Приказ - это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.
Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.
Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.
Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.
Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:
Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 . В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.
В тексте обычно указываются следующие:
Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.
Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.
Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:
Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.
Руководитель компании может издавать распоряжения для того, чтобы проводить разрешение оперативных вопросов. Ниже вы можете найти образец оформления такого распоряжения. Как правило, такой документ касается интересов лишь небольшого количества сотрудников, а срок действия его ограничен.
Подготовить и оформить распоряжение можно практически в том же порядке, что аналогичные действия касательно , кроме того, имеет смысл ознакомиться со статьей о порядке . Эти вопросы уже были подробно рассмотрены на нашем ресурсе, и вы сможете легко найти интересующую вас информацию. Поэтому, не будем повторяться, а в случае необходимости вы сможете ознакомиться с данными по приведенным выше ссылкам на соответствующие публикации.
В данной статье мы поговорим о том, как составляются и оформляются распоряжения. Поскольку порядок работы с этими документами аналогичен действиям, проводимым с приказами, мы обсудим только различия.
Распоряжения оформляют на специальном . Первая часть текста этого документа должна содержать изложение причин, которые послужили для составления документа. Эту часть текста принято заканчивать словом «обязываю» или «предлагаю», написанным с новой строки или прописными буквами, то есть:
ОБЯЗЫВАЮ
ПРЕДЛАГАЮ
Также допускается печатать данные слова вразрядку и в продолжение строки. В документах федеральных органов власти подобное написание является обязательным. То есть таким образом: о б яз ы в а ю или же п р е д л а г а ю, а дальше идет основной текст. Документы также могут быть оформлены и без этих слов. В таком случае первая часть должна заканчиваться обычным двоеточием, а затем переходят непосредственно к распорядительной части документа.
Предлагаем вашему вниманию образец оформления распоряжения
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Торонто»
(ЗАО «Торонто»)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Мытищи
О замене регистрационного знака на служебном автомобиле Ford Focus
В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Ford Focus, которая усложняет их идентификацию,
ОБЯЗЫВАЮ:
г. Нижнекамск
О назначении ответственных за автотранспорт лиц и выпуск автомобилей на линию в технически исправном состоянии
Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автомобилей и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:
Бородкина Е.С. за автомобиль Honda Civic № В 089 ОР,
Шумского Н.Т. за автомобиль Mitsubishi Lancer № Е 987 РА.
Маркову Г.А. автомобилями Honda Civic № В 089 ОР, Mitsubishi Lancer № Е 987 РА,
Челищеву А.Д. автомобилем Honda Civic № В 089 ОР.
Мы уверены, что предложенные примеры распоряжения помогут вам с легкостью составить свой собственный документ, в соответствии с конкретными условиями вашей организации.
Закрытое акционерное общество «Апрель»
ЗАО «Апрель»
ПРИКАЗ
Об изменении фамилии в учетных документах
В связи с вступлением в брак экономиста планово-экономического отдела Суховой П.П. и сменой фамилии на Ильину,-
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. До 05 марта 2009 г. изменить во всех учетных документах ЗАО «Апрель» фамилию экономиста планово-экономического отдела Суховой Полины Павловны на фамилию Ильина.
2. Настоящий приказ довести до сведения бухгалтерии для внесения изменений в лицевой счет Суховой (Ильиной) и в расчетные документы.
Основание: личное заявление Суховой П.П., копия свидетельства о заключении брака от 15 февраля 2009 г. № 445788123, паспорт 64 55 № 123889.
Генеральный директор Ольховский Р.И.Ольховский
Юрисконсульт Миронов
О.И. Миронов
26.02.2009
Главный бухгалтер Шевелева
И.Ю. Шевелева
26.02.2009
Начальник отдела кадров Петрова
А.М. Петрова
26.02.2009
ОАО «Маяк»
ПРИКАЗ
О назначении комиссии.
В связи с окончанием установки и наладки системы видеонаблюдения,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить инвентаризационную комиссию по проверке наличия и установки имущества и оборудования системы видеонаблюдения в следующем составе:
Председатель комиссии – заместитель директора Сафонов Ю.В.;
члены комиссии – старший администратор Соболев Н.И.,
системный администратор Шишкин А.А.,
кладовщик Коткова М.В.
2. Провести полную инвентаризацию видеооборудования в срок до 20 февраля 2009 года.
