Что такое канцелярская продукция, как возник этот термин и что он означает? Какие виды товаров относятся к «канцелярии»? Что можно купить в магазинах канцтоваров? На все эти вопросы мы ответим в этой статье, чтобы помочь вам разобраться во всем многообразии канцелярских принадлежностей и узнать, за какими именно покупками стоит отправится в магазин канцтоваров.
Очевидно, что термин «канцелярские товары» произошел от слова «канцелярия», поэтому давайте разберемся, что же это такое. В средние века канцелярией называли специальное место, огороженное решеткой, где, под руководством канцлера, писцы готовили указы, акты и пр. документы. В современном значении «канцелярия» - это название государственного учреждения или его подразделения, занимающегося делопроизводством. Проще говоря, канцелярия занимается работой с документами. И именно отсюда и возник термин канцелярские товары – это принадлежности, которые используются для создания, оформления и хранения документов.
Назвать время, когда появились канцелярские товары как вид, невозможно – у каждого изобретения, которое впоследствии вошло в эту группу изделий, своя отдельная история. Но можно выделить период, когда канцтовары получили широкое распространение за пределами канцелярий и учебных учреждений. В 19 веке канцелярские принадлежности, а конкретнее, принадлежности для письма, стали, что называется, частью этикета. Именно в это время стало популярным и вежливым отправлять красиво оформленные письменные приглашения, записки и ответы на них своим знакомым. Поэтому писчая бумага и пишущие принадлежности появились во многих домах. И, как следствие, канцелярские принадлежности отделились от книжной продукции и «переросли» в отдельный вид товаров.
Бумажная продукция. К канцелярским видам бумажной продукции относятся все виды бумаги для печати и копирования документов, бумага для факса, бумага для записей (как обычная, так и с клеевым краем), всевозможные блокноты, ежедневники, тетради и пр. Сюда же относится бумага для черчения, цветная бумага и картон, а также различная специализированная бумага – калька, миллиметровая бумага, копировальная бумага.
Письменные принадлежности. Здесь все просто – фактически, все письменные принадлежности – это подраздел канцелярских товаров. Это все типы ручек и карандашей, маркеры и фломастеры.
Принадлежности для работы с документами. Сюда можно отнести все товары, которые мы используем для оформления документов и их обработки. Это различные степлеры и дыроколы, ножницы, клей и клейкая лента, расходные материалы, такие как скрепки, скобы и кнопки, ластики и корректирующие средства и др.
Принадлежности для хранения и систематизации документов. Сюда относятся все виды папок и файлов. Это всевозможные папки-регистраторы, скоросшиватели, пластиковые папки-конверты и пр. Выбор таких папок очень большой, как по цветам и материалам, так и по формату и размеру. К этой же категории можно отнести различные обложки для тетрадей, книг и дневников, а также деловые визитницы.
Канцтовары для организации рабочего места. Различные подставки и стаканы для рабочих принадлежностей, органайзеры, лотки и накопители для бумаг, также относятся к канцелярским товарам. В продаже есть также целые настольные наборы, которые состоят из предметов, необходимых для эффективной организации рабочего места в офисе.
Товары для творчества. Все, что необходимо для рисования, лепки, создания поделок и аппликаций из бумаги, также можно отнести к канцелярским товарам. Конечно, если основываться не определении «канцелярских товаров», это не совсем те принадлежности, которые нужны для работы с документами. Но так как многие из аксессуаров для творчества совпадают с типичными канцелярскими принадлежностями, эта группа товаров также «закрепилась» в канцтоварах. Помимо «общих» принадлежностей, таких, как ножницы, клей, карандаши, цветная бумага и др., к канцтоварам для творчества относятся кисти и краски, пластилин и другие материалы для лепки, а также дополнительные аксессуары – стаканчики и палитры, доски и пр.
Подарочные канцелярские товары.
Оригинальные и красивые канцелярские принадлежности считаются одним из наиболее оптимальных подарков для делового человека. Такие подарки и сувениры принято дарить руководителям, партнерам по бизнесу или потенциальным клиентам. Это может быть все, что угодно – ручка или записная книжка, настольный набор, бумажник или визитница, портфель, футляр и многое другое. Главное, чтобы такой подарок отличался качеством исполнения, стильным дизайном и, одновременно, практичностью, и был изготовлен из дорогих качественных материалов.
Сейчас основные виды канцелярской продукции можно купить даже в супермаркетах и обычных киосках, но за большими покупками лучше все-таки отправиться в специализированный магазин, где вам предоставят профессиональную консультацию и широкий выбор нужных товаров.
