Автоматизация бюджетирования подготовка и реализация проекта.
Бюджетирование представляет собой ориентацию деятельности предприятия на цели, имеющие стоимостное выражение. Основным постулатом бюджетирования является принцип установления для каждого структурного подразделения предприятия его вклада в итоговую прибыль.
Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО - ознакомьтесь с нашим .
Важным элементом бюджетирования является делегирование финансовых ответственности. Бюджетное управление представляет собой совокупность финансового управления и делегирования финансовой ответственности.
В системе планирования бюджетирование направлено на целеустановки предприятия, выраженные в денежных величинах.
Автоматизация бюджетирования – это одна из сложнейших задач автоматизации функций предприятия.
В процессе организации бюджетного управления, необходимо создать:
Бюджет – это план, сформулированный в стоимостных величинах, который с определенной степенью обязательности выполнения задается структурной единице с полномочиями принимать решения на определенный временной период. Исходя из этого первичной классификацией бюджета является структурная единица с полномочиями принимать решения:
Обычно такие структурные единицы называются ЦФО (центры финансовой ответственности). Важной характеристикой ЦФО является наличие лица, наделенного обязанностями, полномочиями и ресурсами, необходимыми для достижения целей.
Перечень ЦФО есть финансовая структура предприятия. Она может как соответствовать, так и не соответствовать оргструктуре компании.
Принято выделять несколько типов ЦФО:
Исходя из этой информации становится понятно, что для автоматизации бюджетирования необходимо наличие таких справочников как:
Справочник подразделений в принципе характерен для всех предприятий и используется при автоматизации многих функциональных блоков, в том числе и в .
После формирования финансовой структуры предприятия, следует этап определения бюджетной системы (структуры). На этом этапе следует определить конкретные цели внедрения бюджетного управления. Такие как:
В зависимости от этих целей формируется состав бюджетов, наиболее полно подходящий конкретному предприятию.
Существуют два подхода к построению бюджетной системы, которые отличаются своей глубиной.
В первом случае используются и/или всего предприятия который консолидируется из БДДС, БДР подразделений. Такой подход характерен для небольших компаний. Автоматизация такой системы бюджетов с применением сложных информационных систем не является целесообразным. Оптимальным способом автоматизации бюджетирования в этом случае является файл excel, снабженный скриптом для сбора фактических данных из корпоративных баз данных.
Второй подход, представляет собой систему бюджетов охватывающих всю деятельность предприятия. В котором выделяются следующие группы:
Для автоматизации бюджетирования по второму подходу потребуется:
О функционале двойной записи следует поговорить отдельно. Он требуется если в компании будет использоваться бюджет ББЛ.
ББЛ может формироваться расчетным методом. Когда сумма его элементов определяется на основании других бюджетов. Например, для определения «Дебиторской задолженности» потребуются данные «ББЛ» по этой статье за прошлый период, данные «Бюджета продаж» о сумме выручки и данные «БДДС» о поступивших денежных средствах.
Но, как известно баланс представляет собор набор измерений по активам и пассивам, сумма которых должна быть равна. Это достигается с помощью метода двойной записи. И вот как раз для реализации этого метода, необходим функционал, реализующий двойную запись. В который входит:
Третий элемент бюджетного управления, а, следовательно, и проекта автоматизации бюджетирования является определение бюджетного периода. Любой бюджет всегда составляется на определенные период. При определении бюджетного периода необходимо следовать стратегическим целям компании. Недостаточно планировать и оценивать финансовую эффективность в краткосрочной перспективе. Иногда предприятие может допускать кратковременные убытки, но в последующем захватить большую долю рынка.
Но и игнорировать краткосрочные также нецелесообразно.
Системы автоматизации поддерживают разные временные уровни бюджетов, для этого используются справочники сценариев бюджета. В котором один и тот же бюджет (БДДС) можно формировать на различные периоды времени.
С понятие бюджетный период связано понятие бюджетный цикл. Бюджетирование – это непрерывный процесс, в котором составление бюджета на следующий период происходит на базе анализа предыдущего.
Бюджетный цикл включает в себя три этапа:
Длительность бюджетного периода определяется периодом времени от начала первого этапа, до окончания третьего. Так как требуется время на анализ бюджетный цикл всегда больше бюджетного периода.
Объем данных, которые должны быть обработаны, для организации бюджетирования на средних и крупных предприятиях, настолько велик, что этот процесс невозможно реализовать вручную. Поэтому информационные технологии представляют собой тот инструмент, без которого бюджетирование практически невозможно.