3. Ведущему специалисту по электронно-техническому обеспечению Щербакову Ю.И. предоставить акты установки видеооборудования с приложением схем.
4. Результаты проверки доложить актом к 25 февраля 2009 года.
Генеральный директор Ступина
М.Ю. Ступина
С приказом ознакомлен:
Подписи лиц, указанных в приказе
Закрытое акционерное общество «Парус»
ЗАО «Парус»
ПРИКАЗ
Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
В целях замещения временно отсутствующей работницы - старшего товароведа отдела сбыта Власовой О.Д., находящейся в отпуске по беременности и родам, в порядке статей 602 и 151 Трудового кодекса РФ,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 19 февраля 2009 г. и до выхода на работу Власовой О.Д. временное исполнение ее обязанностей, согласно должностной инструкции старшего товароведа, возложить на товароведа того же отдела Токареву Людмилу Алексеевну с ее письменного согласия.
2. Установить, что обязанности временно отсутствующей работницы Токарева Л.А. будет выполнять в пределах своего рабочего времени наряду со своей основной работой.
3. Установить Токаревой Л.А. доплату за временное замещение в размере 5 000 (пяти тысяч) рублей.
4. Уведомить Токареву Л.А., что в случае досрочного отказа от дополнительной работы она должна предупредить об этом генерального директора в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела
кадров Боровикова А.Ю.
Основание:
дополнительное соглашение к трудовому договору от 01 марта 2004 г. № 10.
Приложение:
должностная инструкция старшего товароведа
Генеральный директор Малиновский С.Н. Малиновский
Начальник отдела кадров Боровиков
А.Ю. Боровиков
12.02.2009
Главный бухгалтер Косарева
Г.И. Косарева
12.02.2009
С приказом ознакомлена: Токарева
Л.А. Токарева
12.02.2009
Открытое акционерное общество «Турист»
ОАО «Турист»
ПРИКАЗ
Об отзыве из отпуска Гончаровой И.М.
В связи с необходимостью присутствия на работе переводчика Гончаровой И.М. во время
партнерского визита представителей компании Rivera.ltd из Великобритании
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Отозвать из отпуска переводчика Гончарову Ирину Михайловну на срок с 25 марта
по 27 марта 2009 г. включительно.
2. Предоставить Гончаровой И.М. неиспользованную часть отпуска три календарных
дня в любое удобное для нее время или по ее желанию присоединить к отпуску за следующий рабочий год.
3. В связи с отзывом из отпуска внести необходимые сведения в график отпусков от
13 декабря 2008 г. № 1 и в табель учета рабочего времени за март месяц 2009 г.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела
кадров Устинову Е.Е.
Основание : уведомление Гончаровой И.М. об отзыве из отпуска с ее письменным согласием от 12 марта 2009 г. № 11.
Генеральный директор Воробьев А.В. Воробьев
Начальник отдела кадров Устинова Е.Е. Устинова 20.03.2009
С приказом ознакомлена:
Гончарова
И.М.Гончарова
ВАРИАНТ
Открытое акционерное общество «Мария»
ОАО «Мария»
ПРИКАЗ
О перемещении работника в другое структурное подразделение
В целях равномерного распределения производственной загрузки работников и в связи с получением крупного заказа на изготовление автомобильных чехлов от ЗАО «Круиз»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Переместить закройщицу цеха № 1 Петракову Марину Федоровну в цех № 2 без изменения трудовой функции на срок до выполнения заказа.
2. С настоящим приказом ознакомить Петракову М.Ф. под роспись.
Генеральный директор Ступина М.Ю. Ступина
Инспектор по кадрам Романова
Л.Б. Романова
05.02.2009
С приказом ознакомлен:
_______________ М.Ф.Петракова
(ОАО «Маяк»)
ПРИКАЗ
19 марта 2009 г. № 17-л/с
Москва
О предоставлении другого дня отдыха
Парамонову Е.Р. в связи с возвращением из командировки в выходной день
В связи с тем, что ведущий инженер опытно-конструкторского отдела Парамонов Е.Р. вернулся из командировки из ООО «Весна» (г. Екатеринбург) в выходной день (в субботу, 17 марта 2009 года в 14:30),
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Предоставить Парамонову Евгению Романовичу вместо 17 марта другой день отдыха (отгул) в течение марта месяца 2009 г. в любой рабочий день по выбору работника.
2. Внести в связи с этим необходимые сведения в табель учета рабочего времени за март месяц 2009года.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров Славину Д.И.