К тому же, в магазине канцелярских товаров вы сможете купить и дополнительную сопутствующую продукцию, которая может вам пригодиться. Так, например, вместе с канцтоварами для школы вам могут предложить рюкзаки и пеналы, наборы для детского творчества, раскраски, детские книжки и другие товары для детей. Наряду с офисными канцтоварами вы сможете найти в магазине калькуляторы и маркерные доски, а также различные хозяйственные товары для ухода за техникой и офисным помещением. В магазине товаров для офиса и школы вам также всегда подскажут, какие расходные материалы могут понадобится, помогут подобрать все необходимое и ничего не забыть.
Поэтому, если вы готовитесь к закупке канцелярских товаров для работы, ищете поставщика канцтоваров для оптовых закупок, выбираете школьные принадлежности или ищете интересные идеи для творчества, - приходите к нам, мы вам поможем!
Знаменательное событие – ребенок идет в первый класс! Все мамочки посвящают много времени тому, чтобы написать списки вещей и канцтоваров для первоклассника – от обыкновенных ручек до школьной формы. Важно проконсультироваться с будущим учителем и с другими мамочками, чтобы отправить первоклассника в школу со всем необходимым и впредь не переживать за то, что вы могли что-то забыть.
Каждой маме хочется обеспечить своего первоклассника лучшими вещами, чтобы он среди будущих одноклассников выглядел на уровне с остальными детьми. Производству детской продукции уделяется первостепенное внимание, поэтому прилавки магазинов и рыночные витрины зазывно пестрят детскими обновками. Чтобы ничего не забыть и учесть при подготовке ребенка к школе , нужно сделать список того, что нужно купить ребенку в первый класс.
Для начала следует запомнить, что школа предназначена давать детям знания, а не служить подиумом для модных показов. Традиционный светлый верх одежды и темный низ включает массу вариантов цвета: серый, синий, зеленый, черный. Так же, как и светлые тона не ограничиваются только белым цветом.
Хорошо, если в школе, куда пойдет ребенок, выбрана единая школьная форма для всех учащихся: сдал деньги – получил форму, сшитую на заказ по индивидуальным размерам. Конечно, это будет дороже, чем купить готовую, но зато без проблем и особых хлопот.
Список того, что нужно первокласснику из одежды:
Девочкам следует соответственно приобрести юбку вместо брюк, блузки женского покроя, теплую кофточку на «молнии» или пуговицах.
Ограничений в выборе верхней одежды нет, ребенок будет носить то, что по его желанию приобретут родители.
Даже в первом классе дети носят довольно тяжелые рюкзаки, поэтому к покупке аксессуара следует отнестись со всей серьезностью – от правильности выбора зависит осанка ребенка. Желательно предварительно получить консультацию врача ортопеда. Продавцы тоже могут грамотным советом помочь сделать выбор, что нужно ребенку в первый класс:
Иногда в комплекте с рюкзаком продается мешочек для сменной обуви. Если нет, то необходимо приобрести его отдельно.
Желательно заранее приготовить список, какие канцтовары нужны в 1 классе:
Требуется дополнительно узнать в школе, какие принадлежности нужны в 1 классе, чтобы успеть купить все необходимое:
На уроки труда требуются:
Потребности урока рисования обеспечиваются наборами карандашей, фломастеров, красок, обязателен альбом и кисточки.
На урок математики могут дополнительно потребоваться счетные палочки.
С приобретением всех необходимых товаров заканчивается основная подготовка к первому классу.
Во многих современных школах устанавливают свои правила, какие тетради нужны в 1 классе. Этот вопрос желательно перед покупкой обсудить с классным руководителем, чтобы приобрести именно нужные. Также стоит обсудить, надо ли покупать дневник, или его выдадут бесплатно в школе.
Часто в школе предъявляются особые требования по оформлению внешнего вида тетрадей и учебников. Яркий рисунок на обложке рассеивает внимание первоклассника, снижает внимание на уроках, что приводит к плохому усвоению школьной программы, неудовлетворительной успеваемости. При покупке тетрадей требуется ориентироваться на однотонные невзрачные обложки из прочного материала.
Тетради, необходимые для учебы в 1 классе, бывают: в крупную и мелкую клетку, в линейку крупную и косую. Родителям требуется уточнить в школе, что нужно для первого класса? Какие именно прописи требуется приобрести? Продавцы рекомендуют приобретать тетради с плотными листами и обложкой, чтобы они подольше сохранили свой внешний вид.