В статье мы рассмотрели такое понятие как бюджетирование. Определили его основные этапы. Кроме того, были сформированы основные требования к наличию определенных справочников и функций к информационным системам используемых для автоматизации бюджетирования. Тема бюджетирования весьма обширна и требует множество времени и сил для изучения. Однако в этой статье я постарался дать самые общие понятия о бюджетировании и способах его автоматизации.
Понятие бюджетного цикла подразумевает под собой совокупность действий и мероприятий по формированию бюджета компании. Бюджетный цикл подразделяется на два основных этапа:
1) подготовительные мероприятия к процессу бюджетирования;
2) сам процесс бюджетирования.
Подготовительный этап включает в себя:
1) выявление стратегических ориентиров предприятия;
2) анализ внешнеэкономической среды;
3) выявление стратегических ориентиров бизнес-направлений;
4) формирование внутренних нормативов.
Стратегическое планирование охватывает первые три подэтапа бюджетного цикла. Очень часто стратегическое планирование сводится к составлению годового бюджета на предприятии. Это связано с частыми и стихийными изменениями внешней среды, т. е. изменениями в законодательстве и т. д. В связи с этим стратегическое планирование иногда просто теряет свою значимость и значение в том понимании, в котором оно и должно быть. В современной экономике стратегическое планирование сводится к управлению предприятием в определении цели и соответствия этой цели ресурсам, имеющимся в наличии, в условиях постоянно меняющейся экономической среды, т. е. при стратегическом планировании выбираются приоритетные виды развития, наиболее возможные в современных условиях.
Для любых стратегических целей определены следующие критерии:
1) конкретность;
2) измеримость;
3) достижимость;
4) соотносительность с конкретным сроком достижения.
Второй подэтап бюджетного цикла заключается в формировании прогнозов внешней среды для определения факторов, влияющих на настоящее развитие предприятия, а также на его будущий рост. План данных внешних факторов или макроэкономических показателей утверждается бюджетным комитетом, который создается специально как контролирующий орган для управления бюджетным процессом. К макроэкономическим факторам относятся:
1) прогноз уровня инфляции;
2) прогноз ставки рефинансирования;
3) прогноз валютных ставок и т. д.
Кроме экономических факторов существуют также и неэкономические, такие как:
1) законодательные факторы;
2) факторы конкуренции;
3) факторы политические;
4) факторы рыночные и т. д.
Данной группой факторов нельзя пренебрегать, так как от них зачастую может зависеть гораздо больше, чем от экономических факторов.
Следующий этап бюджетного цикла имеет важность в связи с необходимостью планирования по всем сферам деятельности компании. Здесь выбираются приоритетные направления деятельности.
После этапа подготовки предполагается непосредственно сам процесс бюджетирования. На данном этапе в соответствии с поставленными целями и задачами производится консолидация имеющихся данных, которые до этого были представлены центрами финансовой ответственности. Данные вносятся в единый генеральный бюджет, корректируются по мере необходимости. Затем выводится финансовый результат и остаток денежной наличности на прогнозируемый период.
Бюджетный период – это временной интервал, на который разрабатываются и корректируются бюджеты, осуществляется контроль за их исполнением. Предприятие может составлять одновременно несколько бюджетов, различающихся по продолжительности бюджетного периода (текущий квартальный, среднесрочный годовой, долгосрочный на 3-5 лет и т.д.). Правильный выбор продолжительности бюджетного периода является одной из важных предпосылок эффективности системы бюджетного планирования в целом.
Минимальный бюджетный период – единица измерения бюджетного периода (квартал, месяц, декада и т.д.) по видам бюджетов, т.е. разбивка отдельных бюджетов на подпериоды внутри бюджетного периода.
Бюджетирование – это процесс составления и реализации данного документа в практической деятельности компании. Его можно разделить на следующие стадии :
0-я стадия 1-я стадия 2-я стадия 3-я стадия 1-я стадия (подготовительная) 0-я стадия
Анализ план - факта исполнения бюджета прошлого периода
Составления сводного бюджета отчетного периода
Контроль исполнения бюджета отчетного периода
План- факт исполнения бюджета отчетного периода
Составления сводного бюджета следующего периода
Бюджетный цикл
Таким образом, бюджетный цикл – это период времени от начала 1-й стадии бюджетного процесса до завершения 3-й стадии.