Основание
: командировочное удостоверение от 12.03.2009 № 21 с отметкой о выбытии из 000 «Весна» 17.03.2009, авиационный билет «Екатеринбург-Москва» с отметкой о прибытии в Москву 17.03.2009 в 14:30.
Генеральный директор Таранов
Л.Ю. Таранов
Начальник отдела кадров Славина
Д.И. Славина
19.03.2009
С приказом ознакомлен:
Парамонов Е.Р. Парамонов
19.03.2009
Открытое акционерное общество «Маяк»
(ОАО «Маяк»)
ПРИКАЗ
«21» февраля 2010 г. № 17-л
г. Самара
О внесении изменений в организационную структуру, численный состав и штатное расписание предприятия
В целях совершенствования организационной структуры, оптимизации численного состава организации, -
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать с 01.06.2010 в ОАО «Маяк» управление организационно-правовой и договорной работы на базе организационного, юридического отделов и группы по работе
с заказчиками и подрядчиками. Установить предельную численность состава управления организационно-правовой и договорной работы на 2010 год - 32 должностные
единицы, в том числе:
1.1. Администрация управления - 2 штатные единицы.
1.2. Организационный отдел - 10 штатных единиц.
1.3. Юридический отдел -10 штатных единиц.
1.4. Отдел договорной работы - 10 штатных единиц.
2. Начальнику отдела кадров к 01.03.2010 во взаимодействии с председателем аттестационной комиссии организации представить предложения по перемещению работников,
указанных в п. 1, структурных подразделений, их доукомплектованию, а также кандидатуры на должности начальника управления и его заместителя. Обратить особое
внимание на соблюдение законности при рассмотрении вопросов, связанных с перемещением и в особенности с увольнением работников, должности которых в связи с
указанными организационными изменениями подлежат сокращению.
До 01.04.2010 во взаимодействии с заместителем генерального директора по управлению и главным бухгалтером обеспечить внесение необходимых изменений в действующую
организационную структуру, численный состав и штатное расписание ОАО «Маяк».
3. Ввести в действие с 01.06.2010 уточненную организационную структуру, численный состав и штатное расписание предприятия (проекты соответствующих документов
представлены в приложениях № 1-3 к настоящему Приказу).
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя генерального директора организации.
Приложение: по тексту, на 8 листах.
Директор личная подпись
А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись
Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись
Д. Е. Жукова
Приказа об утверждении графика отпусков и плана командировок работников предприятия.
Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ
«17» декабря 2010 г. № 123-л
г. Самара
Об утверждении графика отпусков и плана командировок работников предприятия на 2011 год.
В целях надлежащей организации работы по предоставлению ежегодных оплачиваемых отпусков работникам предприятия, их направлению в служебные командировки, -
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить график отпусков работников ОАО «Маяк» на 2011 год (приложение № 1 к настоящему Приказу).
2. Утвердить план служебных командировок работников организации на 2011 год (приложение № 2 к настоящему Приказу).
3. Начальнику отдела кадров во взаимодействии с заведующим канцелярией до 30.12.2010 обеспечить подготовку выписок из указанных в пп. 1 и 2 настоящего Приказа
и их оперативное доведение до сведения начальников структурных подразделений под роспись.
4. Начальникам структурных подразделений довести до сведения подчиненных (в части касающейся) сроки предоставления очередных оплачиваемых отпусков, направления
в служебные командировки на 2011 год.
Предложения и ходатайства о внесении изменений в графики отпусков и план командировок, утвержденные на 2011 год настоящим Приказом, направлять в исключительных
случаях начальнику отдела кадров не позднее чем за 5 рабочих дней до планируемой даты предоставления отпуска или направления в служебную командировку, а в
безотлагательных случаях - немедленно. Иметь в подразделениях резерв работников для направления в служебные командировки взамен заболевших, выбывших и т.п.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора организации.
Приложение: по тексту, на 4 листах.
Директор личная подпись
А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись
Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись
Д. Е. Жукова
Вариант
Приказ о подготовке противопожарных мероприятий
Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ
г. Самара
О дополнительных мерах по обеспечению пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» в летний период 2010 года
В связи с наступлением летнего периода для обеспечения пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» согласно Правилам пожарной
и технической безопасности в Российской Федерации (ППБ-01-93), -
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю директора по административно-хозяйственному и материально-техническому обеспечению принять дополнительные меры по созданию и поддержанию
пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений организации в предстоящий летний период. Перечень мер отразить в проекте плана, который после
согласования с заинтересованными сторонами представить мне на утверждение к 01.06.2010.