Закон об образовании в Российской Федерации четко регламентирует, какие документы нужны в первый класс:
Дополнительно требуются документы, подтверждающие проживание ребенка на территории, которая закреплена за данной школой.
Иностранным гражданам или при отсутствии гражданства следует предоставить дополнительно:
Все заявления и прилагаемые документы должны быть оформлены на русском языке или переведены на государственный язык с нотариальным подтверждением. Дополнительные бумаги от родителей или от людей их заменяющих, требовать закон не позволяет. По своему желанию представители ребенка могут предъявлять дополнительные сведения.
После принятия малыша в первый класс администрация школы должна ознакомить родителей с правилами, которые приняты в учебном заведении.
А что требует Ваша школа для первоклассника? Что Вы покупаете ребенку в 1 класс? Расскажите об этом в
СНАБЖЕНИЕ ОФИСА КАНЦТОВАРАМИ: КАК ОПТИМИЗИРОВАТЬ ПРОЦЕСС
Скриптунова Е.А.
"Секретарь-референт" №12 (48) декабрь 2006
Вопрос обеспечения офиса канцтоварами, наверное, наиболее животрепещущий для большинства секретарей небольших компаний или офис-менеджеров компаний покрупнее. Регулярные затраты на канцтовары есть у любого офиса и каждый руководитель заинтересован в том, чтобы, по возможности, эти затраты сократить. Естественно, без ущерба для производственного процесса. Именно вопросу о том, как же минимизировать расходы компании на канцтовары, и посвящена данная статья. Чтобы ответить на этот вопрос, нам необходимо разобраться, каким образом формировать перечень необходимых компании канцтоваров, как выбирать поставщиков, как часто делать закупки, как вести учет расходования канцтоваров. Данные аспекты процесса организации снабжения офиса канцтоварами являются ключевыми в деле сокращения издержек, и на них мы сделаем основной акцент.
Итак, рассмотрим, какие же факторы влияют на расходы компании по статье «канцтовары». Прежде всего, это:
Сам перечень канцтоваров, что именно закупается для производственных нужд и в каком количестве. Или, другими словами, это объем закупки.
В зависимости от специфики деятельности компании этот список может быть минимален (бумага, ручки, папки) или включать чуть ли все возможные позиции из каталога канцтоваров. Другими словами, прежде всего, необходимо выяснить, сколько и каких канцтоваров нужно компании. Простое сокращение данного списка до действительно необходимого уровня уже даст компании существенную экономию.
Стоимость закупаемых канцтоваров.
В идеале решение данного вопроса должно зависеть от политики компании. Если компания стремится за счет дорогих канцтоваров сформировать определенный имидж – то бо льшая стоимость закупаемых канцтоваров имеет смысл. Если же канцтовары не играют в компании имиджевой роли, а просто используются по назначению, тогда покупая более дешевые аналоги можно сэкономить довольно приличные суммы.
Выбор поставщика
Известно, что разброс цен у компаний, занимающихся продажей канцтоваров, довольно существенный. Простое изучение рынка, сравнение цен и выбор наиболее дешевого варианта также может привести к существенной экономии. Однако, на деле довольно редко случается, что секретари проводят такой анализ. Им проще закупать там, где и всегда проводились закупки (возможно даже решение принималось задолго до начала их работы в компании). Кроме того, многие секретари опасаются, что выбор поставщика не входит в их полномочия, и предпочитают действовать по сложившейся традиции.
Налаживание систематичности в закупках.
Наладив учет канцтоваров и обеспечив регулярность закупок можно серьезно сэкономить. Ведь как происходит довольно часто. «Вдруг» что-то заканчивается, и секретарь вынужден это что-то очень быстро закупить. В итоге покупать приходится там, где могут обеспечить поставку в нужный срок. А это довольно часто бывает дороже. Кроме того, делая закупки планово, например, раз в месяц секретарь может обеспечить достаточный их объем для получения скидок и других привилегий (например, бесплатной доставки)
Рассмотрим каждый из этих факторов экономии более подробно.
Перечень необходимых канцтоваров
Очень часто компания закупает значительно больше канцтоваров, чем ей в действительности необходимо. Обычно экономия за счет сокращения объема закупки бывает самая существенная. Поэтому именно с данного пункта мы и предлагаем начать работу по сокращению затрат на канцтовары.
Чтобы оценить так ли это в вашей компании и сэкономить на этом пункте, необходимо последовательно проделать следующие действия:
1) Провести ревизию канцтоваров, находящихся в пользовании и хранящихся у сотрудников и составить полный перечень канцтоваров.