В идеале в компании бюджетный процесс должен быть непрерывным, то есть завершение анализа исполнения бюджета отчетного периода должно совпадать по времени с разработкой бюджета следующего периода.
Общее назначение бюджетного процесса
В самом общем виде назначение бюджетирования в организации заключается в следующем:
Повышение финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений на всех уровнях управления.
Повышение эффективности использования имеющихся в распоряжении фирмы и ее структурных подразделений ресурсов, активов и ответственности руководителей различного уровня управления за предоставленные в их распоряжение ресурсы и активы.
Создание возможности для оценки привлекательности отдельных сфер хозяйствования, которые реализует или которыми собирается заняться в будущем предприятие или фирма.
Более точное определение направлений инвестиционной политики, направлений реструктуризации предприятия.
Укрепление финансовой дисциплины и сочетание стимулирования более эффективной работы структурных подразделений в интересах всей организации.
Инфрастуктура бюджетного процесса
Для внедрения в практику предприятий системы бюджетирования необходим ряд обязательных условий, без которых эта система не сможет работать. Данные условия образуют инфраструктуру бюджетного процесса.
Бюджетный процесс
Аналитический блок:
методология составления, контроля и анализа сводного бюджета;
методики по отдельным подбюджетам;
квалификационныйперсонал
Учетный блок:
финансовый учет;
оперативный учет;
маркетинговый учет; управленческий учет
Организационный блок:
Финансовая структура
Функции подразделений
Регламент взаимодействия
Система ответственности
Программно-технический блок:
технические средства;
программное обеспечение
Рис. Инфрастуктура бюджетного процесса
Для того чтобы процесс бюджетирования начал эффективно действовать необходимо провести ряд подготовительных работ.
Организация бюджетирования включает следующие основные моменты:
Степень функционирования процесса бюджетирования зависит от количества положенных на него усилий и затрат. В крупных компаниях со сложной организационной структурой данным вопросом занимается специально созданный бюджетный комитет - коллегиальный орган, состоящий из представителей всех бюджетных центров. Особенности деятельности бюджетных комитетов зависят от особенностей самих организаций, но общими для всех являются следующие вопросы: трансформация стратегических целей в серию операционных бюджетов, организация рабочих совещаний, утверждение функциональных бюджетов и объединение их в единый мастер-бюджет, рассмотрение отчетов о выполнении бюджетов и дальнейший анализ отклонений, разрешение конфликтов, возникающих в процессе функционирования бюджетной системы.
Бюджет предприятия всегда разрабатывается на определенный временной интервал, который называется бюджетным периодом. Предприятие может одновременно составлять несколько бюджетов, различающихся по продолжительности бюджетного периода. Правильный выбор продолжительности бюджетного периода является одной из важных предпосылок эффективности системы бюджетного планирования в целом.
Бюджетирование, касается не только периода, к которому относится план. Сама разработка плана должна начаться еще до начала бюджетного периода, а процедуры контроля должны завершится после него. Все эти составляющие формируют бюджетный цикл, который включает в себя следующие этапы:
Все эти этапы объединяются в три основные фазы: планирования, реализации и завершения. Ниже в таблицах приведена деятельность всех участников бюджетного процесса по трем фазам бюджетного цикла.
1. Фаза планирования.
|
Этап |
Кто выполняет |
Деятельность бюджетного комитета |
|
1. Постановка целей на период |
Высшее руководство |
Вырабатывает регламент своей работы на следующий бюджетный цикл |
|
2. Сбор информации для разработки проекта бюджета |
Маркетинговые, технологические и экономические службы |
Утверждает формы бюджетной документации. Формы ее представления и критерии оценки выполнения бюджетов. |
|
3. Анализ и обобщение собранной информации, формирование проекта бюджета |
Менеджеры, ответственные за функциональные бюджеты |
Обеспечивает координацию бюджетных центров |
|
4. Оценка проекта бюджета и корректировка его при необходимости |
Бюджетный комитет |
Рассматривает проект бюджета |
|
5. Утверждене бюджета |
Руководитель организации |
Доводит информацию до лиц, ответственных за выполнение бюджета. |
2. Фаза выполнения.
3. Фаза завершения.
Таким образом, сам бюджетный цикл длится гораздо дольше, чем бюджетный период, поскольку начинается до начала бюджетного периода и заканчивается уже после его завершения, когда уже длится фаза реализации следующего цикла.