2. Назначить ответственными за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» должностных лиц согласно прилагаемой
схемы закрепления территории предприятия (приложение № 1 к настоящему Приказу).
3. Должностным лицам, поименованным в приложении № 1 к настоящему Приказу, до 01.06.2010 в пределах участков закрепленных территорий своей властью определить
ответственных за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации в каждом рабочем помещении и на прилегающей к ним вспомогательной (технической, хозяйственной и проч.) территории.
Списки ответственных вести в рабочих тетрадях по форме, указанной в приложении № 2 к настоящему Приказу.
Ответственным за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации в рабочих помещениях и на прилегающей к ним вспомогательной территории:
3.1. Разместить на информационных досках схемы эвакуации на случай пожара, схемы размещения средств пожаротушения, списки пожарных расчетов, инструкции о
порядке действий на случай пожара, номера телефонов для вызова пожарной команды.
3.2. Иметь в рабочих помещениях (на прилегающей к ним вспомогательной территории) исправные средства пожаротушения, укомплектованные аптечки, мешки для выноса
документов, несгораемые чехлы (кожухи) для укрытия особо ценного имущества и техники.
3.3. До 05.06.2010 провести 2-часовые инструктивно-методические и практические занятия с работниками, выполняющими возложенные на них обязанности, в
соответствующих рабочих помещениях и (или) на прилегающей к ним вспомогательной территории. В ходе занятий отработать порядок эвакуации на случай пожара,
разъяснить правила применения средств пожаротушения, определить маршруты выноса и места складирования эвакуируемых документов, имущества, техники.
4. Начальнику нештатной пожарной команды предприятия:
4.1. До 25.05.2010 проверить и привести в готовность к применению на случай пожара все имеющиеся средства пожаротушения, противопожарную и пожарно-охранную
сигнализацию, при необходимости подать заместителю директора по АХМТО заявку на доукомлектование указанными средствами по форме, указанной в приложении № 3 к
настоящему Приказу.
4.2. В период с 25.05 по 05.10.2010 обеспечить действенный, систематический контроль за исправностью систем автоматической пожарной защиты, содержанием
в надлежащем состоянии системы противопожарного водоснабжения, наличием и состоянием первичных средств пожаротушения, путей эвакуации и соблюдением противопожарного
режима на объектах, в зданиях и сооружениях предприятия.
4.3. До 01.06.2010 проверить наличие и при необходимости разместить на дверях основных и запасных выходов соответствующие указатели, а также таблички с
фамилиями ответственных за пожарную безопасность в каждом рабочем помещении (на основании данных, полученных от начальников структурных подразделений).
4.4. До 05.06.2010 провести с составом нештатной пожарной команды 4-х часовую внеплановую тренировку. В ходе тренировки практически отработать основные
вопросы наиболее эффективного применения средств пожаротущения, а также порядок взаимодействия с городской пожарной командой.
5. Секретариату во взаимодействии с начальниками структурных подразделений до 05.06.2010 обеспечить распространение среди работников ОАО «Маяк» прилагаемой
Памятки о мерах пожарной безопасности (приложение № 4 к настоящему Приказу).
6. На период с 25.05 по 05.10.2010 категорически запретить в рабочих помещениях и на прилегающей к ним вспомогательной территории:
6.1. Курение, за исключением мест, указанных в приложении № 5 к настоящему Приказу.
6.2. Пользование открытым огнем.
6.3. Пользование неисправными нагревательными, осветительными и иными электроприборами (в том числе чайниками, микроволновыми печами, кипятильниками и т. п.).
6.4. Производство сварочных и иных аналогичных работ без соответствующего разрешения главного инженера и начальника нештатной пожарной команды.
6.5. Загромождение выходов из рабочих помещений и маршрутов эвакуации.
6.6. Использование не по предназначению средств пожаротушения.
7. Начальникам структурных подразделений лично и через своих подчиненных ежедневно контролировать соблюдение пожаробезопасных условий эксплуатации в пределах
закрепленной территории. Результаты контроля фиксировать в рабочих тетрадях по форме, указанной в приложении № 6 к настоящему Приказу.