Данную ревизию можно проводить в форме инвентаризации, создав небольшую комиссию, а можно просто попросить всех сотрудников переписать свое канцелярское «имущество».
Для этих целей лучше заготовить единую форму учета, чтобы легче впоследствии было сравнивать. Можно облегчить задачу, заранее вписав в эту форму наиболее типичные группы канцтоваров.
Например,
Наименование |
Количество на момент ревизии |
Ориентировочная потребность в год (по мнению сотрудника) |
Необходимая периодичность (раз в месяц, раз в 2 месяца, раз в квартал, раз в полугодие) |
Примечание |
|
2 пачка |
12 шт. |
1 раз в 2 месяца по 2 пачки |
|||
5 шт. |
12 шт. |
1 раз в квартал 3 ручки |
Последняя закупка – была год назад |
||
Папки-уголки |
20 шт. |
200 шт. |
1 раз в полугодие по 100 шт. |
Если использовать данную форму, то помимо ревизии текущего состояния можно выявить как сотрудник определяет свои потребности. Эта информация пригодится позже для определения периодичности закупок и установлении норм расходования канцтоваров.
После того, как списки составлены, необходимо провести их анализ. Он заключается в том, чтобы сравнить списки сотрудников (или отделов) между собой, выявить и объяснить различия. Если различия не вызваны спецификой деятельности, а определяются субъективными причинами, то имеет смысл скорректировать список канцтоваров.
Например, два бухгалтера, выполняющие идентичную работу в одной компании заказывали разные архивные папки. Один - простые бумажные, стоимостью 5 рублей, а другой пластиковые с замочками по цене 110 руб. Как выяснилось, никакой спецификой деятельности это вызвано не было. Просто один был склонен к экономии, а другому нравились красивые вещи.
2) Определить средний расход каждого вида канцтоваров по отделам и сотрудникам.
Средний расход определяется путем деления общего количества канцтоваров, закупленных за определенный период (лучше всего год) на количество месяцев в данном периоде.
В случае существенных расхождений выяснить причины такой ситуации. Возможно, что какой-то отдел в силу специфики работы объективно тратит больше канцтоваров определенного вида. Если же большее расходование относительно средней величины не вызвано объяснимыми причинами, то либо не продумана организация работы, либо канцтовары просто расходуются неэкономно.
Например, в одной компании, менеджер заказывал больше всех папок. Когда его попросили показать, куда он их расходует, оказалось, что в отличие от своих коллег он заводит отдельную папку на каждого клиента и каждый договор. Его руководитель признал это нецелесообразным и обязал сократить количество папок.
3) Провести совместно с руководителем анализ, действительно ли необходимы те канцтовары, которые закупаются, не заказывают ли сотрудники и отделы лишнее, и пылится ли потом все это великолепие на полках.
Участие непосредственных руководителей сотрудников, особенно на этапе анализа, обязательно. Очень часто бывает, что слишком большой расход канцтоваров напрямую связан неэффективной организацией труда. И даже если на первом этапе руководители будут сопротивляться данной работе, считая, что это пустая трата времени, в итоге они, обычно, бывают благодарны инициатору этой работу. Ведь они получают возможность проанализировать работу своих подчиненных, оптимизировать ее и соответственно не только сэкономить на канцтоварах, но и высвободить время подчиненных для решения других задач.
В результате анализа расходования канцтоваров руководитель отдела узнал много интересных вещей. Один его сотрудник, например, практически не пользовался ежедневниками. С ежедневником он приходил только на совещание отдела, потому что видел, что все так делают. Больше он ежедневником не пользовался. Любую нужную ему информацию записывал на маленьких листочках. Естественно при этом, что он часто терял телефоны партнеров, забывал выполнять поручения, не передавал информацию коллегам. Выяснился данный факт, когда обнаружилось, что он единственный постоянно заказывает блоки маленьких листков для записи. После беседы с этим сотрудником руководитель выяснил, что он имеет весьма смутное представление о тайм-менеджменте (управлении временем). Данный сотрудник был отправлен на обучение, и его эффективность в результате сильно возросла.
4) После проведения учета и анализа текущего состояния по расходованию канцтоваров составляется перечень необходимых канцтоваров на каждое рабочее место (или отдел) с учетом специфики деятельности.
При этом стоит иметь ввиду, что все канцтовары условно можно разделить на две группы:
Канцтовары, которые необходимо закупить разово при организации рабочего места и обновлять в будущем не чаще чем 1 раз в 2-3 года;
Канцтовары, которые необходимо закупать регулярно, с определенной периодичностью.