Однако следует отметить, что процесс бюджетирования на современных предприятиях сталкивается с множеством проблем.
Внедрение системы бюджетирования - сложный и длительный процесс. При его внедрении меняется структура управления, а это всегда связано с изменением функциональных обязанностей персонала. Значит, появляются проблемы, связанные с возможным сопротивлением с его стороны. Кроме того, негативным фактором является отсутствие понимания у участников проекта методологии, принципов бюджетирования.
Отсутствие в фирме достаточного количества сетей и компьютеров приводит к проблемам обмена данными между отделами, предприятиями и различными программными продуктами. Также внедрению бюджетирования препятствуют неправильно подобранные программно-технические средства, либо их неграмотная адаптация. Многие информационные системы работают ненадежно, вероятность ошибки очень велика, а затраты времени на ее исправление исчисляются днями.
Отсутствие инструментов и достаточно долгий срок прохождения документов между верхними и нижними уровнями приводит к тому, что не остается времени на окончательное согласование бюджетов.
Одна из основных сложностей, с которыми приходится сталкиваться при внедрении бюджетирования, - отсутствие стандартной бюджетной формы, которая должна строго соблюдаться. Подобные формы приходится разрабатывать таким образом, чтобы они, с одной стороны, были удобными и информативными, а с другой - не очень громоздкими.
бюджетирование торговый цикл
Как известно, бюджетирование — это производственно-финансовое планирование деятельности предприятия путем составления общего бюджета предприятия, а также бюджетов отдельных подразделений с целью определения их финансовых затрат и результатов. Назначение бюджетирования на предприятии заключается в том, что это основа планирования и принятия управленческих решений на предприятии, оценки всех аспектов финансовой состоятельности предприятия, контроля и управления материальными и денежными ресурсами предприятия, укрепления финансовой дисциплины и подчинения интересов отдельных структурных подразделений интересам предприятия в целом и собственникам его капитала.
На каждом предприятии может быть своя специфика бюджетирования в зависимости как от объекта финансового планирования, так и от системы финансовых и нефинансовых целей. Поэтому, говоря о назначении бюджетирования, необходимо помнить, что в каждой компании в качестве управленческой технологии оно может преследовать свои собственные цели и использовать свои собственные средства, свой инструментарий.
Бюджеты могут быть составлены как для предприятия в целом, так и для его подразделений.
Общий (основной) бюджет — это скоординированный по всем подразделениям и функциям план работы предприятия в целом, объединяющий блоки отдельных бюджетов и характеризующий информационный поток для принятия и контроля управленческих решений в области финансового планирования.
В основном бюджете в количественном выражении рассматриваются будущая прибыль, денежные потоки и поддерживающие планы. Основной бюджет представляет итог многочисленных обсуждений и решений о будущем предприятия, обеспечивает как оперативное, так и финансовое управление.
Расчеты, осуществляемые в процессе формирования бюджета предприятия, позволяют в полном объеме и своевременно определить необходимую сумму денежных средств на реализацию принятых решений, а также источники поступления этих средств (собственные, кредитные, средства инвестора и т. п.).
Обратите внимание!
Эффект от разработки бюджета состоит в повышении степени гибкости предприятия из-за возможности предвидеть результаты управленческих действий, определить базовые установки для каждого направления деятельности предприятия и рассчитать разные варианты, заранее подготавливая ответные действия на возможные изменения как во внешней, так и во внутренней среде.
Кроме того, функции бюджета изменяются в зависимости от того, в какой фазе формирования и реализации он находится. В начале отчетного периода бюджет представляет собой план продаж, расходов и других финансовых операций в наступающем периоде. В конце он играет роль измерителя, позволяющего сравнивать полученные результаты с плановыми показателями и корректировать дальнейшую деятельность.
Для полного осмысления бюджетирования необходимо перечислить функции, которые оно выполняет:
1) аналитическую:
·переосмысление бизнес-идеи;
·коррекция стратегии;
постановка дополнительных целей;
анализ операционных альтернатив;
2) финансового планирования: вынуждает планировать и тем самым обдумывать будущее;
3) финансового учета: вынуждает учитывать и обдумывать совершенные действия в прошлом и тем самым помогает принимать правильные решения в будущем;
4) финансового контроля:
позволяет сравнивать поставленные задачи и полученные результаты;
выявляет слабые и сильные стороны;
5) мотивационную:
осмысленное принятие плана;
ясность постановки целей;
наказание за срыв;
поощрение за выполнение и перевыполнение;
6) координационную: координация функциональных блоков оперативного планирования;
7) коммуникационную:
согласование планов подразделений компании;
нахождение компромиссов;
закрепление ответственности исполнителей.