Виновных в нарушении пожаробезопасных условий эксплуатации привлекать к ответственности своей властью, а при повторных нарушениях - представлять виновных к
привлечению к ответственности властью старших начальников.
8. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора по АХМТО.
Приложение: по тексту, на 24 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова
Вариант
Приказ об организации контроля за исполнением документов
Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ
г. Самара
О дополнительных мерах по организации контроля исполнения документов предприятия
В целях совершенствования документационного обеспечения управления ОАО «Маяк»,-
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю директора по общим вопросам во взаимодействии с заведующим канцелярией до 15.08.2010 разработать и, по согласовании с заинтересованными
сторонами, представить мне на утверждение проект плана дополнительных мер, направленных на оптимизацию системы контроля за исполнением документов в организации.
При разработке проекта плана руководствоваться положениями Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по ДОУ (Минтруд РФ, 1995), Типовой
инструкцией по делопроизводству (утверждена приказом Минкультуры РФ от 08 ноября 2005 г. № 536), Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2007 г.).
В проекте плана предусмотреть:
1.1. Мероприятия по повышению эффективности функционирования системы контроля исполнения документов организации.
1.2. Мероприятия по дополнительной профессиональной подготовке работников ОАО «Маяк», ответственных за осуществлением контроля исполнения документов.
1.3. Мероприятия по материально-техническому, финансовому и иным видам обеспечения для надлежащего функционирования системы контроля исполнения документов.
1.4. Разработку Инструкции по контролю исполнения документов в структурных подразделениях.
1.5. Разработку инструкций для работников, ответственных за организацию систематического контроля исполнения документов (взамен действующей), уделив особое
внимание совокупности действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов или предписываемых ими действий.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам.
Директор личная подпись
А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись
Е. В. Кашина
Приказы по личному составу относятся к ключевым источникам документооборота на современных предприятиях. В чем заключается специфика их составления? Как могут выглядеть данные документы?
Законодательство России, регулирующее кадровое делопроизводство, предполагает регулярное применение на предприятиях различных локальных правовых актов. В числе таковых — приказы. Принято классифицировать их на 2 основные разновидности. А именно:
В данном случае речь идет о правовом акте второго типа.
Приказ по личному составу — разновидность распорядительной документации предприятия. Данные источники издаются фирмой в целях юридического оформления:
Данные задачи предполагают, что фирма будет издавать соответствующие виды приказов по личному составу. Какими они могут быть?
Например, есть приказы:
Внесение и корректировка сведений, фиксируемых в трудкнижках и иных кадровых документах, во многих случаях осуществляется на основе приказов, о которых идет речь.
На российских предприятиях активно используются унифицированные приказы по личному составу — на основе форм, утвержденных в различных источниках права. Главный из них — Постановление Госкомстата № 1, которое было издано ведомством 5 января 2004 года. Выделяют следующие основные виды приказов по личному составу, что определены соответствующим Постановлением:
Стоит отметить, что в документообороте предприятий могут использоваться также собственные формы приказов, если это не запрещено законодательством. Это также возможно в том случае, если тот или иной образец приказа по личному составу в виде унифицированной формы не утвержден законодательно.
Если фирма составляет тот или иной документ самостоятельно — рекомендуется применять положения специального государственного стандарта, ГОСТ Р 6.30-2003. Как может выглядеть унифицированный приказ по личному составу? Пример подобного документа — на картинке ниже.
В данном случае рассматривается по унифицированной форме № Т-1.
Унифицированные формы приказов чаще всего применяются в бюджетных организациях, а также на государственных предприятиях. Во многих случаях это обусловлено наличием утвержденных ведомственных образцов источников.
В свою очередь, в частных фирмах довольно часто применяются собственные бланки приказов. Но, как правило, только в тех случаях, когда для решения задач кадровой службы не утвержден унифицированный документ. Если таковые находятся в обороте, то обычно предприятия не тратят время на создание новых бланков, которые, по сути, будут дублировать унифицированные. Которые к тому же характеризуются довольно высокой степенью удобства, с точки зрения структуры.
Как могут выглядеть разработанные фирмой самостоятельно образцы кадровых приказов? Пример одного из них — на следующей картинке.
В данном случае рассматривается образец приказа об утверждении Он, как правило, представлен в довольно простой структуре.