Поэтому для каждого рабочего места имеет смысл составлять два списка.
Примерный минимальный перечень канцтоваров для организации рабочего места:
Примерный минимальный перечень канцтоваров для функционирования типичного рабочего места (например, менеджера по работе с клиентами)
Наименование |
Примечание |
||
1 пачка в месяц |
|||
Карандаши |
1 в 2 месяца |
Через 3 месяца после организации рабочего места |
|
1 в 2 месяца |
Через 3 месяца после организации рабочего места |
||
Блокноты |
1 в 2 месяца |
||
Скрепки для степлера |
1 упаковка в 3 месяца |
||
Скрепки обыкновенные |
1 упаковка в 3 месяца |
||
1 упаковка в год |
|||
Салфетки для техники |
|||
Папки большие на кольцевом механизме |
10 шт. в полугодие |
||
Файловые папки |
100 шт. в квартал |
||
Папки-уголки |
100 шт. в полугодие |
||
Архивные папки |
100 шт. в полугодие |
||
Папки для презентационных материалов с файлами |
5 шт. в полугодие |
||
Папки-скоросшиватели |
10 шт. в квартал |
||
1 пачка в 2 месяца |
|||
Разделители |
10 шт. в полугодие |
||
Картридж к принтеру |
1 раз в 4 месяца |
||
Ежедневник |
1 раз в год |
||
Визитница |
1 раз в год |
Очень хорошо экономит расходы установление нормы расходования канцтоваров. Если норма израсходована, то сотруднику (или отделу) больше не выдаются определенные канцтовары до истечения срока их расходования. Это стимулирует персонал более бережно относиться к канцтоварам. Но данная мера может иметь и негативные последствия. Бывает, что кому-то нужно существенно меньше нормы и, получая установленное количество канцтоваров, эти сотрудники либо просто их складируют, либо пользуются, что называется, не считая, хотя вполне могли бы обойтись и меньшим количеством. Выход из ситуации можно найти, применяя смешанный подход. Для сотрудников, которые умеют экономить и расходуют меньше всех канцтоваров, все необходимое выдается не по норме, а сколько требуется (что у них всегда меньше нормы). Для тех же, кто склонен к перерасходу, нормы соблюдаются жестко.
Таким образом, по данному пункту экономия сначала происходит за счет сокращения общего списка канцтоваров и исключения из него позиций, которые явно не требуются в работе (вроде пластиковых архивных папок, как в приведенном выше примере). И следующий шаг состоит в том, чтобы сократить количество расходуемых, а значит и закупаемых канцтоваров до необходимого уровня, избегая перерасхода (для этого как ориентир используются нормы расходования).
Стоимость закупаемых канцтоваров
Чтобы каждый раз не проделывать работу по сравнению стоимости канцтоваров необходимо первый раз выполнить ее грамотно и в полном объеме. Для этого можно составить таблицу в Excel и все полученные данные вносить в нее. Чаще же секретари, выяснив все цены и записав их на отдельных листочках, затем принимают решение, а листочки с информацией просто выкидывают. В следующий раз, если необходимо сравнить цены, все повторяется заново, причем с самого начала.
В таблице лучше учитывать не только цену, но и отличия, чтобы в будущем сократить время на принятие решения.
Например,
Наименование |
Вариант 1 |
Вариант 2 |
Вариант 3 |
|||
Еще раз отметим, что не всегда более высокая цена соответствует более высокому качеству. Часто более известные производители назначают большую цену, что называется за бренд. И если компании неважно, например, пишет ли сотрудник ручкой известной марки или обыкновенной ручкой, то, выбрав более дешевый аналог, можно существенно сэкономить.
Выбор поставщика
При выборе поставщика сложно руководствоваться только вопросами цены. Иногда верх берет удобство, например, возможность заказать все необходимое в одном месте или удобная (быстрая, еще до оплаты) доставка.
Но все-таки решение нужно принимать исходя из возможностей компании. Если нужно экономить – то, может быть, имеет смысл поступиться удобством и заказывать разные канцтовары в разных местах, выбирая более дешевые варианты.
Налаживание систематичности в закупках
Чтобы наладить систематичность закупок нужно уделять этому вопросу достаточно внимания. Прежде всего, необходимо решить будете ли вы работать по заявкам или установите нормы расходования. И в том и в другом случае потребуется подготовительная работа. Но и тот и другой вариант позволяет существенно экономить относительно бессистемных закупок (или закупок по мере необходимости). Кроме того, можно использовать смешанный подход: работать по заявкам, но установить нормы расходования и использовать их как ориентир, верхнюю планку для корректировки заявок.