В общем случае можно выделить пять этапов постановки системы бюджетирования в организации (рис. 1).
Цель первого этапа (формирования финансовой структуры) — разработать модель структуры, позволяющей установить ответственность за исполнение бюджетов и контролировать источники возникновения доходов и расходов.
На втором этапе (создание структуры бюджетов) определяется общая схема формирования сводного бюджета предприятия.
В результате проведения третьего этапа формируется учетно-финансовая политика организации, то есть правила ведения и консолидации бухгалтерского, производственного и оперативного учета в соответствии с ограничениями, принятыми при составлении и контроле (мониторинге) выполнения бюджетов.
Рис. 1. Этапы постановки системы бюджетирования
Четвертый этап направлен на разработку регламента планирования, определяющего процедуры планирования, мониторинга и анализа причин невыполнения бюджетов, а также текущей корректировки бюджетов.
Пятый этап (внедрение системы бюджетирования) включает работы по составлению операционного и финансового бюджетов на планируемый период, проведению сценарного анализа, корректировке системы бюджетирования по результатам анализа ее соответствия потребностям.
Выделяют три основных подхода к процессу бюджетирования:
«сверху вниз»;
«снизу вверх»;
«снизу вверх/сверху вниз».
Подход «сверху вниз» означает, что высшее руководство осуществляет процесс бюджетирования с минимальным привлечением менеджеров подразделений и отделов нижнего уровня. Такой подход дает возможность полностью учитывать стратегические цели компании, уменьшить затраты времени и избежать проблем, связанных с согласованием и агрегированием отдельных бюджетов. Вместе с тем недостаток данного подхода — слабая мотивация менеджеров нижнего и среднего звена относительно достижения целей.
Подход «снизу вверх» применяется на больших предприятиях, где руководители отделов составляют бюджеты участков, отделов, которые потом обобщаются в бюджеты цеха, производства и завода соответственно. Средним и высшим руководителям в этом случае предстоит согласование и координация различных бюджетных показателей. Один из недостатков этого подхода заключается в том, что плановые показатели по расходам завышаются, а по доходам занижаются, чтобы при выполнении получить незаслуженное вознаграждение.
Подход «снизу вверх/сверху вниз» является самым сбалансированным и позволяет избежать негативных последствий двух своих предшественников. При таком подходе высшее руководство дает общие директивы относительно целей компании, а руководители нижнего и среднего звена подготавливают бюджет, направленный на достижение целей компании.
Важно!
Бюджетирование деятельности предприятия реализуется на основе системы мероприятий, документов и управленческих воздействий и включает в себя совокупность взаимосвязанных плановых документов, в которых с обоснованной степенью детализации показателей отражена планируемая деятельность как отдельных центров финансовой ответственности (ЦФО), так и всего предприятия; управленческие воздействия на ЦФО, ориентированные на минимизацию отклонений от бюджета с учетом изменений внешней среды; отчетность ЦФО, позволяющую оперативно, с определенным временным интервалом, анализировать и контролировать выполнение бюджетов отдельными ЦФО и достижение запланированных финансовых результатов предприятием в целом.
Как и любое явление, бюджетирование имеет свои положительные и отрицательные стороны.
Достоинства бюджетирования:
· оказывает положительное воздействие на мотивацию и настрой коллектива;
· позволяет координировать работу предприятия в целом;
· анализ бюджетов позволяет своевременно вносить корректирующие изменения;
· позволяет учиться на опыте составления бюджетов прошлых периодов;
· позволяет усовершенствовать процесс распределения ресурсов;
· способствует процессам коммуникаций;
· помогает менеджерам низового звена понять свою роль в организации;
· служит инструментом сравнения достигнутых и желаемых результатов.