Отметим, что обычно у предприятий нет особых причин заменять унифицированные бланки внутрикорпоративными образцами — если только в фирме не организовано особо сложных форматов производства, требующих учреждения отдельных механизмов учета. Или же, если их структура достаточно проста — как в случае с графиком отпусков.
Можно отметить, что существует довольно много критериев классификации приказов, о которых идет речь. В числе таковых — структура документа. Рассмотрим ее особенности подробнее.
Итак, важнейший критерий классификации рассматриваемых приказов — структура. В соответствии с ним документы делятся на основных 2 типа — простые и сложные.
Приказы 1 типа характеризуются наличием 1 распорядительного блока (со словами «принять», «освободить от должности», «перевести» и т. д.). В случае если это, к примеру, приказ о назначении 1 специалиста, то он будет рассматриваться как индивидуальный, если в его юрисдикции — несколько сотрудников, то он будет именоваться сводным документом.
Если в источнике несколько распорядительных блоков, то он будет считаться сложным. Они довольно распространены, но их применение считается весьма трудоемким процессом даже при использовании современных технических решений, поскольку в этом случае может возникнуть необходимость в сопоставлении больших объемов данных, которые расположены в разных разделах, по существу.
Теперь перейдем к изучению различных элементов структуры документа, которые могут содержать приказы в организации.
Главный элемент приказа — раздел. Он состоит из пунктов. Они должны включаться в приказ на основании определенного документа. При этом на него нужно привести ссылку. Если составляется, к примеру, приказ о назначении человека на какую-либо должность, то соответствующие пункты могут включаться в документ на основании:
Рекомендуется вписывать в приказ слово «основание», после — указывать ссылку на тот или иной документ. В рассматриваемом источнике должен быть отражен тот факт, что человек, назначенный на ту или иную должность, ознакомлен с положениями приказа. В данном случае нужно включать в документ фразу «с приказом ознакомлен», после которой сотрудник, изучивший соответствующий источник, ставит свою подпись и указывает дату.
В приказах — в частности, если кадровое делопроизводство осуществляется, опять же, в целях отражения факта назначения сотрудника на должность, необходимо приводить юридически значимые формулировки. Например, связанные со сроком заключения контракта с работником, величиной его зарплаты, расписанием его работы.
Таким образом, типичная структура приказа по личному составу предполагает наличие в нем блоков, отражающих:
Рассматриваемые документы могут дополняться различными приложениями. Они могут быть представлены в самом широком спектре. Так, в приложениях к приказам по личному составу могут отражаться перечни должностей сотрудников, находящихся в юрисдикции соответствующего документа. В приложении к приказу могут фиксироваться данные, которые проблематично отразить непосредственно в тексте документа — например, это могут быть графики, картинки, схемы, необходимые для разъяснения текстового содержания документа.
На что следует обращать особое внимание при оформлении рассматриваемых документов?
Прежде всего, как отмечают эксперты, составление приказов по личному составу не должно осуществляться с использованием сокращений. Формулировки следует включать в документ без сокращений.
Следующий важнейший критерий корректного оформления соответствующих документов — отсутствие в них сведений об источниках с разными сроками хранения. Например, связанные с отпусками и командировками приказы по личному составу хранятся в соответствии с действующими стандартами 3 года. Документы, отражающие сведения о приеме сотрудников на работу, должны храниться в архиве фирмы 75 лет.
Таким образом, в каждом приказе должны быть отражены данные об источниках с одинаковым сроком хранения.
Полезно будет рассмотреть основные этапы издания документов, о которых идет речь.
Прежде всего, стоит отметить, что в зависимости от конкретных стандартов, по которым в фирме осуществляется кадровое делопроизводство, приказы по личному составу могут составляться по разным принципам. Но в общем случае их издание предполагает решение ответственными специалистами фирмы таких задач, как:
Решение первой задачи может быть осуществлено с использованием сведений, которые содержатся в внутрикорпоративных справках, актах. Внутренние приказы, как правило, основываются на локальных правовых актах, и их перечень может быть весьма широким. Проекты документов, о которых идет речь, обычно составляются при участии ответственных сотрудников кадровых служб предприятия. При этом их работа может вестись на основании представлений, что подписываются руководителями различных структурных подразделений фирмы.
В качестве основы для соответствующих документов могут применяться образцы кадровых приказов, которые традиционно используемые компанией. Главное при решении рассматриваемой задачи — внимательно изучить факторы, предопределяющие издание документа, основания для разработки приказа. Важно, чтобы формулировки, которые включаются в соответствующий документ, соответствовали нормам законодательства.