Наиболее существенный вопрос состоит в том, чтобы определить минимальную частоту закупок. Обычно закупать канцтовары чаще чем 1 раз в месяц нецелесообразно. Небольшие компании вполне могут закупать канцтовары и 1 раз в квартал. Далее необходимо определиться, какие канцтовары закупать в каждую закупку, а какие реже. Для этого имеет смысл провести учет и анализ частоты закупок за прошедший год по каждой позиции.
Наш опыт показывает, что компании, которые проделали весь комплекс перечисленных мероприятий и оптимизировали работу по снабжению офиса канцтоварами, смогли сократить расходы на 20 - 50%. Принципы, заложенные в данный комплекс мер, достаточно просты, хотя на практике сплошь и рядом нарушаются: не закупай ненужного; не закупай лишнего; прежде чем купить, сравнивай и выбирай лучшие цены; планируй покупки, не покупай первое, что попадется под руку. Но самое главное, стоит помнить, что если не прилагать усилий и не заниматься этой работой на регулярной основе никакой экономии добиться невозможно. Только постоянный учет, тщательный анализ и креативность в отношении всего процесса могут позволить решить поставленную задачу.
Полноценная работа любого офиса невозможна без наличия канцелярских товаров: ручек, бумаги, скрепок, маркеров, скоросшивателей, файлов, множества папок и другой мелочи. Данные изделия используются для оформления бумажной документации и ведения переписки. Предприятия даже вносят канцелярские товары в отдельную статью расходов. Неважно, какого цвета будет маркер или папка для хранения важной документации, главное, чтобы в офис доставлялась только качественная канцелярия - удобная, безопасная и работающая.
Многообразие производимых канцелярских товаров для офиса просто поражает. Всех их условно можно разделить на: бумажные изделия, офисные, настольные и письменные принадлежности. Ниже предлагаем список канцтоваров, которые всегда пригодятся в офисе. Взято отсюда - товары для офиса - каталог B2B-Korall .
1. Бумага. Она необходима для работы любого офиса. Обычно самой востребованной считается:
2. Самоклеющийся бумажный блок - стикер. В продаже также есть бумага для заметок, но без липкого слоя. Стикеры очень удобны, поскольку листок с информацией можно приклеить на любую поверхность.
3. Конверты. Пригодятся для оправки корреспонденции. Бывают разных размеров (S4, S7, S10, B4, E4 и проч).
4. Блокноты, ежедневники или бизнес-организаторы. В них офисный работник может записывать важную информацию (номера клиентов, адреса организаций), делать пометки, синхронизировать дела по времени.
5. Календари настольные перекидные на текущий год.
6. Подставки и лотки для бумаг. Они позволяют упорядочить, а также систематизировать документацию. Благодаря таким принадлежностям не потеряются важные документы. В продаже есть:
7. Подставки для карандашей и ручек. Могут иметь круглую или квадратную форму. Есть настольные наборы, в которые помимо подставки входят также письменные принадлежности (ручки, ножницы, карандаши, степлер и проч.).
8. Корзина для использованной бумаги и мусора.
9. Папки - незаменимая вещь в делопроизводстве. Ассортимент папок широкий. В продаже есть:
10. Степлер и антистеплер, которые пригодятся для скрепления листов. Их нужно покупать в комплекте со скобами. Для скрепления листов понадобятся и скрепки.
11. Дырокол, который позволяет делать в бумаге отверстия и подшивать документы.
12. Линейки, ножницы и ножи для бумаги, точилки и ластики.
13. Шариковые, чернильные и гелевые ручки. Такой товар должен быть в офисе в достаточном количестве. Дополнительно можно закупить чернила и стержни для ручек.
14. Чернографитные автоматические карандаши и грифели к ним.
16. Корректор.
17. Текстовые или перманентные маркеры. Последними можно писать на разных поверхностях. Маркеры лучше покупать разных расцветок. Есть маркеры для флипчарта (блокнота), досок и окон. Например, для окон подойдет маркер меловой или смываемый марки Edding.
Как закупить канцелярские товары для офиса, чтобы все сотрудники остались довольны.