Недостатки бюджетирования:
· различное восприятие бюджетов у разных людей (например, бюджеты не всегда способны помочь в решении повседневных, текущих проблем, не всегда отражают причины событий и отклонений, не всегда учитывают изменения условий; кроме того, не все менеджеры обладают достаточной подготовкой для анализа финансовой информации);
· сложность и дороговизна системы бюджетирования;
· если бюджеты не доведены до сведения каждого сотрудника, то они не оказывают практически никакого влияния на мотивацию и результаты работы, а вместо этого воспринимаются исключительно как средство для оценки деятельности работников и отслеживания ошибок;
· бюджеты требуют от сотрудников высокой производительности труда; в свою очередь, сотрудники противодействуют этому, стараясь минимизировать свою нагрузку, что приводит к конфликтам, вызывает состояние подавленности, страха, а следовательно, снижает эффективность работы;
· противоречие между достижимостью целей и их стимулирующим эффектом: если достичь поставленных целей слишком легко, то бюджет не имеет стимулирующего эффекта для повышения производительности; если слишком сложно — стимулирующий эффект пропадает, поскольку никто не верит в возможность достижения целей.
Организация бюджетирования на предприятиии
Бюджет предприятия всегда разрабатывается на определенный временной интервал, который называется бюджетным периодом . Правильный выбор продолжительности бюджетного периода является важным фактором эффективности бюджетного планирования предприятия.
Обратите внимание!
Как правило, сводный бюджет организации составляется и утверждается на весь бюджетный период (обычно это один календарный год). Это объясняется тем, что за такой промежуток времени выравниваются сезонные колебания конъюнктуры. Индикативно, то есть без утверждения в качестве системы целевых показателей и нормативов, обязательных к исполнению, некоторые показатели бюджетов могут устанавливаться на более продолжительный период (три-пять лет).
Внутри бюджетного периода каждый из бюджетов имеет разбивку на подпериоды. Бюджетирование — процесс составления и реализации данного документа в практической деятельности предприятия. Бюджетный процесс не ограничивается лишь стадией составления сводного бюджета. Вообще процесс представляет собой замкнутый контур финансового управления, включающий три последовательных этапа: этап разработки и проекта сводного бюджета; утверждение проекта бюджета и включение его в структуру научно обоснованного бизнес-плана организации; анализ исполнения бюджета по итогам текущего года (рис. 2).
Бюджетный цикл включает период времени от начала первого этапа до завершения третьего. Бюджетный процесс должен быть непрерывным, то есть завершение анализа исполнения бюджета текущего года должно совпадать по времени с разработкой бюджета следующего года. Таким образом, анализ исполнения бюджета — это одновременно и отправная, и завершающая стадия бюджетного цикла.
Рис. 2. Этапы бюджетного процесса предприятия
Рассмотрим подробнее содержание этапов.
Первый этап (стадия разработки проекта сводного бюджета) заключается в составлении предварительного проекта бюджета на очередной плановый год. Особое внимание при этом уделяется оценке выполнения планов прибыли и рентабельности. Такая оценка основывается на тщательной разработке состава затрат, включаемых в себестоимость продукции. На этом этапе оценивается производственная программа (ее качественные и количественные параметры, изменения ценовой и кредитной политики) и определяется новый производственный потенциал коммерческой организации на основе анализа рациональности использования активов, освоения новых технологий и видов продукции. Составленный предварительный проект бюджета корректируется в связи с изменением внешних и внутренних условий.
На этом этапе требуется работа большого числа задействованного рядового персонала планово-экономических служб и структурных подразделений, которым утверждаются бюджетные задания: цехи основного производства, коммерческая дирекция (отдел сбыта), отдел материально-технического снабжения и пр.
Второй этап (стадия утверждения) сводится к составлению окончательного проекта бюджета и включения его в структуру научно обоснованного бизнес-плана предприятия.
На малых предприятиях сводный бюджет, как правило, разрабатывается бухгалтерией и утверждается президентом организации.
На средних и крупных предприятиях решение об утверждении сводного бюджета могут принимать:
Утвержденный бюджет рассматривается как руководство к действию.
Третий этап — анализ исполнения бюджета по итогам истекшего года. На этом этапе делается анализ финансового состояния предприятия, на основе которого вносятся необходимые коррективы в тактику и стратегию экономического развития организации. Для того чтобы система бюджетирования была эффективной, необходим ряд обязательных условий, без которых эта система попросту не сможет работать.
Во-первых, предприятие должно располагать соответствующей методологической и методической базой разработки, контроля и анализа исполнения сводного бюджета, а работники управленческих служб должны быть достаточно квалифицированными, чтобы уметь применять эту методологию на практике.