Следующая задача ответственных специалистов фирмы, составляющих тот или иной образец приказа по личному составу — собрать необходимую информацию в целях издания документа. Она может быть представлена:
После того как информация собрана, компетентные специалисты разрабатывают непосредственно проект приказа по личному составу. Решение данной задачи предполагает, прежде всего, корректное оформление документа. В нем желательно указать, что разрабатывается именно проект, образец приказа по личному составу, а не официальный локальный правовой акт. То есть — написать на документе слово «проект». Однако, текст в источнике должен быть приведен максимально приближенный к тому, что должен присутствовать в официальном приказе. Возможно, что компетентный руководитель предварительно утвердит текст документа в изначальном виде.
Если приказ — по форме, а также по содержанию, согласован — сразу или же с корректировками, то его можно направлять на подписание. В чем заключается данная процедура?
В принципе, в ней нет ничего сложного — главное, чтобы у человека, заверяющего документ, были на то полномочия. Как правило, подписывает приказы по личному составу руководитель фирмы. К нему передается полностью подготовленная форма — унифицированная или внутрикорпоративная, с информацией, что внесена в нее ответственными специалистами. Подписание документа предполагает указание должности человека, руководящего фирмой, его Ф. И. О., а также проставление им подписи.
В соответствии с правилами, которые установлены внутри фирмы, осуществляется, если это необходимо, аннулирование документа.
После заверения руководителем документ передается сотруднику, который должен с ним ознакомиться. Тот факт, что человек изучил документ, может подтверждаться его подписью на приказе или дополняющей его регистрационной форме.
Изучим теперь то, как осуществляется ведение приказов по личному составу. Главная задача, которую решают ответственные сотрудники фирмы при этом — регистрация рассматриваемых документов.
Процедура, о которой идет речь, предполагает внесение сведений о приказе в специальных внутрикорпоративных регистрах. Считается, что тот или иной утвержденный образец приказа по личному составу приобретает юридическую силу только по факту регистрации соответствующего источника в компании. Если данная процедура в отношении документа не осуществлена, то правовые последствия — для сотрудников и руководства фирмы, не наступают.
Регистрация приказов по личному составу, как мы отметили выше, является важнейшим аспектом ведения данных документов. Соответствующая процедура предполагает решение 3 задач:
Регистрироваться в фирме должны все источники, классифицируемые как распорядительные, отчетные, финансовые. Должны вноситься во внутрикорпоративные регистры сведения и о документах, которые поступают от сторонних хозяйствующих субъектов. Приказы по личному составу, как и любой другой источник, при регистрации получают индивидуальный номер, а также индексы, необходимые с точки зрения оптимальной классификации соответствующих источников.
Регистрироваться в кадровом учете должны все документы, которые подлежат исполнению, а также используются в целях учета и информирования заинтересованных сотрудников о тех или иных хозяйственных фактах. Приказы по личному составу, безусловно, относятся к таким источникам.
Процедура регистрации документа осуществляется 1 раз — непосредственно при их издании руководством (как в случае с приказами, о которых идет речь) или же при поступлении со стороны внешнего субъекта. В случае если источник перемещается из одного структурного подразделения фирмы в другое, то повторно регистрировать его не нужно.
Существует 3 основных метода регистрации источников, используемых в документообороте организации.
Во-первых, это журнальная регистрация, предполагающая детальное отражение в специальных регистрах сведений о том, в какой структуре и в каких целях издан тот или иной приказ по личному составу, пример какого-либо приложения к нему.
Во-вторых, есть карточный формат регистрации сведений об источниках, что используются в рамках внутрикорпоративного документооборота. Он представляет собой оформление контрольных карточек для источников, а также их объединение в специализированные картотеки.
В-третьих, есть автоматизированная регистрация документов. Она предполагает внесение сведений о приказах, о которых идет речь, и иных источниках, во внутрикорпоративные регистры автоматически — с использованием специального ПО и необходимой инфраструктуры (например, принтеров, сканеров, сетевых интерфейсов).