Как правило, секретарь занимается обеспечением жизнедеятельности офиса компании и именно он назначается ответственным за то, чтобы у сотрудников имелись все необходимые им для работы канцтовары. Как , чтобы все сотрудники остались довольны, и при этом не превысить установленный бюджет расходов - задача довольно сложная. Но если подойти к ее решению грамотно, правильно рассчитать потребность, а также периодичность закупки, останутся довольны все - и руководитель, и сотрудники. Кроме этого, важно выбрать надежного поставщика, который сможет обеспечить оптимальное соотношение цены и качества, оформить с ним договор на поставку . В статье рассказывается, как это сделать.
Прежде всего необходимо проанализировать реальную потребность в канцелярских товарах для офиса с учетом специфики деятельности сотрудников. Можно попросить их составить заявки на те канцелярские принадлежности, которые требуются именно им. Кроме того, нужно часть канцтоваров имеют длительный срок пользования и приобретать их в каждой закупке уже не требуется, а какие-то - являются расходными материалами и требуют постоянного возобновления запасов.
Виды канцелярских товаров для офиса, в список тех, которые можно покупать только раз в один-два года или периодически, по мере необходимости, можно включить:
Эти списки стандартные, их необходимо скорректировать под конкретный офис. В некоторых случаях сотрудникам могут понадобится дополнительные принадлежности, например, резаки для бумаги, наборы для переплетных работ и пр. Поэтому важно при составлении перечня канцелярских товаров для офиса учесть все потребности, чтобы сотрудники имели все необходимое и могли эффективно выполнять свои обязанности.
После того, как составлен перечень канцелярских товаров для офиса, образец можно утвердить приказом или нормативным актом. В дальнейшем, при приобретении канцтоваров, ответственное лицо будет руководствоваться этим списком. Если предприятие крупное, в каждом его подразделении приказом следует назначить лиц, ответственных за подачу заявок на канцтовары. Закупку их нужно будет производить в соответствии с графиком, не дожидаясь, пока закончатся расходные материалы.
Канцелярские товары для офиса, список тех, что потребуются для кабинета руководителя, будет гораздо короче. Но при этом стоимость и качество их будут значительно выше. Это должны быть статусные, но в то же время функциональные и удобные канцелярские принадлежности. Желательно, чтобы они были изготовлены из натуральных материалов - редких пород дерева, кожи.
При решении вопроса о том, как выбрать канцелярские товары для офиса, которые будут стоять на рабочем столе директора, нужно учесть и , и специфику его деятельности, и стиль работы, и личные предпочтения. Чтобы не ошибиться, приобретение дорогостоящих предметов лучше согласовать с самим . Чтобы облегчить выбор канцелярских товаров для офиса, можно показать директору каталог.
Читайте также:
Бюджет, который необходимо выделить на закупку канцелярских товаров для офиса не должен быть ни заниженным, ни завышенным и должен отражать реальную потребность. Чтобы это было действительно так, необходимо регулярно проводить ревизию, и использовать те канцтовары, которые сотрудники могут сдавать за ненадобностью.
Расходы на закупку дорогостоящих офисных принадлежностей для необходимо учесть в бюджете отдельной строкой. Отдельно нужно сделать и расчет потребности директора в канцелярских принадлежностях на календарный период. Для этого нужно будет просуммировать стоимость канцелярского набора руководителя и учесть ее в общем бюджете.
Расчет количества канцелярских товаров, необходимого для одного офисного сотрудника в течение календарного периода. Расчет лимита необходимо произвести в двух вариантах: для новичка и уже давно работающего сотрудника. Это обусловлено тем, что новичку потребуются не только расходники, но и принадлежности длительного пользования. С учетом этого рассчитайте и утвердите или иным распорядительным документом. Перечень канцелярских товаров для офиса образец представлен ниже.
Расчет лимита расходов на одного сотрудника на календарный год. Для расчета можно воспользоваться . Результаты расчета также необходимо представить в двух вариантах - для новичка и уже работающего сотрудника. В первом столбце «Наименование канцелярских товаров для офиса» нужно перечислить канцелярские принадлежности, положенные работнику, а во втором « Лимит на год, шт.» - указать утвержденные нормативы расхода. В третьем столбце «Стоимость единицы товара» проставьте цену в соответствии с каталогом «Канцелярские товары для офиса». В четвертом столбце «Расходы на год по позициям» просчитайте стоимость канцтоваров по каждому наименованию.
Под таблицей выделите две строки. В первой укажите итогом общую сумму расходов на офисные принадлежности рассчитанную на календарный год, во второй - лимит расходов на одного сотрудника на один месяц, для этого итоговая годовая сумма должна быть поделена на 12. Порядок расчета лимита расходов одинаков для обеих вариантов.
