыхать и радоваться жизни!

ЛИЧНЫЙ ОПЫТ: Чтобы усилить эффективность этой техники, лучше заручиться поддержкой близких или друзей. Например, попросить сестру контролировать ваше выполнение дел или устроить соревнование с подругой, кто быстрее поставит выполненные галочки в списке, а за успех наградить себя совместным походом в спа-салон. Список с делами лучше всего распечатать и повесить над рабочим столом, на холодильник или любое другое видное место . Если дела записаны в блокнот или, что еще хуже, занесены в компьютер, о них быстро забываешь. Проверено на практике! А для абсолютной успешности эксперимента можно вступить в интернет-сообщество, где каждый месяц участники соревнуются, кто успеет выполнить максимум из поставленных задач. Победителя ждет виртуальная слава и реальное удовлетворение своей жизнью.

Продолжение следует...