Существует нормативный акт, в соответствии с которым должны регистрироваться нормативные документы — Приказ Минкультуры РФ № 536, который был принят 8 ноября 2005 года. Данный источник права предполагает отражение в регистрах:
Внесение в реестры организации сведений о тех или иных приказах может осуществляться и с применением иных критериев их классификации. Например, кадровая служба может подразделять соответствующие источники на те, что связаны конкретно с отпусками сотрудников, командировками, выдачей им поощрений. Обычно чем большее количество приказов формируют документооборот фирмы, тем более оптимальным будет классифицировать их в отдельные базы в рамках реестра.
Еще один важнейший аспект ведения приказов в фирме — их хранение. Выше мы отметили, что приказы по личному составу хранятся в зависимости от конкретного назначения документа в рамках определенных сроков. Поэтому документы, классифицируемые по соответствующему признаку, должны размещаться в разных местах.
Любой приказ по личному составу (бланк для него) необходимо хранить отдельно от тех источников, которые имеют отношение к основной деятельности предприятия. Документы, зарегистрированные и направленные на хранение, должны быть представлены в виде оригиналов.
Приказы по личному составу обычно объединяются в дела, представляющие собой систематизированные комплекты различных документов. Ответственному специалисту кадровой службы необходимо осуществлять подшивку дел, осуществлять корректную нумерацию размещенных в нем листов, дополнять необходимыми описями, оформлять обложки для соответствующих комплектов документов.
В каждой организации трудовая деятельность регулируется приказами и распоряжениями руководителя. При этом во многих компаниях распространена практика, когда разработка приказов поручается именно секретарю (личному помощнику). В данной статье мы рассмотрим, какие правила оформления приказов при этом необходимо соблюдать.
Из данной статьи вы узнаете:
Каждый секретарь обязан знать правила и требования к оформлению различных документов. Особенно это актуально, когда речь заходит о документации, регламентирующей деятельность компании и ее сотрудников. Учитывая тот факт, что секретарям довольно часто приходится заниматься контролем исполнения документов, он должен знать, что данный документ оформлен по всем правилам. Именно правила оформления приказов мы и обсудим более подробно.
Прежде чем заняться вопросом оформления приказов, сначала разберемся в их классификации. Приказ является основным распорядительным документом в организации. Для удобства принято делить приказы на две группы: по личному составу и остальные. Соответственно, приказами по личному составу занимается кадровая служба (как правило), а остальными (по основной деятельности) - руководитель организации. В нашем материале условно речь пойдет о приказах, которые не касаются личного состава, так как отношение последних к делопроизводству является не таким явным.
Отметим, что для оформления приказа необходимо использовать бланк для особых видов документов с соответствующим наименованием. Также следует заметить, что текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную. Первая часть служит обоснованием и указанием причин, которые послужили основой приказа. Вторая - самим приказом (распоряжением), повествующем об изменениях, нововведениях и т.д. При наличии нескольких пунктов в распорядительной части приказа следует каждый нумеровать арабскими цифрами и начинать с новой строки. При этом необходимо указывать, ответственное лицо, которому поручается исполнение. Должность, фамилия и инициалы исполнителя указываются в дательном падеже (начальнику юридического отдела Иванову С.С. ).
Состав реквизитов приказа регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно данному стандарту, приказ должен содержать следующие реквизиты.
Постоянные реквизиты «единого» бланка:
Переменные реквизиты «единого» бланка:
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?». Например, «Об изменении графика работы», «О смене тарифных планов» и т.д.
Достаточно часто при оформлении приказов возникают ошибки, связанные с большим количеством требований к оформлению. Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные.
ПРИКАЗЫВАЮ:
2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:
2.1. Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.
2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:
Анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала;
Соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями.
Комментарий : в приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе: «проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые – по мере необходимости»; содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация, изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например, в положении о комиссии. Пример: пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.
ПРИКАЗЫВАЮ:
3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации.
Комментарий: пункт приказа сформулирован как рекомендация. Чтобы данное положение приобрело предписывающий (директивный) характер, его нужно изложить следующим образом:
3. Комиссии исходить из положения, что заработная плата работников (персонала)…
Комментарий: в приказах не должно быть неконкретных положений, положений общего характера, не влекущих определенных действий, например:
1.5. Усилить контроль за условиями труда медицинских работников.
Чтобы данное положение приобрело конкретный характер, чтобы поручение могло быть поставлено на контроль, данный пункт должен быть сформулирован иначе, например:
1.5. Руководителям лечебно-профилактических учреждений в срок до (дата) привести условия труда медицинских работников в соответствие с нормативными документами по труду и охране труда.