Расчет бюджета расходов на канцелярские товары для офиса на компанию или одно из ее подразделений. При расчете используйте формулу:
Е = (L1 х K1) + (L2 х K2) + N, где:
Е - требуемая на календарный период сумма расходов на канцелярские товары для офиса;
L1, L2 - сумма расходов на одного сотрудника (новичка и старого работника);
K1, K2 - количество сотрудников (новичков и старых работников);
N - сумма расходов на канцелярские принадлежности для директора компании из расчета на год.
Понятно, что, составляя бюджет расходов на канцтовары, невозможно учесть всякие непредвиденные случаи и затраты. Те принадлежности, которые необходимо будет докупить и которые не фигурируют в утвержденном списке наименований канцелярских товаров для офиса, могут приобретаться на основании докладных записок. Докладная записка может быть написана либо самим сотрудником, либо его непосредственным руководителем. Главное требование к ее содержанию - четкое и логичное обоснование необходимости дополнительного приобретения канцтоваров. После того, как руководство примет решение по докладной записке и поставит на ней соответствующую визу, может быть скорректирована сводная заявка на ежемесячное приобретение канцелярских товаров для офиса.
В этом вопросе необходимо руководствоваться реальными потребностями сотрудников и удобства того, сотрудника, которому будет поручено осуществлять закупку. Как правило, даже в тех компаниях, где расход канцтоваров велик, достаточно приобретать их раз в месяц и при этом всегда иметь небольшой запас на непредвиденные нужды. В некоторых случаях график закупок может предусматривать приобретение канцелярских товаров для офиса с периодичностью раз в полгода. График закупок можно утвердить распоряжением руководителя.
Чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса, в резерве всегда необходимо иметь набор канцтоваров длительного пользования на случай приема на работу нового сотрудника, а также небольшой запас расходников: бумаги, карандашей, ручек и пр.
Этот порядок может быть утвержден приказом или установлен локальным нормативным актом работодателя, в том числе, инструкцией или Положением о делопроизводстве. Лица, ответственные за каждый этап или полностью за весь процесс приобретения канцелярских принадлежностей должны быть . Ответственность за своевременность и полноту закупок может быть установлена и должностными инструкциями.
Все корректировки в график закупок и нормативы необходимо вносить на основании подписанных руководителем служебных записок . Плановые закупки, не требующие корректировки, можно осуществлять без подачи отдельных заявок от подразделений. Нужно стремиться к тому, чтобы установленный на год лимит не был существенно превышен. В установленные сроки сводные заявки необходимо направлять поставщику, взаимодействие с которым осуществляется на основании соответствующего договора.
При выборе поставщика необходимо поинтересоваться его деловой репутацией. Сведения о том, насколько он добросовестно относится к выполнению взятых на себя договорных обязательств , и через знакомых. Конечно, лучше воспользоваться услугами проверенного контрагента, давно работающего на рынке и имеющего хорошую репутацию.
Попросите поставщика предоставить каталоги продукции, ознакомьтесь с описанием канцелярских товаров для офиса, представленных в них. Основной вопрос - соотношение цены и качества. Конечно, канцтовары, предлагаемые известными европейскими производителями, будут иметь высокое качество, но и цена их будет несопоставимо выше, чем у китайских. Но, если бюджет компании позволяет, канцелярские товары для офиса, рассчитанные на длительное применение, все же следует приобрести повышенного качества. Это гарантия, что их не придется докупать каждые несколько месяцев. А вот карандаши и ручки, ластики, скрепки и прочие расходные материалы можно купить и китайского производства.
Обратите внимание: не стоит экономить на качестве бумаги, используемой для принтеров. Это позволить существенно продлить срок эксплуатации дорогостоящей офисной техники.
Когда в выбором поставщика определились, необходимо заключить с ним договор . Чаще всего, шаблон договора на поставку канцелярских товаров для офиса есть у контрагента. Этот шаблон должен быть адаптирован к конкретным условиям сделки.
Особое внимание необходимо уделить условиям поставки и дополнительным условиям, которые могут значительно снизить стоимость бюджета, изначально запланированного по договору. Так, например, договором можно предусмотреть корпоративную скидку, размер которой может быть постоянным, а может зависеть от объемов закупки.
После правки договор на поставку канцелярских товаров для офиса нужно будет согласовать и подписать у директора компании. Договор подписывается второй стороной, один его экземпляр передается контрагенту, второй - передается в бухгалтерию или юридический отдел организации.