Во-вторых, для того чтобы разрабатывать бюджет, контролировать и анализировать его исполнение, нужна соответствующая количественная информация о деятельности предприятия, достаточная для того, чтобы представить себе его реальное финансовое состояние, движение товарно-материальных и финансовых потоков, основные хозяйственные операции. Следовательно, на предприятии должна существовать система управленческого учета, регистрирующая факты хозяйственной деятельности, необходимые для обеспечения процесса составления, контроля и анализа сводного бюджета. Система управленческого учета на предприятии составляет основу учетного блока (компонента) бюджетного процесса.
В-третьих, бюджетный процесс не происходит в «безвоздушном пространстве» — он всегда реализуется через соответствующую организационную структуру и систему управления, существующие на предприятии.
Понятие организационной структуры включает в себя количество и функции служб аппарата управления, в чьи обязанности входит разработка, контроль и анализ бюджета предприятия; совокупность структурных подразделений, являющихся объектами бюджетирования, то есть теми центрами ответственности, которыми назначается бюджетный план и которые ответственны за его исполнение.
Обратите внимание!
Система управления бюджетированием — это регламент взаимодействия служб аппарата управления и структурных подразделений, закрепляющий в соответствующих внутренних нормативных актах и инструкциях обязанности каждого подразделения на каждой стадии бюджетного процесса. Бюджетный процесс является непрерывным и повторяющимся (регулярным). Точно так же регулярно, в соответствующие сроки из аппарата управления, из структурных подразделений должна поступать учетная информация, необходимая для его обеспечения.
С другой стороны, структурные подразделения должны своевременно получать из аппарата управления бюджетное задание и коррективы, вносимые в него в течение бюджетного периода. Следовательно, важнейшей составляющей регламента бюджетного процесса является внутренний документооборот — совокупность регулярных, закрепленных в соответствующих внутренних актах и инструкциях информационных потоков подразделений предприятия в процессе разработки, контроля и анализа исполнения сводного бюджета.
В-четвертых, процесс разработки, контроля и анализа исполнения бюджета предполагает регистрацию и обработку больших массивов информации, что затруднительно сделать вручную. В бюджетном процессе уровень оперативности и качества учетно-аналитической работы существенно повышается, а количество ошибок сокращается при использовании программно-технических средств. Программно-технические средства, используемые структурами предприятия, задействованными в бюджетном процессе, составляют программно-технический блок системы бюджетирования.
В бюджетном процессе можно выделить:
1) аналитический блок, который включает:
· методологию составления, контроля и анализа сводного бюджета;
· методики по отдельным подбюджетам;
2) учебный блок, который включает:
· бухгалтерский учет;
· оперативный учет;
· сбор информации о состоянии рынка;
3) организационный блок, который включает:
· функции подразделений;
· регламент взаимодействия;
· систему взаимодействия;
4) программно-технический блок, который включает:
· технические средства;
· программное обеспечение.
Все четыре компонента бюджетного процесса тесно связаны между собой и составляют инфраструктуру системы бюджетирования на предприятии.
Так, например, внутренний документооборот находится на стыке учетного и организационного блоков, так как, с одной стороны, он охватывает совокупность информационных потоков, напрямую определяемых действующей системой управленческого учета, с другой же — он жестко закреплен внутренним регламентом в виде ряда внутренних нормативных актов, а это уже является частью системы управления.
Выводы
Важным фактором, определяющим эффективность реализации процесса бюджетирования, является точное следование иерархии целей, целевых показателей, мероприятий и бюджетов, затрагивающих несколько уровней управления. Основным элементом в данном случае является иерархия целей.
Цели нижнего уровня управления должны соответствовать целям верхнего уровня управления. Только так на предприятии может быть выстроена эффективная стратегия развития. Целевые показатели, являющиеся количественными измерителями целей, также должны быть связаны между собой четкой иерархической зависимостью. Однако это не означает, что показатели на всех уровнях управления должны быть одними и теми же. Связь между показателями должна строиться в соответствии со связью между экономическими явлениями, которые эти показатели отражают.
Что касается мероприятий, то здесь иерархическая связь может быть двух видов. Первый вид мероприятий проводится централизовано на верхнем уровне управления и затрагивает ряд подразделений, в которых разрабатываются свои мероприятия, но в русле проводимого «наверху». Второй же вид реализуется только на нижнем уровне и связан с верхним уровнем управления через бюджеты.
А. И. Кучеренко, доц. РЭА им. Г. В. Плеханова, канд. экон. наук
